الرئيسية
المزاج
توصيف الوظيفة هو بيان شامل للواجبات والحسابات والمسؤوليات الخاصة بالمنصب.
ما هو الغرض من توصيف الوظيفة؟
لتوصيف الوظيفة عدد من الأغراض النافعة:
- يزيد من يسر صياغة الإعلانات والمواصفات الخاصة بالوظائف علي وكالات التوظيف
- ييسر علي المرشحين عملية فهم المسؤوليات الأساسية للمنصب فهما واضحا مما يمنحهم الفرصة لتحديد ملاءمة الوظيفة لهم ويوفر علي المؤسسة الوقت والموارد
- يمهد الطريق للاتفاق بين المراقب وصاحب المنصب بشأن نتائج الأداء الوظيفي المتوقعة والتي بالتالي تقودنا إلي تقييم وظيفي أفضل.
- يقلل من كمية تضارب الواجبات والمهام بين المناصب بلا داعي مما يزيد من فاعلية العمل الجماعي , كما يساعد علي تخطيط وتنمية الموارد البشرية.
- يقسم الأهداف العامة للمنظمة إلي أهداف أصغر يتم تحقيقها من خلال الوظائف الفردية, وهذا يوضح الاتجاه ويغرس التعاون بين العاملين إلي جانب فهم وتقدير مدى مساهمة الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسة.
أنواع توصيف الوظيفة
1) توصيف الوظيفة الداخلي و توصيف الوظيفة الخارجي
من المهم أن تعلم أن هناك توصيف داخلي للوظيفة وهو مخصص للاستخدام الداخلي فقط وهناك توصيف خارجي للوظيفة وهذا يقرأه المرشحون المحتملون, وفي غلب الأمر يكون التوصيف الداخلي للوظيفة مفصل وشامل في حين يكون توصيف الوظيفة الخارجي أوجز ويغلب علية الطابع التسويقي .
2) توصيف مهام ونتائج الوظيفة الأساسية
توصيف مهام الوظيفة الأساسية يستخدم لتحديد مستويات إنجاز مهام معينة مثلا عامل ميكانيكي سيؤدي مهام أحد المناصب التي يقاس فيها النجاح بمستويات الإنتاج , ومن ناحية أخرى يحدد توصيف نتائج الوظيفة الأساسية النتائج النهائية المنشودة بغض النظر عن المهام/الطرق المستخدمة لتحقيقها , فعلي سبيل المثال يحتل المديرين مناصب النتائج الأساسية والتي يقاس فيها النجاح من خلال أرقام المبيعات أو بدأ توزيع منتج جديد .
كيفية كتابة توصيف الوظيفة
يجب أن يحتوي توصيف الوظيفة علي بعض المعلومات :
1- معلومات إدارية
هذا القسم يحتوي علي معلومات أساسية تخص المنصب:
اسم الوظيفة(يشمل الإدارة والأولية), وصف موجز للوظيفة وغرضها, اسم الشركة , الموقع الجغرافي , الفرع أو الإدارة.
2- الهيكل الإداري
وينبغي أن يشير هذا القسم إلي المنصب الذي يشغله المراقب المباشر لشاغل هذه الوظيفة وأيضا يشير إلي النصب/الناصب التي تتعامل مع المنصب المعلن عنه , وتحديد موقع الوظيفة من الهرم الوظيفي للمؤسسة يعطي معلومات ذات قيمة عن أهميتها وقدرة الموظف علي إحراز تقدم والتأثير في صنع القرارات .
3- الغرض من الوظيفة
وهذا الجزء يجب أن يكون بيان موجز عن النتائج الاستراتيجية المنشودة من هذا المنصب بحيث تتناسب مع أهداف المنظمة وتحقق بالضبط الهدف المرجو من هذا المنصب.
4- مهام ومسؤوليات الوظيفة
ويفصل هذا الجزء المهام الأساسية للوظيفة , ومن الطبيعي أن يحتوي توصيف الوظيفة من ست إلي عشرة نقاط تشرح بالتفصيل الأهداف والنتائج المرجوة من هذا المنصب.
