الاتمتة ودورها في تحسين أداء السكرتير (ة)

السلام عليكم ورحمة الله كان هذا موضوع مذكرة التخرج التي ناقشتها في المعهد الوطني للتسيير في عام 2013 م ولتعم الفائدة ساحاول تجزئتها لتستفيدوا منها فلا تنسونا من صالح الدعاء
المبحث الأول : السكرتاريا.
مفهوم السكرتاريا :
كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه.
وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".
وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر ليدل على ثلاثة معان:
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.
ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن:
 التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
 الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
 أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.

المبحث الاول:الاطار العام للسكريتاريا
المطلب الاول:تعريف السكريتاريا
نظرا للتطورات السريعة للتقنيات التي شهدها العالم في مجال الادارة ونتيجة لزيادة حجم الانشطة المكتبية ظهرت تقنية خاصة كوسيلة لتنظيم الانشطة المكتبية وهي السكريتاريا ويستخدم من اجلها موظفو المكاتب الذين يمارسون مهنة السكرتاريا.
وكلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ما تنطوي عليه أعمال من سرية و أهمية،كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامه وظيفته،ويحدد سلطاته،علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه.
اذن فالسكريتاريا هي كل الاعمال المكتبية او الامانة او ما هو شائع بالسكريتاريا وهي قسم من اقسام الادارة الاساسية والتي تسهر على القيام بالأعمال المكتبية وحسن سير المعلومات والاتصال بين مختلف المصالح للمؤسسة مما يعكس مدى نجاح المؤسسة ومن الملاحظ ان الاعمال المكتبية معروفة منذ القديم وكانت تمارس ضمن الاعمال الادارية الا انها لم تكن معروفة بالوجه الذي هو عليه اليوم ومع التطورات والزيادات في الاعمال وتداخلها وكثرة الوثائق وتنوعها اصبح من الضروري تنظيم الاعمال المكتبية وفصلها عن الاعمال الادارية وهذا التطور الصناعي والعلمي والتقني والتخصص راجع الى عدة عوامل:(علي رباعية ،1990، ص15).
وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير بأنه" مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".
و يعرف السكرتير في قاموس وبستر ليدل على ثلاثة معان:
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.
ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن:
 التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
 الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات ومعالجة المكالمات الهاتفية،والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
 أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط،و التنظيم،و الرقابة و التنسيق،واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الأجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.

المطلب الثاني:انواع وخصائص السكريتاريا
أنواع السكرتاريا:يمكن تقسيم أنواع السكرتارية على مستوى المؤسسة الى ثلاثة أنواع:
1. السكرتاريا العامة.
2. السكرتاريا المتخصصة.
3. السكرتاريا الخاصة.
السكرتاريا العامة:هي الإدارة أو التقسيمات الإدارية في المنشآت التي تختص بتقديم الخدمات المكتبية التي تتطلبها إدارات المنشأة بصفة عامة ومستمرة مثل تنظيم تداول المراسلات،المحفوظات،استرجاع المعلومات،النسخ،التصوير،الرد على استفسارات العملاء،معالجة المكالمات الهاتفية،استقبال الزوار تنظيم الاجتماعات والندوات.
السكرتاريا المتخصصة:تتمثل في الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يتطلبها المديرون في المجالات التي تحتاج الى تحليل ودراسات تخصصية مهينة كالنواحي الهندسية،والطبية،و القانونية،وهذه الخدمات تكون استشارية في طبيعتها،وتقدم في شكل رأي أو توجيه أو اقتراح يتم الوصول اليه بعد دراسة وتحليل. والشكل التالي يوضح موقع السكرتير المتخصص لأن وظيفته استشارية وليست تنفيذية.( محمود أمين زويل،د.س،ص 11)
السكرتاريا الخاصة:وتتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين في مجالات العمل المكتبي المختلفة ومنها:
 تحرير ونسخ المراسلات.
 استقبال وتصدير المعاملات الخاصة بمكتب المدير.
 تنظيم أوراق مكتب المدير وملفاته،وطريقة استرجاعها.
 استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد الى مكتب المدير ومعالجتها.
 تنظيم مقابلات واستقبال زوار المدير.
 تنظيم اجتماعات المدير.
 الترتيب لسفريات المدير وعمل الحجوزات اللازمة.
 تلخيص المقالات التي تعرض على المدير،وذلك بهدف مساعدته على تأدية مهامه بكفاءة ويسر.
إن كل مدير أو رئيس يختار له سكرتيراً خاصاً به من ذوي الدراية والكفاءة والشخصية المتزنة والمهارة في الفن المكتبي الحديث،ليعاونه في أداء أعماله ويكون موضع ثقته باستمرار.
إن نجاح المدير أو الرئيس في تأدية عمله يعتمد بشكل كبير على درجة كفاءة ونشاط وسلوك السكرتير الخاص الذي يوفر وينجز للمدير أو الرئيس كل ما يحتاجه بسرعة وإتقان.

