الرئيسية
[ltr]A- Définition [/ltr]
[ltr]Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.[/ltr]
[ltr]Principes de classement[/ltr]
[ltr]Un bon classement doit être :[/ltr]
[ltr]&**61510; Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),[/ltr]
[ltr]&**61510; Applicable à tous les documents,[/ltr]
[ltr]&**61510; Valable pour tout le personnel,[/ltr]
[ltr]&**61510; Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).[/ltr]
[ltr]Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données.[/ltr]
[ltr]On distingue alors :[/ltr]
[ltr]- les ordres fondamentaux :[/ltr]
[ltr]• Classement alphabétique[/ltr]
[ltr]• Classement numérique[/ltr]
[ltr]• Classement thématique (ou idéologique)[/ltr]
[ltr]- les ordres dérivés :[/ltr]
[ltr]• Classement décimal[/ltr]
[ltr]• Classement chronologique[/ltr]
[ltr]• Classement géographique[/ltr]
[ltr]• Classement alphanumérique[/ltr]
[ltr]1. Les ordres fondamentaux[/ltr]
[ltr]Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants :[/ltr]
[ltr]- Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.[/ltr]
[ltr]- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.[/ltr]
[ltr]- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.[/ltr]
[ltr]- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.[/ltr]
[ltr]A – Principe[/ltr]
[ltr]Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.[/ltr]
[ltr]Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination.[/ltr]
[ltr]Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de[/ltr]
[ltr]NORmalisation).[/ltr]
[ltr]B- Etude de la norme :[/ltr]
[ltr]1er cas : la rubrique contient des noms propres[/ltr]
[ltr]• On classe au premier nom propre :[/ltr]
[ltr]Exemple :[/ltr]
[ltr]Etablissement TALEB et compagnie[/ltr]
[ltr]JEAN frère et compagnie[/ltr]
[ltr]• Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont l’un est un prénom, l’autre est un nom de famille ; on classe par nom de famille.[/ltr]
[ltr]Exemple :[/ltr]
[ltr]Hôtel NABILI Farah[/ltr]
[ltr]• Les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particules ‘de et d’ :[/ltr]
[ltr]Exemple :[/ltr]
[ltr]Papeterie la Fontaine[/ltr]
[ltr]LA FONTAINE (papeterie)[/ltr]
[ltr]• Les titres d’honneur ne sont considérés comme mot directeur que lorsqu’ils sont employés seuls ou bien reliés à un autre nom par un trait d’union :[/ltr]
[ltr]Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.[/ltr]
[ltr]Principes de classement[/ltr]
[ltr]Un bon classement doit être :[/ltr]
[ltr]&**61510; Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),[/ltr]
[ltr]&**61510; Applicable à tous les documents,[/ltr]
[ltr]&**61510; Valable pour tout le personnel,[/ltr]
[ltr]&**61510; Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).[/ltr]
[ltr]Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données.[/ltr]
[ltr]On distingue alors :[/ltr]
[ltr]- les ordres fondamentaux :[/ltr]
[ltr]• Classement alphabétique[/ltr]
[ltr]• Classement numérique[/ltr]
[ltr]• Classement thématique (ou idéologique)[/ltr]
[ltr]- les ordres dérivés :[/ltr]
[ltr]• Classement décimal[/ltr]
[ltr]• Classement chronologique[/ltr]
[ltr]• Classement géographique[/ltr]
[ltr]• Classement alphanumérique[/ltr]
[ltr]1. Les ordres fondamentaux[/ltr]
[ltr]Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants :[/ltr]
[ltr]- Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.[/ltr]
[ltr]- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.[/ltr]
[ltr]- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.[/ltr]
[ltr]- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.[/ltr]
