02- الاستقبال
يقصد بالاستقبال التحضير له بوضع برنامج توجيهي في الحقوق والواجبات يستفيد منه الموظف الجديد ليكون عنصرا عمليا وفعالا واجابيا سريع التكيف والتاقلم بالمنظمة
التدريب التوجيهيفي بداية التحاق الموظف بالمؤسسة فإنه يمر بفترة التدريب التوجيهي Orientation. هذا التدريب قد يطول لعدة أشهر أو يكون قصيرا لعدة أسابيع أو أيام بحسب خبرة الموظف الجديد وعمله في مجال مشابه من قبل وحسب حجم المؤسسة. ولكن في جميع الأحوال فإن التدريب التوجيهي مطلوب. يمكن تقسيم التدريب التوجيهي إلى ثلاثة أقسام رئيسية:
أولاً مواضيع إدارية: مثل حقوق العامل والتزاماته، مواعيد العمل، لائحة الجزاءات، الرواتب والمكافآت والبدلات، خدمات المؤسسة مثل العلاج، مكافآت التقاعد، أماكن الخدمات المختلفة وكيفية الحصول عليها. هذا القسم واضح الأهمية فلابد من معرفة الموظف على ما له وما عليه، وعلى الرغم من ذلك فإن بعض المؤسسات قد تنسى أداء هذا الدور وتترك الموظف ليتعرف على حقوقه وخدمات المؤسسة بالصدفة وعن طريق الاستفسار من الزملاء عند الحاجة وهو ما قد ينشأ عنه ضياع بعض حقوقه أو حصوله على معلومات خاطئة. هذا القسم قد يقوم به مسئولون في الموارد البشرية. قد يستغرق هذا القسم عدة أيام أو عدة ساعات أو أقل حسب حجم المؤسسة وكثرة الأنظمة بها.
ثانيا: شرح عام للمؤسسة: يتم الترتيب لكي يقوم شخص مسئول أو مجموعة من المسئولين في كل إدارة من إدارات المؤسسة بتوضيح مهام تلك الإدارة. هذا القسم من التدريب التوجيهي يفيد كثيرا حيث أن الموظف الجديد يصبح على دراية بمسئوليات كل إدارة وكل قسم من أقسام المؤسسة وبالتالي يستطيع في المستقبل أن يعرف من يخاطب لطلب شيء ما وكذلك يكون لديه بعض العلم باحتياجات تلك الإدارات عندما يتعامل معهم. كذلك فإن الموظف يتفهم بذلك ما يجري حوله وهو ما يساعده -في المستقبل- على أداء عمله بشكل يتماشى مع ظروف المؤسسة.
ثالثا: تدريب متخصص على العمل: هذا التدريب يؤهل الموظف للقيام بمهامه التي تم توظيفه من أجلها. تختلف مدة التدريب حسب نوع العمل وحداثته بالنسبة للموظف. هذا التدريب يتم غالبا في مكان العمل ويكون جزء كبير منه عبارة عن تمرين عملي على أداء العمل تحت الإشراف والتوجيه. وسوف نتعرض بشيء من التفصيل لهذا القسم في الفقرات التالية.
ملاحظات حول التدريب التوجيهي:أولا: احرص على أن يتم عقد التدريب التوجيهي فور التحاق الموظفين الجدد بالعملثانيا: احرص على نجاح التدريب التوجيهي وعلى تطويره. أحياناً يتم عقد برنامج تدريب توجيهي ولكنه يكون فاشلا بسبب عدم الجدية أو سوء الإعدادثالثا: حاول أن يكون البرنامج طويلا بالقدر الكافي وقصيرا بما لا يسبب الملل للمتدربين. احرص على أن يكون البرنامج شيقارابعا: احرص على اختيار مدربين مناسبين. كما تعلم فليس لدى كل شخص القدرة على الشرح. كذلك حاول اختيار أشخاص ناجحين ومتحمسين للتدريب ومتحمسين للمؤسسة كلما أمكنقائمة ببعض الأمور الإدارية اللازمة لاستقبال موظفين جدد:
- إبلاغ الإدارات المختلفة لكي يقوم كل منهم بالإجراءات المناسبة
- إضافة أسماء الموظفين الجدد في سجلات المؤسسة
- بطاقة هوية خاصة بالمؤسسة
- مكتب
- أدوات مكتبية
- دواليب ملابس
- ملابس (زي) المؤسسة
- حساب في نظام الحاسوب وأي أنظمة للمعلومات
- أدوات الأمان
- مفاتيح الدخول ومفاتيح أي مكاتب
- أي أدوات خاصة بالعمل
- أي تصاريح دخول سيارة
- أي تصاريح أخرى مطلوبة للعمل
- أي اشتراكات في خطوط النقل (حافلة أو سيارة)
- هذا بالإضافة الامور القانونية لتعيين موظف جديد مثل قرار اومقرر التعيين والتأمينات الإجتماعية بطاقة التامين وغيرها. هذه الأمور تختلف من بلد لآخر حسب قوانين العمل
- قد تكون هناك إجراءات أخرى في حالة استقدام عمالة من الخارج مثل التأشيرة وإبلاغ جهات رسمية .
