لسكرتارية العامة : " الإدارة المكتبية "
السكرتارية العامة : " الإدارة المكتبية "

أهم خدماتها :

1-تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها .

2- تلتزم بما يتطلبه الاتصال العادي والبرقي والسلكي .

3- تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ..

فروع السكرتارية العامة :

* وحدة الاستعلامات

* وحدة الطباعة

* وحدة الصيانة

* وحدة التعقيب

* وحدة الحركة

* وحدة خدمات المبنى

* وحدة المحفوظات

* وحدة الاتصال

* وحدة مراقبة الدوام

^ ملاحظة ^

** يختلف تقسيم السكرتارية العامة من مؤسسة إلى أخرى تبعاً لاختلاف التنظيم

الإداري للمؤسسة الموجودة بها إلا أنه يتم إعادة تقسيم السكرتارية العامة إلى

الوحدات السابقة ...

أ) اختصاصات وحدة الاستعلامات :

* تنظيم دخول المترددين على المنشأة باستقبالهم ، والتحقق منهم ..

* الرد على استفسارات المراجعين ..

* استلام البريد الوارد والبرقيات الواردة في غير أوقات العمل الرسمية ..

ب) اختصاصات وحدة الاتصال الهاتفي :
* تركيب ونقل ورفع التليفونات داخل أقسام المنظمة .

* تلقي الإرشادات الهاتفية الصادرة والواردة وإرسالها إلى الجهات المختصة .


* تشغيل اللوحات التليفونية وصيانتها وتعليمها .


ج ) اختصاصات وحدة المحفوظات :
* كافة أعمال البريد الوارد من استقبالها ، استلام ،فرز ....الخ

* كافة أعمال البريد الصادر من استقبال ، ....الخ

* الإشراف على تداول الملفات واستعادتها .

* الإشراف على تنظيم وإدارة غرفة الحفظ ..

د) اختصاصات وحدة الطباعة :

* الإشراف على قسم النسخ المركزي إن وجد .

* القيام بجميع أعمال الطباعة والاحتفاظ بأصول الورق .

* القيام بأعمال صيانة الآلات الكاتبة وآلات الطباعة واتخاذ إجراءات إصلاح للذي

يعطل منها فوراً .

ه ) اختصاصات وحدة الصيانة :

* صيانة وإصلاح الأبواب والشبابيك والأثاث .

* صيانة وإصلاح الآلات المكتبية .

* صيانة المبنى وعمل الدهانات اللازمة له .

* وقاية المبنى من أخطار الحريق .

* كافة أعمال السباكة .

* كافة أعمال الكهرباء .

* صيانة وإصلاح أجهزة التكيف والمصاعد .

و) اختصاصات وحدة الحركة :

* إعطاء أوامر الحركة للسائقين لاستخدام وسائل النقل الخاصة بالمؤسسة .

* تجديد رخص السيارات المنتهية وتجديد التأمين على السيارات سنوياً .

* ترتيب نوبات العمل بين السائقين .

* الإشراف على صيانة وسائل النقل .

* مراقبة استهلاك الوقود والتأكد من استهلاكه في الأعمال المصلحية .

ز) اختصاصات وحدة خدمات المبنى :

* ترتيب ورديات عمال النظافة والسعادة وتوزيع الأعمال عليهم .

* مراقبة نظافة المبنى وأداء العمال لأعمالهم على أكمل وجه .

* الاشتراك في الصحف والمجلات ومراقبة توزيعها على من يهمه الأمر .

* اتخاذ إجراءات الإعلان في الصحف والمجلات .

* التعاقد على تأجير المبنى والملحقات الضرورية للعمل .

ح ) اختصاصات وحدة التعقيب "مندوب العلاقات الحكومية ":

* الاحتفاظ بسجلات المتعاقدين .

* استخراج الإقامة الخاصة بهم وبأسرهم .

* الحصول على التأشيرات اللازمة لهم .

* استخراج تذاكر السفر الخاصة لهم .

ط ) اختصاصات وحدة مراقبة الدوام :

* مراقبة حضور وانصراف العاملين في مواعيد العمل الرسمية ..

* أخطار شؤون الموظفين بحالات التأخير والغياب
رد مع اقتباس