ويجب أن تصاغ البيانات وفقا للهدف والنتيجة اللازم تحقيقها بدلا من شرح أسلوب أداء الوظيفة , علي سبيل المثال" تولي مهام ترسيخ تنبؤات الشركة شهريا والإبلاغ عن وجود نقص في بضائع محددة لمخططي الطلب" أفضل من” يؤدي مهام التنبؤات علي أكمل وجه"
وضع المهام الأساسية للوظيفة في بنود وتسجيلها في مصفوفة , وفي عمود منفصل سجل نسبة الوقت الذي تؤدى المهمة خلاله(الإجمالي 100%), ولا تدون مهام غير أساسية للوظيفة إذا كانت تأديتها لا تستغرق 5% من الوقت, وفي عمود أخر دون المعدل الزمني للوظيفة (مثل يومي , شهري , موسمي), وفي عمود أخير ضع علامة توضح المهام الهامة مثل المهام الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى شاغر الوظيفة القدرة علي أدائها.
5- المهارات والكفاءات المطلوبة
وفي هذا الجزء يتم تعريف المهارات والقدرات والسلوكيات والمعرفة التي يجب أن يتحلى بها المرشح, وترسم مصفوفة تشمل المعلومات التالية : الكفاءة ؛ الخبرة ؛ التعليم ؛ أو الشهادات المطلوبة ؛ الوظيفة التي تحتاج إلي كفاءة ( الرجوع إلي مصفوفة الوظائف السالف ذكرها في مهام ومسؤوليات الوظيفة), وفي النهاية تكون الكفاءة هي الحد الأدنى للمتطلبات (فلا يمكن الحصول علي الوظيفة بدونها) أو تكون من المتطلبات المرجوة(من الأفضل أن تتواجد ولكنها ليست أساسية)
6- متطلبات أخرى /اختيارية
وهنا تضاف عناصر أخرى للوظيفة, قد يشمل جزء روائي صغير يوضح رؤية للإطار الذي سيعمل فيه الموظف, وقد يشمل معلومات عن الشركة أو بعض التفاصيل عن البيئة التي سيعمل فيها الموظف بجانب سلطات صناعة القرار للمنصب .
وقد تحتوي معلومات اختيارية أخرى علي الشروط الخاصة بالخدمة مثل
- أي متطلبات للسفر
- ساعات العمل
-المرتب
- فوائد الموظف
- حق إخلاء الطرف
ما قبل كتابة توصيف الوظيفة
يجب إجراء تحليل وظيفي شامل قبل الأعداد للصياغة الأولي لتوصيف الوظيفة , والتحليل الوظيفي هو تقارب نظامي لتقييم الوظيفة وتحديد الواجبات والمهارات المطلوبة, وأسلوب تنفيذ الوظيفة, وشروط الوظيفة وما يجب علي الفرد عمله لإتمام المهام علي أكمل وجه
التحليل الوظيفي يستلزم معلومات من المدير المختص , المدير الإداري وأيضا صاحب المنصب الحالي ,حيث أن هؤلاء هم أقرب الناس إلي هذا المنصب فهم يعرفون متطلبات الوظيفة الحالية والأهم من ذلك أنهم يعرفون متطلباتها في المستقبل.
ومن بين الطرق الأساسية لتجميع المعلومات عن الوظيفة هي متابعة المهام أثناء تأديتها , ومتابعة السلوكيات , والحصول علي توصيف ذاتي للوظيفة من أصحابها وإجراء استفتاء لمسؤوليات الوظيفة ومهامها ومقابلة أصحابها أو بحث توصيف لوظيفة مشابهة نشر علنا.
لمحات علي توصيف الوظيفة
أ)لمحات لغوية
1- استخدم لغة واضحة وموجزة.
استخدم كلمات ليس لها إلا معنا واحدا متى أمكن ذلك , واستخدم أمثلة/توضيحات للكلمات التي يختلف تفسيرها
2- كن محددا
استخدم لغة محددة, فبدلا من أن تقول "مهارات تواصل جيدة"من الأفضل أن تقول " القدرة علي نقل المعلومات الفنية إلي مستمعين غير فنيين".
