طلب مساعدة في كيفية تنظيم أرشيف بلديتنا

يا أخي أولا ربي يعطيك الصبر في أرشيف كيما هذا
ثانيا الأمر يتطلب جهدا ووقتا كبيرين
إليك بعض النصائح القليلة جدا أرجو أن تفيدك:
قم بفرز هذه الوثائق التي قلت عنها حسب تصنيفها ، مثلا ملفات موظفين، بريد (صادر أو وارد)...(أنت أدرى بنوعية الوثائق الموجودة)، أي ضع كل مجموعة على حدا.
مثلا بالنسبة لملفات الموظفين(ربما الذين عملوا سابقا وغادروا أو حولوا مكان عملهم ) صنفهم بالحروف الأبجدية لللقب ، مثلا ضع علبة عليها حرف الألف(أ) وبداخلها الملفات التي يبدأ لقب أصحابها بـ(أ) ، ثم علبة عليها حرف(ب)...إلخ
وتضع سجل الأرشيف يحتوي على هذه القوائم حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة
كذلك سجل الدخول (الوثائق) إلى الأرشيف من طرف المصالح.
بالنسبة للبريد ،أو ربما يوجد مناشير أو جرائد رسمية وما إلى ذلك تستطيع أن تصنفها حسب السنوات .
وهكذا...

وربي يكون في عونك

عفوا اخي ، هذا واجبنا
بالتوفيق

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته هذا الرابط سيفيدك نوعا ما
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]


ان لم تفهم شيئ فستفسر انشاء الله سنوجهك حسب علمنا وخبرتنا وهذا رابط اخر عام للارشيف

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

والله يا اخي لي نفس المشكل فانا موظف بمديرية الطاقة والمناجم ونفس حالة الارشيف التي تكلمت عنها ولكن انا اقوم بتسييره وفق طريقتي فالشيء ليس بالصعب وانما مسالة وقت فقط

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته بما اني موظف في مجال الارشيف البلدي ولي بعض الدراية بما يحتويه من ارصدة 
اولا انصحك 
بتقسيم  الوثائق حسب المصالح المتوفرة لديك
 مصلحة المحاسبة (المالية)
هي تحتوي علي كل الوثائق الخاصة بالمحاسبة رتبها حسب التخصص 1 التسيير المالي 2 التجهيز وكل مجال له ترقيم خاص رتب علي اساسه مثلا في التسير المالي 66 التي تحتوي 663 663   ثم 69 ثم 83 ...وهكذا   وهذا في السنة  وترتب كل سنة علي حدي قد  تجد  وثائق في المالية بدون ارقام مثلا جدول التسيير المالي  . الحالة المادية والمالية للمشارييع..... تصنف في نفس السنة بدون ترقيم المعتمد عليه في المالية
مصلحة التقنية ( مصلحة البناء والتعمير ) 
وهي تحتوي علي وثائق خاصة بالبناء وبعض المشاريع الخاصة بالبلدية في العموم تحتوي علي الوثائق التالية ملفات البناء الريفي , مخططات لسكنات مخطط قطع اراضي , مخططات للمشاريع التنموية البلدية  . نقوم بارشفتها كل حسب نوع الوثيقة وفي السنة الواحة في علب ترتب طبعا
مصلحة الشؤون الاجتماعية 
وهي تحتوي علي الوثائق الخاصة بالانتخابات قوئم الانتخابات زيادة علي وثائق الشبكة الاجتماعية قوائم المسنين المعوزين فترتب كل علي حديالانتخابات علي حدي الشبكة علي حدي ......حسب السنة وحسب الوثيقة مثلا ملفات المعوزين فنرتبها ترتيبا هجائيا حسب اسم الشخص
مصلحة المستخدمين والمالية
وهي تحتوي علي وثائق التالية ملفات العمال . قرارات الخاصة بالبلدية. المداولات .سندات العطل .......ترتب كل علي حديوبسنة الصدور
الامانة العامة
وهي تحتوي علي البريد الصادر والبريد الوارد يرتب حسب الترقيم المتوفر به المراسلة  والسنة الخاصة به

اما بخصوص الجرائد الرسمية ونشرات القررات الخاصة بالوالي فهي لا تارشف ضعها جانبا وفي الاصل تبقي في الامانة العامة عند الامين العام 
تجد كذلك وثائق من نوع سجلات تارشف كل حسب تخصصه في السنة المخصصة له...
كل هذا بعد عملية الفرز والتي تقوم بها مسبقا  لفرز الوثائق حسب المصلحة وحسب السنة 
في عملية الفرز سوف تجد وثائق متكررة بمعني بعدة نسخ تحتفظ بنسخة واحدة وباقي  النسخ   تحتفظ بها في علب من اجل الاقصاء طبعا بمحضر اقصاء بموافقة الارشيف الوطني  وليس الاقصاء المباشر من طرفكم
وتجد وثائق بدون أخاتم او امضاء كذالك توضع في علب من اجل الاقصاء ولا تتارشف لانها لاتعتبر كوثيقة رسمية قانونية 
هذا باختصار وان واجهتك صعوبات اخري  فلك طرحها وسوف نفيدك علي قدر خبرتنا وعلمنا والله اعلم  والصلاة والسلام علي نبينا محمد علي الصلاة والسلام