لاحظ أنه من الأفضل أن يتم الانتهاء من كل هذه الأمور قبل وصول الموظف أو الموظفين الجدد ولكن قد تكون هناك حاجة لإتمام بعض هذه الأمور بعد وصول الموظف حسب قواعد المؤسسة. في هذه الحالة لابد من انهاء الأمور الأساسية قبل وصول الموظف مثل توفير مكتب وأدوات العمل الأساسية، وكذلك لابد من التحضير لكي يتم انهاء باقي الأمور فور وصول الموظف الجديد.
الفترة الأولى في العمل:التدريب التوجيهي Orientation يبدأ في بداية التحاق الموظف بالعمل ويستمر الجزء الأول والثاني منه لمدة تتراوح بين يوم إلى عدة أسابيع ثم يأتي بعد ذلك التدريب المتخصص على العمل. في الجزء التالي نستعرض الأمور التي ينبغي عملها في الأيام الأولى في العمل أي عندما يلتحق الموظف بعمله الجديد أي يتواجد في مكان عمله.
اليوم الأول
- استقبال الموظفين الجدد والترحيب بهم
- إرشاد الموظفين الجدد إلى أماكن عملهم (المكتب)
- تقديم الموظفين الجدد للعاملين في نفس الإدارة وتعريفهم بالعاملين
- توضيح أماكن الخدمات بمكان العمل من أماكن تبديل الملابس وحمامات ومطعم وخلافه وأنظمة الدخول والخروج
- توضيح أوقات العمل وأوقات الراحات
- توضيح كيفية استخدام أنظمة المعلومات وأماكن أجهزة الحاسوب
- توضيح أي موارد أخرى من موارد العمل
- توضيح الأهداف العامة للعمل في هذا المكان
- توضيح أماكن الملفات والمعلومات
- اجعلهم يشعرون بالترحيب وبالاهتمام. يمكنك ان تكون خلّاقا في ذلك
بعض المديرين قد يشعر بأنه أكبر من أن يقوم بهذه الأمور البسيطة ولكن هذه الأمور تبدو بسيطة ولكنها تزيل الكثير من الحرج عن الموظف الجديد وتجعل عملية اندماجه في هذا الجو الجديد أمرا أقل صعوبة.
لا تحاول أن تُمطر الموظف بمعلومات كثيرة جدا عن كل ما يخص عمله في اليوم الأول ولكن ابدأ بالأمور التي تُمكنه من التعايش في مكان العمل وابدأ بالمعلومات العامة عن المؤسسة ثم تدرج في التفاصيل في الأيام والأسابيع القادمة.
الأيام الأولى
- توضيح الهيكل التنظيمي
- توضيح ثقافة المؤسسة
- توضيح استراتيجية المؤسسة (باختصار) ثم توضيح أهداف الإدارة
- توضيح ما هو متوقع من الموظف
- توضيح طريقة تقييم الموظفين
- التركيز على تعريف الموظفين بالإدارات الأخرى والعاملين فيها حسب الحاجة
- عقد لقاء تعريفي بالمدير الأعلى أي رئيس المدير العام او المدير العام او المدير.......الخ على حسب حجم المؤسسة.