3- استخدم أسلوبا موجزا وتجنب الكلمات الغير ضرورية , مثل يجيب صاحب المنصب علي جميع مكالمات الشركة ويحولها إلي أصحابها في مختلف إدارات الشركة .
4- ابدأ كل جملة بفعل مبني للمعلوم ودائما استخدم الزمن المضارع.
5- تجنب استخدام لغة الجنس الواحد.
6- لا تستخدم اللغة الفنية قدر المستطاع
فالتوصيف الجيد للوظيفة يشرح الأهداف والواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة لذلك فهي سهلة الفهم حتى علي الشخص العادي, وإذا كانت الوظيفة فنية بطبيعتها وتتطلب خبرة فنية فليس هناك ما يمنع من استخدام مثل هذه اللغة .
7- اشرح النتائج المرجوة من العمل إذا أمكن ذلك بدلا من طريقة تحقيقها,فعلي سبيل المثال بدلا من أن تقول " تفريغ الرسائل التليفونية" من الأفضل أن تقول " تسجيل الرسائل التليفونية تسجيلا دقيقا".
ب)الفاعلية: أنشئ نماذج لتوصيف الوظيفة
لا يوجد ما يدعوا لتضيع الوقت كلما دعت الحاجة إلي توصيف وظيفة , فنماذج توصيف الوظيفة يمكن إنشاؤها لأنواع معينة من الوظائف, علي سبيل المثال يمكن إنشاء توصيف عام للوظائف الإدارية/الكتابية وهذه النماذج يمكن تعديلها تعديلا بسيطا وفقا لمواصفات المنصب المتاح بدلا من البدأ بدون معرفة مسبقة.
ت)مراجعة وتحرير توصيف الوظيفة
راجع توصيف الوظيفة وفقا لمتطلبات المنصب , ولابد من إجراء مراجعة سنوية إذا لم يحدث شيء في غضون هذه المدة يتطلب المراجعة.
د) المرونة
استخدم توصيف الوظيفة علي نحو مرن حيث يوجد مجالا لحدوث مصادفات
ما هو الغرض من توصيف الوظيفة؟
لتوصيف الوظيفة عدد من الأغراض النافعة:
- يزيد من يسر صياغة الإعلانات والمواصفات الخاصة بالوظائف علي وكالات التوظيف
- ييسر علي المرشحين عملية فهم المسؤوليات الأساسية للمنصب فهما واضحا مما يمنحهم الفرصة لتحديد ملاءمة الوظيفة لهم ويوفر علي المؤسسة الوقت والموارد
- يمهد الطريق للاتفاق بين المراقب وصاحب المنصب بشأن نتائج الأداء الوظيفي المتوقعة والتي بالتالي تقودنا إلي تقييم وظيفي أفضل.
- يقلل من كمية تضارب الواجبات والمهام بين المناصب بلا داعي مما يزيد من فاعلية العمل الجماعي , كما يساعد علي تخطيط وتنمية الموارد البشرية.
- يقسم الأهداف العامة للمنظمة إلي أهداف أصغر يتم تحقيقها من خلال الوظائف الفردية, وهذا يوضح الاتجاه ويغرس التعاون بين العاملين إلي جانب فهم وتقدير مدى مساهمة الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسة.
أنواع توصيف الوظيفة
1) توصيف الوظيفة الداخلي و توصيف الوظيفة الخارجي
من المهم أن تعلم أن هناك توصيف داخلي للوظيفة وهو مخصص للاستخدام الداخلي فقط وهناك توصيف خارجي للوظيفة وهذا يقرأه المرشحون المحتملون, وفي غلب الأمر يكون التوصيف الداخلي للوظيفة مفصل وشامل في حين يكون توصيف الوظيفة الخارجي أوجز ويغلب علية الطابع التسويقي .