[ltr]A – Principe[/ltr]
[ltr]Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.[/ltr]
[ltr]Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination.[/ltr]
[ltr]Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de[/ltr]
[ltr]NORmalisation).[/ltr]
[ltr]B- Etude de la norme :[/ltr]
[ltr]1er cas : la rubrique contient des noms propres[/ltr]
[ltr]• On classe au premier nom propre :[/ltr]
[ltr]Exemple :[/ltr]
[ltr]Etablissement TALEB et compagnie[/ltr]
[ltr]JEAN frère et compagnie[/ltr]
[ltr]• Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont l’un est un prénom, l’autre est un nom de famille ; on classe par nom de famille.[/ltr]
[ltr]Exemple :[/ltr]
[ltr]Hôtel NABILI Farah[/ltr]
[ltr]• Les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particules ‘de et d’ :[/ltr]
[ltr]Exemple :[/ltr]
[ltr]Papeterie la Fontaine[/ltr]
[ltr]LA FONTAINE (papeterie)[/ltr]
[ltr]• Les titres d’honneur ne sont considérés comme mot directeur que lorsqu’ils sont employés seuls ou bien reliés à un autre nom par un trait d’union :[/ltr]
[ltr]C- Avantages et inconvénients :[/ltr]
[ltr]Avantages Inconvénients[/ltr]
[ltr]Simple dans son principe, le classement alphabétique de noms et de mots n’offre pas de difficultés. Compliqué : lorsqu’il s’agit de classer des dénominations[/ltr]
[ltr]Rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents Lent : lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être homonymes ou composés de lettres identiques.[/ltr]
[ltr]Extensible : il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossier déjà existants. Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier[/ltr]
[ltr]Limite : dans son développement pas de problème matériels (liste à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc…[/ltr]
[ltr]Utilisation[/ltr]
[ltr]Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personne d’une entreprise, abonnés à un service ou à un journal à une assurance, élèves des écoles etc…[/ltr]
وسائل الترتيب :
هناك نوعين من وسائل الترتيب هما الملفات و المصنفات:
الملفات: هما نوعين ملفات عادية و ملفات خاصة
الملفات العادية CHEMISES ORDINAIRES
الملفات الخاصة CHEMISES SPESIAUX
1- الملفات: CHEMISES
هي من الورق المقوى يمكن القول أنها ملفات كرتونية تحفظ فيها الوثائق و توضع فيها الملفات الفرعية
2- الملفات الفرعية : SOUS-CHEMISE
هي من الورق أرق من الملفات الكرتونية يتم وضعها في الملفات لفصل أجزاء مختلفة من الوثائق 1-الملفات ذات الشريط المطاطي: DOSSIERS A BANDE ELASTIQUE
هذا النوع من الملفات يحتوي عل شريط مصاطي يضمن بقاء الملف مغلق و يمنع من إتلاف الوثائق.
2-الملفات ذات الأحزمة
OSSIERS A SANGLES
الملف يحتوي على رباط او حزام متين به مشبك غلق يغلق به على الوثائق و النوع يضمن عدم انهيارالوثائق.
3-الملفات المعلقةDOSSIERS SUSPENDUS
هي ملفات من الكرتون القوي لديها قضبان تعليق
المصنفات:هما نوعين مصنفات عادية و مصنفات خاصة
المصنفات العادية (الإضبارات)CLASSEURS ORDINAIRES
مصنفات الفرز CLASSEURS TRIEURS
1-مصنفات ذات ساحبة معدنيةClasseurs à tirettes
هي من الورق المقوى تحفظ فيها الوثائق بين شريحتين معدنيتين
تشد الوثائق حيث تمنع انزلاقها
2-مصنفات ذات مشابك معدنية : Classeurs à Pinces Métalliques
هي من الورق المقوى القوي به مادة البلاستيك و المشابك المعدنية الموجودة به تمنع حركة الوثائق و تلفها
3-مصنفات ذو حلقات الانقسامClasseurs à Anneaux (Chronos)
هي من الورق الكرتوني و البلاستيك القوي تحتوي على حلقات افتتاح هذه الحلقات وسيلة للضغط تسمح بإدخال أو إزالة الوثائق
هذا النوع هام جدا وحافظ جيد للوثائق
1-لإمضاءات(خاص بالتوقيع) Parapheurs
هو عبارة عن كتاب يتكون من صفحات خاصة للتوقيع على الرسائل بين الصفحات و هذا الأخير يضمن عدم نسيان أي رسالة.
