يقوم ضابط الحالة بتسجيل عقود الحالة المدنية الواردة إليه من مكان إختصاص بلدية أو حكم قضائي يتعلق بالحالة المدنية وبصدد الحديث عن تسجيل البيانات الهامشية فإنه يتعين على ضابط الحالة المدنية الذي حرر العقد أن يشير إليه في السجلات الموجودة لديه خلال ثلاثة (03) أيام وإذا كانت النسخة الثانية من السجل التي يجب فيها التسجيل موجودة بكتابة الضبط بالمجلس القضائي ففي هذه الحالة يرسل إشعار وذلك إلى السيد: النائب العام وكذلك بالنسبة للعقد الذي سجل في بلدية أخرى مثلا:
(الزواج) يرسل الإشعار في أجل ثلاثة أيام إلى ضابط الحالة المدنية بهذه البلدية يقوم على الفور بإشعار السيد النائب العام.