2) توصيف مهام ونتائج الوظيفة الأساسية
توصيف مهام الوظيفة الأساسية يستخدم لتحديد مستويات إنجاز مهام معينة مثلا عامل ميكانيكي سيؤدي مهام أحد المناصب التي يقاس فيها النجاح بمستويات الإنتاج , ومن ناحية أخرى يحدد توصيف نتائج الوظيفة الأساسية النتائج النهائية المنشودة بغض النظر عن المهام/الطرق المستخدمة لتحقيقها , فعلي سبيل المثال يحتل المديرين مناصب النتائج الأساسية والتي يقاس فيها النجاح من خلال أرقام المبيعات أو بدأ توزيع منتج جديد .
كيفية كتابة توصيف الوظيفة
يجب أن يحتوي توصيف الوظيفة علي بعض المعلومات :
1- معلومات إدارية
هذا القسم يحتوي علي معلومات أساسية تخص المنصب:
اسم الوظيفة(يشمل الإدارة والأولية), وصف موجز للوظيفة وغرضها, اسم الشركة , الموقع الجغرافي , الفرع أو الإدارة.
2- الهيكل الإداري
وينبغي أن يشير هذا القسم إلي المنصب الذي يشغله المراقب المباشر لشاغل هذه الوظيفة وأيضا يشير إلي النصب/الناصب التي تتعامل مع المنصب المعلن عنه , وتحديد موقع الوظيفة من الهرم الوظيفي للمؤسسة يعطي معلومات ذات قيمة عن أهميتها وقدرة الموظف علي إحراز تقدم والتأثير في صنع القرارات .
3- الغرض من الوظيفة
وهذا الجزء يجب أن يكون بيان موجز عن النتائج الاستراتيجية المنشودة من هذا المنصب بحيث تتناسب مع أهداف المنظمة وتحقق بالضبط الهدف المرجو من هذا المنصب.
4- مهام ومسؤوليات الوظيفة
ويفصل هذا الجزء المهام الأساسية للوظيفة , ومن الطبيعي أن يحتوي توصيف الوظيفة من ست إلي عشرة نقاط تشرح بالتفصيل الأهداف والنتائج المرجوة من هذا المنصب.
ويجب أن تصاغ البيانات وفقا للهدف والنتيجة اللازم تحقيقها بدلا من شرح أسلوب أداء الوظيفة , علي سبيل المثال" تولي مهام ترسيخ تنبؤات الشركة شهريا والإبلاغ عن وجود نقص في بضائع محددة لمخططي الطلب" أفضل من” يؤدي مهام التنبؤات علي أكمل وجه"
وضع المهام الأساسية للوظيفة في بنود وتسجيلها في مصفوفة , وفي عمود منفصل سجل نسبة الوقت الذي تؤدى المهمة خلاله(الإجمالي 100%), ولا تدون مهام غير أساسية للوظيفة إذا كانت تأديتها لا تستغرق 5% من الوقت, وفي عمود أخر دون المعدل الزمني للوظيفة (مثل يومي , شهري , موسمي), وفي عمود أخير ضع علامة توضح المهام الهامة مثل المهام الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى شاغر الوظيفة القدرة علي أدائها.
5- المهارات والكفاءات المطلوبة
وفي هذا الجزء يتم تعريف المهارات والقدرات والسلوكيات والمعرفة التي يجب أن يتحلى بها المرشح, وترسم مصفوفة تشمل المعلومات التالية : الكفاءة ؛ الخبرة ؛ التعليم ؛ أو الشهادات المطلوبة ؛ الوظيفة التي تحتاج إلي كفاءة ( الرجوع إلي مصفوفة الوظائف السالف ذكرها في مهام ومسؤوليات الوظيفة), وفي النهاية تكون الكفاءة هي الحد الأدنى للمتطلبات (فلا يمكن الحصول علي الوظيفة بدونها) أو تكون من المتطلبات المرجوة(من الأفضل أن تتواجد ولكنها ليست أساسية)
6- متطلبات أخرى /اختيارية
وهنا تضاف عناصر أخرى للوظيفة, قد يشمل جزء روائي صغير يوضح رؤية للإطار الذي سيعمل فيه الموظف, وقد يشمل معلومات عن الشركة أو بعض التفاصيل عن البيئة التي سيعمل فيها الموظف بجانب سلطات صناعة القرار للمنصب .