2-ملفات الفرز Dossiers Trieur:
هذا المصنف له جزء خلفي ينقسم بحواجز توزع على أجزا وفقا لنظم متوقعة.
مثال اليوم ،الشهر ..إلخ و الفهارس تسمح بفتح الملف في المكان المناسب.
3-مصنف فرز خاص بالمكتبClasseurs Trieurs du Bureau
هي عبارة عن علب تكون مغلقة أو بدون إغلاق تتضمن الأدلة التي تكون بمثابة الإشارات
طرق الترتيب:
هناك ثلاثة طرق للترتيب هي:
1-الترتيب الأفقي Classement Horizontal
2-الترتيب العمودي:Classement vertical
أ-الترتيب العمودي العادي Classement vertical ordinaire
ب-الترتيب العمودي المعلق Classement vertical Suspendu
Classement Debout 3-الترتيب الواقف
1-طريقة الترتيب الأفقي :
و يصلح هذا النوع من الترتيب لحفظ الوثائق كبيرة الحجم مثل السجلات والرسومات الهندسية التي تحفظ بحالتها بدون طى - مع تمييزها بعناوين صغيرة ليمكن التعرف عليها.
مميزاتها
تعد من افضل الطرق لحفظ المستندات كبيره الحجم
تضمن هذه الطريقة عدم ضياع أو تلف الأوراق
تشغل حيزا أقل بسبب وضعها فوق بعضها
عيوبها:
تحتاج لجهد كثير لانه استخراج أي مستند يحتاج لرفع ما فوقه
قد تسبب بتلف او تمزيق الملفات
استخراج أي مستند قد يؤدي لسقوط او ضياع بعض المستندات
2-طريقة الترتيب العمودي: وضعت هذه الطريقة لترتيب الملفات عموديا و تكون واحدة تلو الأخرى
*طريقة الترتيب العمودي العادي
مميزاتها :
سهوله رؤية أسماء الملفات من الزائدة الموجودة أعلى الملف
يمكن استخراج الأوراق او وضعها في الملف دون اخراج الملف من الدرج
تغني هذه الطريقه عن استخدام الفهارس في معظم الأحيان
عيوبها :
تتطلب هذه الطريقة مساحات اضافيه تكفي لفتح الأدراج
الملفات قد تتلف بمضي الزمن عليها
الخزانات والمعدات التي توضع فيها الأدراج مكلفه
*طريقة الترتيب العمودي المعلق:
مميزاتها:
يمكن تحريك الملفات على سلكين بسهولة
يمكن فتح الملفات دون أن ترفع من مكانها
حماية الملفات من التمزق أو التلف
عيوبها :
لا تصلح في حالة المجلدات كبيرة الحجم
في بعض الأحيان قد تسقط أوراق من أسفل الملف المعلق
3-طريقة الترتيب الواقفة:
ويصلح هذا النوع من الرتيب للعديد من الوثائق مثل الأشـرطة المسـجلة أو المصـورة ، والملفــات الكرتونية وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها ترتب واقفة – وفي هذا النوع من الترتيب توضع الوثائق عمودياً ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها و المعدات المستخدمة لهذه الطريقة هي الدواليب ذات الأرفف
مميزاتها:
التوفير في المساحة
يمكن تركيب عدد من الرفوف لمسافات أعلى
عيوبها:
صعوبة رؤية الملفات
قد تتعرض الملفات للتلف
هناك نوعين من وسائل الترتيب هما الملفات و المصنفات:
الملفات: هما نوعين ملفات عادية و ملفات خاصة
الملفات العادية CHEMISES ORDINAIRES
الملفات الخاصة CHEMISES SPESIAUX
1- الملفات: CHEMISES
هي من الورق المقوى يمكن القول أنها ملفات كرتونية تحفظ فيها الوثائق و توضع فيها الملفات الفرعية
2- الملفات الفرعية : SOUS-CHEMISE
هي من الورق أرق من الملفات الكرتونية يتم وضعها في الملفات لفصل أجزاء مختلفة من الوثائق 1-الملفات ذات الشريط المطاطي: DOSSIERS A BANDE ELASTIQUE
هذا النوع من الملفات يحتوي عل شريط مصاطي يضمن بقاء الملف مغلق و يمنع من إتلاف الوثائق.
