الوثائق الإدارية

مساهمة منا في تنمية القدرات المعرفية للطلبة والتلامبذ ندرج هذا المقال البسيط حول الوثائق الإدارية

الوثائق الإدارية

الوثيقة في اللغة كلمة مُشتقّة من الفعل وثق أي ائتمن، ووثَّق أي أحكم، نقول ووثَّق الأمر أي أحكمه وأثبته، والوثائق هي كل ما يُعتمد عليه أو يرجع إليه لإثبات أمر وإحكامه وإعطائه صفة التحقق، أو يؤتمن على وديعة فكرية أو تاريخية تساعد في البحث العلمي، أو تكشف عن جوهر واقع ما أو تؤكد على إجراء تصرف قانوني سواء كان عام أم خاص.

أما اصطلاحا فالمقصود بالوثيقة أيّ مستند أو محرّر مسجّل، سواء كان في شكل مخطوط أو مطبوع أو مصوراً أو في مادة سمعية أو بصرية أوفى شكل إلكتروني نتج عن تصرف قانوني أو واقعة قانونية لشخص طبيعي أو معنوي.

وعُرفت الوثيقة على مرّ العصور واختلاف التشريعات بأنها أداة لإثبات الحق، وحمايته من الضياع، واعتُبرت أحيانا شرط أساسي من دونه لا ينشأ الحق القانوني للمعاملة، وأحيانا أخرى وسيلة لإثبات التصرف القانوني.
كما عُرّفت الوثيقة على أنها معلومة كُتبت لحفظ الحقوق أو الهوية أو لتسيير النظام الإداري أو لارتباطها بعلاقات الناس وتكون لها الصفة القانونية.

وبالتالي تكون الوثيقة كل وعاء للمعلومات، بما في ذلك المعطيات التي تحتوي عليها، مقروءة من طرف الإنسان أو عن طريق آلة خاصة.

ولهذا لا بد عند إنشاء أي نوع من الوثائق من تحديد الحاجة من المعلومات التي تحويها الوثيقة والتطابق بين المحتوى والحاجيات المحددة.( لا يمكن أن نقوم بصياغة ناجعة للوثيقة بدون معرفة مسبقة بالغرض من إنشائها).

بالنسبة للوثائق المنتجة من طرف الإدارات نُطلق عليها عبارة الوثائق الإدارية وتشكل هذه النوعية القسم الأكبر من الوثائق وهي تتنوع حسب قيمتها.
لذلك نجد :
الوثائق ذات قيمة قانونية (وثيقة مادية تستعمل كمستند قانوني على سبيل الذكر العقود)
وثائق البث (وثائق إحالة أو بث معلومات كالسائل والمذكرات)
وثائق الإحالة : (وثائق تصاحب وثائق أخرى كجداول الإحالة)
ولحسن سير المرفق العام لا بد من أخذ جميع الاحتياطات اللازمة عند صياغة الوثائق حفاظا على مصداقية هذا المرفق.

كما أنه تجدر الإشارة إلى أنه عند صياغة الوثائق الإدارية وجب التقيد بالمكونات الأساسية المتعارف عليها والمتمثلة أساسا في :

المصدر (يوجد في أعلى الزاوية اليمنى ويستعمل لتحديد مصدر الوثيقة (الوزارة، الإدارة العامة، الإدارة، المصلحة...)

رقم التسجيل (عدد رتبي وفي بعض الحالات رموز تسند للوثيقة قبل إحالتها ويستعمل هذا الرمز كمرجع وعادة يوضع تحت المصدر)

التاريخ (يوجد عادة في أعلى الزاوية اليسرى للوثيقة الإدارية مسبوق بالمكان الجغرافي لإنشاء الوثيقة)

الموضوع (خُصّص لتحديد محتوى الوثيقة بشكل مختصر)

المرجع (يُدرج بعد الموضوع مباشرة لتحديد الوثائق الأخرى السابقة التي لها علاقة بموضوع الوثيقة )

المصاحيب (خاص بتحديد الوثائق المصاحبة للوثيقة ويدرج بعد المرجع مباشرة)

جوهر الوثيقة (المعلومات المتعلقة بموضوع الوثيقة أي جوهر المحتوى)

الإمضاء (إمضاء منشئ الوثيقة مع تحديد هويته الإدارية)

العنوان (عنوان المنشئ للوثيقة ويوجد عادة في شكل شريط بأسفل الوثيقة)

هذه المكونات الأساسية للوثيقة الإدارية يدرجها منشئ الوثيقة مع الأخذ بعين الاعتبار الإخراج الجيد عند الكتابة والتقيد بالقواعد الأساسية الخاصة بالرقن.

تتميز الوثائق الإدارية بالموضوعية والمصداقية حيث تتكون طبيعيا من خلال ممارسة الجهة الرسمية لأعمالها وأنشطتها اليومية المستمرة وتحوي معلومات صحيحة خالية من الشك لكونها خضعت للوصاية من الجهة الرسمية التي أنتجتها أو من ينوب عنها شرعا أو قانوناً، وذلك على عكس المعلومات الواردة في المصادر الروائية كالكتب والدوريات فهي معرضة بشكل إرادي للخطأ والصواب.
تختلف الوثائق الإدارية من ناحية قيمتها، فمنها القيمة الإدارية، القيمة القانونية، القيمة المالية والقيمة التاريخية :

القيمة الإدارية للوثيقة (تحتوي الوثائق عند نشأتها على معلومات حول الوظائف والنشاطات الجارية للمؤسسة لكن مع مرور الزمن تتضاءل الحاجة إلى هذه الوثائق وتضمحل قيمتها الإدارية)

القيمة القانونية (تتعلق الوثائق ذات القيمة القانونية بحقوق وواجبات المؤسسة. ويمكن أن تحدد الوثائق ذات القيمة القانونية بنص قانوني أو بأنظمة داخلية)

القيمة المالية للوثيقة (الوثائق ذات القيمة المالية هي جميع الوثائق الخاصة بالتصرف المالي للمؤسسة والتي تحتاجها لتدعيم معاملاتها المالية)

القيمة التاريخية للوثيقة (من بين جميع الوثائق التي سبق ذكرها هناك بعض الوثائق التي تكتسي قيمة ثانية بعد انتهاء قيمتها الأولى وهي القيمة التاريخية أي مجموع الوثائق التي من شأنها أن تعكس تاريخ المؤسسة ويمكن استغلالها في البحوث التاريخية).

وبدراستنا للوثائق الإدارية نلاحظ تميّزها بأهمية بالغة وتبرز هذه الأهمية خاصة لكونها أنشأت كنتيجة طبيعية لسير العمل اليومي للمرفق الإداري، وتحتوي على المعلومات الإدارية التي تخدم أهداف تلك الجهة. كما أن لها قيمة إثباتية ودور فعال في اتخاذ القرار.

ومما يضاعف هذه الأهمية هو احتوائها على معلومات على درجة عالية من الصحة، يمكن الوثوق بها والاعتماد عليها كمصدر هام من مصادر المعلومات للإدارة والبحث على حدّ السواء. كما تلعب دورا هام في التأريخ للهيكل الإداري الذي أنشأها أو تحصل عليها هذا إلى جانب دورها الفاعل في التاريخ الإنساني، فهي من أرقى أنواع المصادر التاريخية التي يعتمد عليها الباحثون.
إعداد
فتحي الغرّاد
متصرف مستشار في الوثائق الإدارية والأرشيف

بارك الله فيكم ......ويرحم والديكم .......آمين