- توفير الوسائل المساعدة لتدريب الموظفين مثل مواد تدريبية أو تعليمات العمل أو خرائط او رسومات هندسية………إلخ
توضيح كيفية الحصول على المعلومات مثل أماكن الكتالوجات أو الرسومات أو الملفات او المستندات أو غير ذلك
- تدريب الموظفين الجدد على أنظمة المعلومات الخاصة بالمؤسسة
- تحديد الدورات التدريبية العاجلة للموظفين الجدد واتخاذ السبل لترشيحهم فيها
- استكمال أي تصاريح أو أي أشياء إدارية أو أدوات عمل حسب طبيعة العمل ولوائح المؤسسة
الأسابيع الأولى في العمل
- أعط الموظف الفرصة للتعرف على العمل وساعده على ذلك
- قم بإتاحة الفرصة للموظف لتجربة القيام ببعض الأمور وقم بتوجيهيه وتوضيح الأخطاء
- تدريب الموظف على العمل لا يعني أن نطلب منه القيام بكل المهام مرة واحدة ولكن يعني أن يتدرب عليها تدريجيا
- عندما تطلب من الموظف الجديد العمل في موضوع قد بدأ قبل التحاقه بالعمل فعليك أن تمده بمعلومات عن تطور الموضوع
- حاول أن توفر المعلومات التي يحتاجها الموظف وحاول شرح الأمور التي تتوقع ان يسأل عنها
- شجع الموظف على أن يسأل عن ما لا يعرفه وحاول رفع الحرج عنه فمثلا قد تُذَكره عندما تطلب منه أداء بعض المهام أن يسأل عن أي شيء يحتاجه وقد تذكر له في بعض الاحيان كيف أنك قد واجهت نفس سؤاله من قبل حتى وجدت الإجابة وهكذا
قد يحدث اختلاف في ترتيب الأمور المذكورة لظروف المؤسسة ولكن المهم هو أن نحرص على أن نساعد الموظف الجديد على تجاوز الفترة الأولى بارتياح وأن نمكنه من الاندماج مع الزملاء وأن نوفر له الوسائل التي تساعده على التدرب على العمل لكي يكون بعد ذلك إضافة قوية لباقي فربق العمل.
الاحتضان (الرعاية) من ذي خبرة Mentoring Orientationعلى الرغم من تخصيص فترة للتدريب وتوفير المعلومات والأدوات اللازمة للعمل فإنه تظل الحاجة إلى من يتولى الموظف الجديد بالرعاية ويقدم له النصح والمشورة عند الحاجة. هذا الشخص المحتضن أو الناصح ينقل بعض خبراته الخاصة بالعمل للموظف الجديد ويقدم له ما يحتاجه من إرشاد في أي أمر من أمور العمل. هذه المشورة والنصح والدعم تساعد الموظف الجديد على التقدم في العمل وتحسين أدائه كثيرا.
قد تحدث عملية الرعاية هذه بشكل غير رسمي أي أن يكون هناك موظف جديد وشخص آخر ذو خبرة يريد أن يساعده. وفي بعض المؤسسات في الدول المتقدمة يكون هناك برنامج لعملية الرعاية هذه بمعنى أنه يتم تحديد راعٍ لكل موظف جديد. في هذه الحالة يكون من المناسب أن تكون الرعاية اختيارية أي أن يتم اختيار راعٍ للموظف من بين متطوعين لهذا العمل لكي يكون لدى الراعي الرغبة في ذلك. في الحقيقة لم أسمع بالمرة عن مؤسسة في العالم العربي تقوم ببرنامج الرعاية Orientation Mentoring بشكل رسمي بل إن هذه الكلمة Orientation mentoring ليست معروفة.
هناك نظام آخر مشابه أو مُكمل لنظام الرعاية وهو تخصيص مرافق أو زميل للموظف الجديد Buddy. هذا المرافق يكون من بين الزملاء الأكثر خبرة في مكان العمل ويكون دوره مساعدة الموظف الجديد على معرفة أي معلومات عامة عن مكان العمل أو عن عمله. تحديد شخص كمرافق أو صاحب للموظف الجديد يُقلل من شعور الموظف الجديد بعدم الارتياح في بداية عمله ويجعله لا يشعر بالحرج حين يحتاج أن يسأل عن أسئلة بسيطة. هذا الصاحب يساعد الموظف الجديد على فهم خبايا العمل. علاقة الرعاية قد تستمر لعدة سنوات بينما علاقة المرافق قد تستمر لعدة أشهر ثم تتحول إلى علاقة زمالة عادية أو صداقة.
إن تخصيص شخص كصاحب أو ناصح للموظف الجديد هو أمر يسير. هذا النظام سيجعل الموظف الجديد يندمج معهم بسهولة وسيجنبهم وقوع الموظف الجديد في أخطاء تؤثر على أعمالهم.
برنامج مقترح
لمتابعة وتوجيه الموظفين الجدد
الهدف من التعريف بالعمل هو ضمان أن الموظفين الجدد:
يندمجون مع بيئة العمل بأقصى سرعة ممكنة.
يتعلمون نواحي وأشياء وثيقة الصلة برسالة المنظمة ومهمتها, وثقافتها, وسياساتها, وإجراءاتها, وأساليب العمل المتبعة داخلها.
