الرئيسية
(المرور من الشكل الورقي إلى الشكل الرقمي)
فتحي الغرّاد
متصرف مستشار في الوثائق الإدارية والأرشيف
إن الدارس والمتتبع لتاريخ الوثائق والأرشيف يلاحظ التطور السريع لحجم الوثائق والأرشيف بمختلف المرافق العمومية، حيث تعتبر هذه الأخيرة المنتج الأكبر للوثائق الإدارية والأرشيف بحكم نشاطها الإداري.
ومما نتج عن تزايد وتطور نشاط المرافق العمومية والخاصة، تضخم حجم الوثائق والأرشيف، ظهور العديد من المشاكل التي تقف عائقا أمام تنظيم أماكن الحفظ وتطبيق النظم العلمية للتصرف في الوثائق والأرشيف.
من هذه المشاكل ما يلي :
أماكن الحفظ : حيث أصبحت المرافق العمومية في حاجة ماسة إلى مكان أكبر لتركيز أماكن حفظ الوثائق والأرشيف وفي أغلب الحالات توجد صعوبة في إيجاد المكان المناسبة خاصة من حيث المساحة مما يؤدي إلى تكدّس أرصدة الأرشيف وصعوبة الرجوع إليه عند الحاجة.
هذه الوضعية جعلت العديد من المرافق العمومية تفكر في الالتجاء إلى رقمنة وثائها وإنشاء برنامج للأرشفة الالكترونية.
دواعي التفكير في الأرشفة الالكترونية :
تنطلق دواعي التفكير في إنشاء برنامج الأرشيف الإلكتروني من عيوب الأرشيف الحالي في شكله الورقي ونذكر ما يلي :
- الوثائق الورقية تكون عرضة للتلف بسبب كثرة استعمالها نظرا لطبيعتها الورقية.
- صعوبة الاستغلال حيث أنه بالرغم من وجود وسائل العمل العلمية من فهارس وكشافات وأنظمة تصنيف إلا أن الحجم الكبير للرصيد يتطلب إهدار بعض الوقت عند البحث عن وثيقة معينة.
- تمثل الوثيقة المصدر الوحيد للمعلومة المطلوبة مما يجعل إمكانية الوصول إلى المعلومة مستحيلة في صورة تعرضها للسرقة أو الإتلاف لسبب من الأسباب وبالتالي تصعب عملية إيجاد نسخة منها.
- عملية خزن الوثائق مكلفة وتتطلب توفر الأماكن المخصصة والتي يجب أن تستجيب للتطور الحاصل في إنتاج الوثائق حيث يجب أن يكون المكان المخصص للحفظ يتماشي وتطور المرفق العمومي عبر الزمن.
- الرصيد البشري، تتطلب عملية حفظ الوثائق والأرشيف عدد كاف من الأعوان حسب حجم الرصيد للتمكن من إعداده ومعالجته وحفظه.
هذا من ناحية العيوب أما من ناحية الأسباب الداعية إلى التفكير في هذا البرنامج فنذكر على سبيل الذكر ما يلي :
- المحافظة على الوثائق الأصلية من التلف دون حرمان المستفيدين من الإطلاع عليها، حيث أنه يمكن إنشاء نسخة إلكترونية من الملفات والوثائق ووضعها على ذمة المستفيدين مع المحافظة على النسخة الأصلية من الملف.
- سهولة البحث والحصول على المعلومة في أقل وقت ممكن.
- تعدد المستفيدين من الملفات والوثائق في الوقت نفسه (في حال طلب الملف أو الوثيقة من عدة أطراف فيمكن إرسال نسخ رقمية للجميع في نفس الوقت).
- ربح المساحات حيث أن الأرشيف الالكتروني لا يتطلب مساحات كبيرة للحفظ.
- ربح الوقت في إيصال المعلومة (في صورة طلب الملف من جهة تبعد في المكان عن الجهة صاحبة الملف فوجود الشكل الالكتروني يجعل عملية نقلها عبر وسائل الاتصال الحديثة التي لا تتطلب الإمكانيات المادية لو كانت في شكلها الورقي).
- سهولة التنقل بمحتويات الملفات حيث أن الملفات في شكلها الالكتروني يمكن حملها والتنقل بها على قرص ليزري والذي يمكن حمله واستغلاله خارج أماكن العمل.