تهدف السكرتاريا الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية،بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية،من تخطيط وتنظيم ورقابة،وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال،ولا يمكن أن تتصور ما يمكن أن يعمله المدير في المؤسسة في حالة غياب السكرتير(ة)، بالتأكيد سيقضي وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديه الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.(احمد ماهر،2006،ص25)
وتزايد نشاطات السكرتاريا بصورة طرديه نتيجة لعاملين رئيسين هما:
1. زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور.
2. التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية.

المبحث الثاني:السكرتير(ة)
المطلب الاول:لمحة عامة حول السكرتير(ة)
كلمة سكرتير ليست كلمة عربية أصيلة،وإنما دخلت اللغة العربية بغزو من الأفكار الإدارية الغربية للعالم العربي ،حيث السكريتاريا كمهنة هي قسم من اقسام الادارة الاساسية والتي تسهر على القيام باعمال المكتبية وحسن سير المعلومات والاتصال بين مختلف المصالح للمؤسسة مما يعكس مدى نجاح المؤسسة .ومن الملاحظ ان الاعمال المكتبية معروفة منذ القدم وكانت تمارس ضمن الاعمال الادارية الا انها لم تكن معروفة بالوجه الذي هي عليه الان ،ومع التطورات والزيادات في الاعمال وتداخلها اصبح من الضروري تنظيم الاعمال المكتبية وفصلها عن الاعمال الادارية ،وهذا التطور الصناعي والعلمي والتقني والتخصص راجع الى مجموعة من المظاهر الادارية المختلفة الموكلة الى شخص يسمى السكرتير(ة) وفقا للقواعد المعمول بها في هذا النطاق ،والتي تنيب اليه من طرف مديره او رئيسه ،كما تسهل للرئيس او المدير تأدية مهامه بسهولة وعلى احسن ما يرام ،كما تعمل السكريتاريا على تنسيق وتنظيم العمل التي ترتبط وبين المصالح الاخرى .كما ان كلمة السكريتاريا مشتقة من اصل لاتيني يحمل مفهومين هما:المفهوم الاول "السرية" بمعنى الاعمال الادارية . taria" بمعنى السرية ،والمفهوم الثاني:" secert"
ومنه فالسكريتاريا : هي جزء اساسي من الاعمال الادارية والمكتبية ،التي تضمن السير الحسن للمؤسسة ،ويكلف بها اما شخص واحد او مجموعة من الاشخاص الموزعين على مختلف المصالح. (جمال الدين لعويسات،2002،ص 25)
ومع ظهور التكنولوجيا والإعلام الآلي تطورت مفاهيم وأفكار ومهارات السكرتير(ة) ووصل إلى مناصب عليا،حيث في الإدارة الحديثة نجد مثلا :
1/- السكرتير(ة) بمعنى موظف صغير :
يطلق على الموظف الإداري البسيط الذي يكون معنيا بالرئيس في عمله فيقوم بحفظ السجلات والتقارير والوسائل ويرتب المواعيد ويستقبل الزوار .وهو ما نعرف جميعا ويوجد داخل جميع الادارات.
2/- السكرتير(ة) العام أو الأمين عام :
تطلق كلمة أمين على بعض الوظائف النوعية في كثير من الدول والتنظيمات تعني أعلى سلطة إدارية في المؤسسة أو التنظيم،ومن أمثلة " سكرتير عام الأمم المتحدة "و " الأمين العام لجامعة الدول العربية ".
3/- سكرتير(ة) بمعنى وزير :
تطلق كلمة سكرتير(ة) في بعض الدول الغربية على الوزير أو وكيل الوزارة وكذلك وزير الدفاع Secret ary of défense الامريكي وكذا وزير الخارجية الأمريكي ويسمى كاتب الدولة العربية .
4/- سكرتير(ة) بمعنى رتبة عالية :
تستخدم بعض الدول كلمة سكرتير للدلالة على رتبة الموظف في الوزارة مثل : السكرتير(ة) الأول في وزارة الخارجية،أو سكرتير رئاسة الوزراء أو سكرتير مجلس النواب. (بن مبارك محمد، 2006)
المطلب الثاني: مقومات نجاح السكرتير(ة)
الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير(ة):
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتاريا. التخصص-
و الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية. -الثقافة
الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.-
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها. اللغة-
و الإلمام بالنظم الإدارية. التنظيم -
.-القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية
والإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها( محمود أمين زويل، ص 13) اللوائح والتعليمات-
المهارات الواجب توافرها في السكرتير(ة):
• القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي.
• القدرة على حفظ الأوراق في الملفات واسترجاعها.
• القدرة على استخدام الأجهزة الحديثة في مجال الأعمال المكتبية.
• القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير.
• القدرة على التعامل بلباقة مع الآخرين.
• فتح البريد كتابة المراسلات متابعة المراسلات الصادرة والواردة التخلص من الأوراق الزائدة
• وجود آلة تصوير المستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتير(ة) الناجحة والإلمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والأقصى في التصوير والإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم والمكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.اضافة الى ان المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.