وقد تحتوي معلومات اختيارية أخرى علي الشروط الخاصة بالخدمة مثل
- أي متطلبات للسفر
- ساعات العمل
-المرتب
- فوائد الموظف
- حق إخلاء الطرف
ما قبل كتابة توصيف الوظيفة
يجب إجراء تحليل وظيفي شامل قبل الأعداد للصياغة الأولي لتوصيف الوظيفة , والتحليل الوظيفي هو تقارب نظامي لتقييم الوظيفة وتحديد الواجبات والمهارات المطلوبة, وأسلوب تنفيذ الوظيفة, وشروط الوظيفة وما يجب علي الفرد عمله لإتمام المهام علي أكمل وجه
التحليل الوظيفي يستلزم معلومات من المدير المختص , المدير الإداري وأيضا صاحب المنصب الحالي ,حيث أن هؤلاء هم أقرب الناس إلي هذا المنصب فهم يعرفون متطلبات الوظيفة الحالية والأهم من ذلك أنهم يعرفون متطلباتها في المستقبل.
ومن بين الطرق الأساسية لتجميع المعلومات عن الوظيفة هي متابعة المهام أثناء تأديتها , ومتابعة السلوكيات , والحصول علي توصيف ذاتي للوظيفة من أصحابها وإجراء استفتاء لمسؤوليات الوظيفة ومهامها ومقابلة أصحابها أو بحث توصيف لوظيفة مشابهة نشر علنا.
لمحات علي توصيف الوظيفة
أ)لمحات لغوية
1- استخدم لغة واضحة وموجزة.
استخدم كلمات ليس لها إلا معنا واحدا متى أمكن ذلك , واستخدم أمثلة/توضيحات للكلمات التي يختلف تفسيرها
2- كن محددا
استخدم لغة محددة, فبدلا من أن تقول "مهارات تواصل جيدة"من الأفضل أن تقول " القدرة علي نقل المعلومات الفنية إلي مستمعين غير فنيين".
3- استخدم أسلوبا موجزا وتجنب الكلمات الغير ضرورية , مثل يجيب صاحب المنصب علي جميع مكالمات الشركة ويحولها إلي أصحابها في مختلف إدارات الشركة .
4- ابدأ كل جملة بفعل مبني للمعلوم ودائما استخدم الزمن المضارع.
5- تجنب استخدام لغة الجنس الواحد.
6- لا تستخدم اللغة الفنية قدر المستطاع
فالتوصيف الجيد للوظيفة يشرح الأهداف والواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة لذلك فهي سهلة الفهم حتى علي الشخص العادي, وإذا كانت الوظيفة فنية بطبيعتها وتتطلب خبرة فنية فليس هناك ما يمنع من استخدام مثل هذه اللغة .
7- اشرح النتائج المرجوة من العمل إذا أمكن ذلك بدلا من طريقة تحقيقها,فعلي سبيل المثال بدلا من أن تقول " تفريغ الرسائل التليفونية" من الأفضل أن تقول " تسجيل الرسائل التليفونية تسجيلا دقيقا".
ب)الفاعلية: أنشئ نماذج لتوصيف الوظيفة
لا يوجد ما يدعوا لتضيع الوقت كلما دعت الحاجة إلي توصيف وظيفة , فنماذج توصيف الوظيفة يمكن إنشاؤها لأنواع معينة من الوظائف, علي سبيل المثال يمكن إنشاء توصيف عام للوظائف الإدارية/الكتابية وهذه النماذج يمكن تعديلها تعديلا بسيطا وفقا لمواصفات المنصب المتاح بدلا من البدأ بدون معرفة مسبقة.
ت)مراجعة وتحرير توصيف الوظيفة
راجع توصيف الوظيفة وفقا لمتطلبات المنصب , ولابد من إجراء مراجعة سنوية إذا لم يحدث شيء في غضون هذه المدة يتطلب المراجعة.
د) المرونة
استخدم توصيف الوظيفة علي نحو مرن حيث يوجد مجالا لحدوث مصادفات