يصبحون أكثر إنتاجاً ولديهم حوافز قوية للعمل.او الاداء يصبحون على وعي بالمهارات والمعارف المطلوبة في الوظيفة.
ويدركون حدود مسؤولياتهم.
تقليل معدل دوران العمالةمزايا التعريف بالعمل:
أن يندمج الموظفون الجدد بأقصى سرعة في المؤسسة, وأن يصبحوا أكثر إنتاجاً في مرحلة مبكرة.
أنك تبدو وكأنك تقيِّم الموظفين الجدد, وتشعرهم بأنك ترحب بهم, وتمنحهم بعض الانطباعات عن المؤسسة.
وتجعلك تنظر إلى تكاليف عملية اختيار الموظفين الجدد كنوع من الاستثمار.
التعريف الناجح بالعمل يعد مرحلة أولية ضرورية بالنسبة لبرنامج التطوير الوظيفي.
الطرق المتبعة في برنامج التوجيه والمتابعة :أكثر الطرق استخداماً في هذا المجال طريقة (محاضرة ثم جولة)
والتي تعني نقل المعلومات للموظف الجديد عن طريق الشرح النظري ثم اصطحابه في جولة داخل الشركة او المؤسسة او الشخص الاعتباري للتعريف بالوحدات والأشخاص الا أن هناك طرقاً أخرى تنتهجها بعض الشركات مثل :
التعلم الذاتي : بحيث تترك الشركة الموظف لاكتشاف ذلك بنفسه خلال فترة التدريب استخدام الانترنت/الانترانت: بحيث يتم تزويد الموظف بالتقارير الخاصة بذلك والرد على استفساراته بواسطة نظام معلوماتي يعتمد على التواصل عبر الانترنت او الانترانتوهناك اقتراح ارى انه يساعد على ذلك :
وهو تخصيص قسم من المنتدى الخاص بالشركة للموظفين الجدد يقوم من خلاله الموظف بطرح ما يريد من اسئلة واستفسارات (تشمل الجوانب الفنية والادارية ) وتلقي الاجابة عليها مباشرة هذا الأمر سيحقق الفورية في التواصل كما أنه سيحفظ الاستفسارات التي قدمت والاجابات عليها حتى يطلع عليها الموظفين الجدد فيما بعد
هذا بالاضافة الى الاستخدام الطبيعي لمادة المنتدى في انجاز أعماله مثل أعضلء فريق العمل القدامي أي أن الجديد هنا
عمل جزء مخصص للموظفين الجدد
المواد المستخدمة في عملية التوجيه والدعم :
مشاركات المنتدى : لتقديم الدعم الفني اللازم للعملاللوائح الداخلية للشركة : لتقديم الاجابات حول نظام العمل وقواعدهدليل الموظف : الذي يعد المادة المرجعية للموظف في كل أحوالهبطاقة الوصف الوظيفي : لتحديد المهام والمسئولياتأي مواد أخرى متطلبة في حينها
خطوات نظام التوجيه والمتابعة المقترح :
تبدأ خطوات هذا البرنامج باستقبال الموظف الجديد مباشرة عقب اتخاذ القرار بصلاحيته لشغل الوظيفة المتقدم لها (تحت التدريب)
يتم عقد مقابلة التوجيه مع مسئول الموارد البشرية الذي يقوم بتعريف الموظف الجديد بالنواحي التالية (قد تستغرق عملية التعريف يوماً أو أكثر) :
a. رسالة الشركة ومهمتها, وثقافتها, وسياساتها, وإجراءاتها, وأساليب العمل المتبعة داخلها
b. الوحدات الادارية المختلفة داخل الشركة ونشاط كل وحدة وعلاقاتها بالواحدات الاخرى أفقياً ورأسياً
c. تسليم دليل الموظف
d. اسماء شاغلي الوظائف ذوي الصلة بعمل الموظف الجديد
e. المرور بالموظف وتقديمه الى اعضاء فريق العمل داخل الشركة
f. مهام ومسئوليات الوظيفة التي سيشغلها وحدود الدور الذي يمارسه حسب بطاقة الوظف الوظيفي
g. شرح النواحي الادارية نظام الأجازات – الجزاءات – الحضور والانصراف – الطبيعة الخاصة لبعض هذه الأمور داخل شركة الشركة
h. مسوغات التعيين والأوراق الواجب تقديمها واعداد ملف الموظف واعطاءه رقماً خاصه به
i. التأكد من اعداد مكان العمل والتجهيزات الحاسوبية لبدء العمل (من حساب البريد الاليكتروني- تجهيز الحاسب الشخصي – توافر المصادر المطلوبة)