الصفات السلوكية :
- أداء الأعمال في الوقت المحدد لها .
- الدقة والتركيز في العمل .
- العمل بهدوء .
- التحدث بصوت هادئ وبأسلوب واضح .
- إنجاز العمل المطلوب في أقصر وقت مكن وبأقل جهد .
- الاحتفاظ بما يلزم من أدوات مثل : " أوراق ، ملفات، حافظات..." والمحافظة على المعدات والعناية بآلة تصوير المسندات، الآلة الكاتبة، آلة الطبع ..."( علي ربايعة وآخرون،1990 ، ص 62 )
أعمال السكرتير(ة) المطلب الثالث:
الاستقبال و التنظيم و الحفظ و التنسيق اثناء سفر المدير،تدوين الملاحظات،استلام وتسليم البريد،الرد على المكالمات الهاتفية.
أولا الاتصالات الهاتفية واهميتها:تعتبر الاتصالات الهاتفية من أهم وسائل الاتصالات ،وتتميز بسرعتها في نقل المعلومات وقلة تكلفتها بالمقارنة بوسائل الاتصالات الأخرى.ومن أهم ما يميز الاتصالات الهاتفية ما يلي:
 السرعة في نقل المعلومات والبيانات.
 كثرة الاستخدام.
 سهولة الاستخدام.( إيميت ن. ماكفرلاند،1412،ص39)
قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي:للاتصال الهاتفي قواعد وفنون يجب على السكرتير(ة) معرفتها لأداء عمله بشكل صحيح ولتحقيق رضا مديريه والمتعاملين الداخليين للمؤسسة حيث من السهل جداً الحكم على أي مؤسسة بمستوى تميز خدماتها من خلال التعامل الهاتفي معها ومن أهم قواعد الاتصال الهاتفي ما يلي:
وضع جهاز هاتف:أفضل مكان لوضع جهاز الهاتف هو أن يكون على يسار السكرتير(ة) وفي متناول يده بشكل مريح. وهذا الوضع للهاتف يساعد السكرتير(ة) على رفع سماعة الهاتف باليد اليسرى واستخدام اليد اليمنى لتدوين الملاحظات،ولا بد أن يقوم السكرتير(ة) بتوفير أقلام وأوراق ونماذج خاصة لتسجيل المكالمات أو الرسائل للمكالمات الخاصة بمديره.
القدرة على التعامل مع الهاتف:يجب على السكرتير(ة) أن يكون قادراً على تشغيل أجهزة الهاتف المتطورة بكفاءة وفاعلية،وأن يكون قادراً على صيانتها وبرمجتها بما يخدم مصلحة العمل وضمان عدم توقفها.

مجهود المتربصة مشكور، الموضوع تقليدي يعرف على العموم: السكرتاية، السكرتير، الأنواع، النشاطات...إلا أنه كمدرس لهذه المادة هناك ملاحظات عديدة حول إنجاز هذا الموضوع لا يسع هذا المقام لذكرها كلها، أحببت معرفة موقع معهد التسيير والأستاذ المشرف على هذا العمل وشكرا.
مبادرة طيبة لصاحبة هذا الموضوع على نشرها له في هذا المنتدى.