ولدراسة موضوع الوثاق الالكترونية أو برنامج الأرشفة الالكترونية لا بد من التعرض إلى العناصر التالية :
مزايا النظام الرقمي
الوسائل التقنية
الإطار البشري
الإطار المادي
البرامج الإعلامية
كما لا يفوتنا أن نتعرض في هذا البحث إلى :
كيفية التحول من النظام الورقي إلى النظام الرقمي
مراحل التحول من النظام الورقي إلى النظام الرقمي
يعد الأرشيف الإلكتروني وسيلة عمل مهمة لأي مؤسسة أو منشأة، نظراً للفوائد الكبيرة التي تتحقق من خلاله، كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي، وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها، والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاماً على كل مؤسسة أو منشأة حكومية كانت أو خاصة أن تواكب العصر وتتحول إلى الأرشفة الإلكترونية، وذلك تحقيقاً لمصلحتها ومصالح مستفيديها.
مزايا النظام الرقمي :
استخدام النظام الرقمي له فوائد عديدة سواء بالنسبة للمؤسسة أو المتعاملين معها، ويمكن حصرها فيما يلي :
- الحد من تلف الوثائق الورقية لكثرة الاستعمال، دون حجبها على المستفيدين منها باستعمالهم الشكل الرقمي للوثيقة.
- تيسير عمل الأعوان المستغلين للوثائق نظرا لسهولة التنقل بالوثائق عند الحاجة.
- سهولة البحث عن الوثائق حيث أن الوثائق الورقية تحفظ وترتب بمراكز الأرشيف وفقا للمصدر وحسب نظام التصنيف الوظيفي المعتمد فبالتالي عند البحث على موضوع معين والذي يمكن أن يشمل عدة أطراف متداخلة وجب البحث حسب جميع المصادر المنشئة للوثائق أما بالنسبة للوثائق الرقمية وباستعمال البرمجيات الحديثة فيمكن كتابة موضوع البحث وتكون النتيجة قائمة في جميع الملفات والوثائق المتعلقة بنفس الموضوع برغم اختلاف مصادرها وتصنيفها.
- ربح الوقت : عند تحول الوثائق من الشكل الورقي إلى الشكل الرقمي يمكن للمستفيد استرجاعها في أقل وقت ممكن، مع إمكانية تعامل العديد من الأطراف مع نفس الوثيقة وفي نفس الوقت.
- استغلال الرصيد البشري في الأعمال التقنية بدلا من التعامل مع المستفيدين بجلب الوثائق المطلوبة وإرجاعها إلى أماكنها.
- ربح الفضاءات، النسخ الالكترونية لا تتطلب فضاءات شاسعة للحفظ فمجرد قرص ليزري يمكن أن يحفظ كمية هامة من الملفات والوثائق ولا يتطلب خزنه سوى بعض المليمترات من أماكن الحفظ.
- إمكانية التعامل عن بعد مع المؤسسات تسهيلا للمستفيدين من خدماتها.
- الإقلال من استعمال واستهلاك الورق ومن ثم ربح الأموال الضخمة المرصودة بالميزانية لشراء الورق واستغلاله في أشياء أخرى.
الوسائل التقنية :
عند إرساء النظام الرقمي بمؤسسة ما لا بد من دراسة الخيارات التقنية المتوفرة ومزايا وعيوب كل منها مع مراعاة الحفاظ على الوثائق والتكلفة وسهولة الاستخدام.
بالنسبة للخيارات التقنية المتوفرة فهي :
- المسح الضوئي باستعمال آلةscanner مع استخدام نظام التعرف على الأحرف OCR وهنا لابد من الإشارة إلى أن هذا النظام يجد صعوبة كبيرة للتعرف على حروف اللغة العربية بينما لا توجد هذه الصعوبة بالنسبة للغات الأحرف اللاتينية.
- إدخال الوثيقة وفق نظام HTML (معايير النصوص الفائقة).
وما تجدر الإشارة إليه هو أن الطريقة الأولى هي الأنسب فهي تحافظ على شكل الوثائق كما هي في شكلها الورقي وهي الأرخص والأقل وقت في الإنجاز.
عملية خزن الوثائق باستعمال الماسح الضوئي يجب أن ترافقها فهرسة دقيقة للوثيقة تحتوي على جميع المعلومات التي من شأنها أن تسهل عملية الاسترجاع وتُخزّن هذه المعلومات في قواعد بيانات تنشئ للغرض.