j. شرح دورة العمل داخل الشركة والعلاقات بين المراحل المختلفة
k. شرح نظام تقييم الاداء ودرجاته ومعايير التقييم المتبعة
l. ارسال رسالة بريد اليكتروني ترحيبية بالموظف الجديد وتعريفية للآخرين باسم الشخص وموقعه وطبيعة المهام الموكلة اليهيقوم مشرف القسم بعمل خطة تدريبية مصفرة مدتها ثلاثة أشهر (مقسمة أسبوعياً او شهرياً) لتدريب الموظف الجديد على المهارات والفنيات التي قد يحتاجها الموظف لاستكمال خبراته وتسمى (خطة التوجيه والمتابعة)
يتولى السيد مشرف القسم (أو أحد أفراد الشعبة يحدده المشرف ) متابعة الموظف الجديد من الناحية الفنية مع توفير التغذية المرتجعة الفورية للأعمال التي يقوم بها مع تسجيل مدى التقدم في اكتساب المهارات
يعد مشرف القسم تقريراً باستخدام (نموذج متابعة المعينين تحت الاختبارT) يوضح المستوى الفني الخاص بالموظف الجديد وطبيعة المهام التي كلف بها وتقييمه الفني (تطبيق بعض الشركات نظام التقرير الشهري وبعضها الاسبوعي وأرى أن التقييم الاسبوعي أكثر جدوى بالنسبة لطبيعة العمل) ومقارنة الوضع الحالى للموظف بالوضع المحدد في (خطة التوجيه والمتابعة)
يرسل السيد المشرف التقرير الى مسئول الموارد البشرية لاضافة التقديرات الخاصة بالانضباط الاداري وارسال النموذج بعد استكماله الى السيد المدير العام
يقوم مسئول الموارد البشرية باتخاذ ما يلزم من مساعدات أو شروح للموظف الجديد بما يخدم خطة التدريب ويؤكد على المهارات المكتسبة ويمهد لخطة الشهر الثاني
يبدأ العمل في خطة الشهر الثاني وفي نهايتها يضع السيد المشرف تقريره الشهري بعد مراجعة (خطة التوجيه والمتابعة) ويستخدم في ذلك (نموذج متابعة المعينين تحت الاختبار O. J.T) ويرسله الى السيد المدير العام ونسخة الى مسئول الموارد البشرية الذي يقوم بوضع التقديرات الخاصة بالانضباط الاداري وارسال النموذج كاملا الى السيد المدير العام او.........الخ.
يقوم مسئول الموارد البشرية باتخاذ ما يلزم من مساعدات أو شروح للموظف الجديد بما يخدم خطة التدريب ويؤكد على المهارات المكتسبة ويمهد لخطة الشهر الثالث
يبدأ العمل في خطة الشهر الثالث وفي نهايتها يراجع (خطة التوجيه والمتابعة) للتأكد من اتمام انجاز الخطة الموضوعة ثم يضع المشرف تقريره النهائي المجمع باستخدام (نموذج متابعة المعينين تحت الاختبارT) الذي يحدد :
m. التقييم الشامل لقدرات الموظف وخبراته
n. اقتراح الخطط التدريبية التي يراها ضرورية لاستكمال جوانب معينة
o. التوصية باستمرار الموظف أو الاستغناء عنه أو ترشيحه لوظيفة أخرى
ثم يرسله الى مسئول الموارد البشرية لتحديد درجات الانضباط الاداري الشاملة خلال فترة التدريب ويرسل التقرير كاملا الى السيد المدير العام
يقرر السيد المدير العام صلاحية الموظف للاستمرار من عدمه ويخطر بذلك الوحدات ذات الصلة (مشرف الشعبة – منسق الانتاج – الحسابات – مسئول الموارد البشرية – مسئول الشبكات – السكرتارية)
لا ينتهي برنامج التوجيه والمتابعة بانتهاء الشهور الثلاثة الأولى بل تمتد لمدة تصل الى عام كامل يمكن اختصار هذه المدة في الخطوات التالية: . التكليف بمهام العمل. تقييم النتائج
. حصر جوانب الضعف
. وضع برنامج العلاج
. التدريب على التخلص من جوانب الضعف
. مراجعة البرنامج
وهو ما يعني قيام المشرف أن يستمر التدريب والتقييم للموظف الجديد حتى الوصول الى الكفاءة المثلى لاداء مهام الوظيفة يتبع..
الرئيسية
المزاج
الف الف سكر لك يا استاد الله يكون في عونك