الإطار البشري :
تحتاج عملية رقمنة الوثائق إلى توفر الإطار البشري الذي يتميز بالكفاءة في مجال إعداد الوثائق وتكشيفها لتسهيل عملية الرجوع إليها مما يتطلب معرفة كافية وتكوين متميز في هذا المجال، كما تحتاج إلى السلك التقني الملم ببرنامج الرقمنة وكيفية إعداده وتطبيق النظم الرقمية المعتمدة.
الإطار المادي :
وهي مجموعة الوسائل المعتمدة للقيام بعملية رقمنة الوثائق من ماسحات ضوئية وأجهزة إعلامية التي يجب أن تكون ذات مميزات عالية من شأنها أن تساهم في الإعداد الجيد لهذا البرنامج.
كما أنه لا بد من اختيار برامج تخزين واسترجاع الوثائق تستجيب لمتطلبات إنجاز هذا العمل وهنا يلعب أهل الاختصاص الدور الرئيسي في اقتناء التجهيزات واختيار البرامج بالتنسيق مع جميع الأطراف المتدخلة لمعرفة الأهداف والحاجيات.
البرامج الإعلامية :
تتطلب عملية رقمنة الوثائق إلى العديد من البرامج (أو البرمجيات) وهي :
- برمجيات إدارة الشبكة والاتصالات.
- برمجيات مسح الوثائق.
- نظام استرجاع الوثائق.
- برمجيات OCR .
كيفية التحول من النظام الورقي إلى النظام الرقمي :
يمكن تحويل الوثائق من الشكل الورقي إلى الشكل الرقمى من خلال :
المسح وتحويل الصفحة إلى صورة : وهى طريقة سريعة وغير مكلفة، لكنها تحتاج لسعة تخزين كبيرة .
المسح واستخدام طرق التعرف على الحروف ضوئيا ًOCR وهى طريقة مكلفة أكثر من سابقتها، متوسطة السرعة، ولا تحتاج لسعة تخزين كبيرة .
إدخال الوثيقة من جديد عن طريق لوحة المفاتيح : وهى طريقة مكلفة جداً، وبطيئة، ولا تحتاج لسعة تخزين كبيرة.
إدخال الوثيقة وفق معيار النصوص الفائقة HTML وهى مكلفة جداً وبطيئة للغاية، ولا تحتاج لسعة تخزين كبيرة.
مراحل التحول من النظام الورقي إلى النظام الرقمي :
بدايةً هناك مجموعة من العوامل التي يجب مراعاتها عندما ترغب أي مؤسسة في تحويل أرشيفها للشكل الرقمي هذه العوامل هي:
- المرونة، إمكانية إجراء التعديلات.
- البساطة نظام بسيط في مكوناته وبرمجياته وطرق تشغيله.
- الملائمة، ملائمة النظام لحاجات ومتطلبات المستفيد مع مراعاة القيود الإدارية والتنظيمية للمؤسسة.
- سهولة التشغيل والاستخدام، يجب مراعاة مستويات وخبرات المستفيدين في تصميم واجهات النظام التي يراعى فيها السهولة والقدرة على توفير المساعدة والنجدة أينما احتاج لها المستفيد.
- الكفاءة التشغيلية من المهم أن يعمل النظام بكفاءة عالية وبكلفة محدودة وأن يتمتع بقدرة على تنفيذ الوظائف بسرعة ودقة عاليتين.
- الحماية، من أهم عوامل نجاح النظم توفر الوسائل المادية والبرمجية اللازمة لضمان الحماية الكاملة لملفات النظام وبياناته.
أما مراحل التحول فتتلخص في :
- الحصول على الوثيقة بشكلها القابل للأرشفة ثم مسحها إلكترونياً.
- فهرسة الوثائق.
- حفظ الصورة بحيث لا تأخذ حيزاً كبيراً من القرص.
- الخزن في قاعدة معطيات أو في ملفات على حوامل مغناطيسية أو ضوئية.
- صفات إمكانية الاسترجاع الآلي للوثيقة.
- التوزيع عبر الشبكات الحاسوبية المختلفة.
وفي الختام نتمنى أن نكون قد وفقنا ولو بشكل بسيط في إعطاء فكرة عن إمكانية التحول من النظام الورقي إلى النظام الرقمي
المزاج