2-الملفات ذات الأحزمة
OSSIERS A SANGLESالملف يحتوي على رباط او حزام متين به مشبك غلق يغلق به على الوثائق و النوع يضمن عدم انهيارالوثائق.
3-الملفات المعلقةDOSSIERS SUSPENDUS
هي ملفات من الكرتون القوي لديها قضبان تعليق
المصنفات:هما نوعين مصنفات عادية و مصنفات خاصة
المصنفات العادية (الإضبارات)CLASSEURS ORDINAIRES
مصنفات الفرز CLASSEURS TRIEURS
1-مصنفات ذات ساحبة معدنيةClasseurs à tirettes
هي من الورق المقوى تحفظ فيها الوثائق بين شريحتين معدنيتين
تشد الوثائق حيث تمنع انزلاقها
2-مصنفات ذات مشابك معدنية : Classeurs à Pinces Métalliques
هي من الورق المقوى القوي به مادة البلاستيك و المشابك المعدنية الموجودة به تمنع حركة الوثائق و تلفها
3-مصنفات ذو حلقات الانقسامClasseurs à Anneaux (Chronos)
هي من الورق الكرتوني و البلاستيك القوي تحتوي على حلقات افتتاح هذه الحلقات وسيلة للضغط تسمح بإدخال أو إزالة الوثائق
هذا النوع هام جدا وحافظ جيد للوثائق
1-لإمضاءات(خاص بالتوقيع) Parapheurs
هو عبارة عن كتاب يتكون من صفحات خاصة للتوقيع على الرسائل بين الصفحات و هذا الأخير يضمن عدم نسيان أي رسالة.
2-ملفات الفرز Dossiers Trieur:
هذا المصنف له جزء خلفي ينقسم بحواجز توزع على أجزا وفقا لنظم متوقعة.
مثال اليوم ،الشهر ..إلخ و الفهارس تسمح بفتح الملف في المكان المناسب.
3-مصنف فرز خاص بالمكتبClasseurs Trieurs du Bureau
هي عبارة عن علب تكون مغلقة أو بدون إغلاق تتضمن الأدلة التي تكون بمثابة الإشارات
طرق الترتيب:
هناك ثلاثة طرق للترتيب هي:
1-الترتيب الأفقي Classement Horizontal
2-الترتيب العمودي:Classement vertical
أ-الترتيب العمودي العادي Classement vertical ordinaire
ب-الترتيب العمودي المعلق Classement vertical Suspendu
Classement Debout 3-الترتيب الواقف
1-طريقة الترتيب الأفقي :
و يصلح هذا النوع من الترتيب لحفظ الوثائق كبيرة الحجم مثل السجلات والرسومات الهندسية التي تحفظ بحالتها بدون طى - مع تمييزها بعناوين صغيرة ليمكن التعرف عليها.
مميزاتها
تعد من افضل الطرق لحفظ المستندات كبيره الحجم
تضمن هذه الطريقة عدم ضياع أو تلف الأوراق
تشغل حيزا أقل بسبب وضعها فوق بعضها
عيوبها:
تحتاج لجهد كثير لانه استخراج أي مستند يحتاج لرفع ما فوقه
قد تسبب بتلف او تمزيق الملفات
استخراج أي مستند قد يؤدي لسقوط او ضياع بعض المستندات
2-طريقة الترتيب العمودي: وضعت هذه الطريقة لترتيب الملفات عموديا و تكون واحدة تلو الأخرى
*طريقة الترتيب العمودي العادي
مميزاتها :
سهوله رؤية أسماء الملفات من الزائدة الموجودة أعلى الملف
يمكن استخراج الأوراق او وضعها في الملف دون اخراج الملف من الدرج
تغني هذه الطريقه عن استخدام الفهارس في معظم الأحيان
عيوبها :
تتطلب هذه الطريقة مساحات اضافيه تكفي لفتح الأدراج
الملفات قد تتلف بمضي الزمن عليها
الخزانات والمعدات التي توضع فيها الأدراج مكلفه
*طريقة الترتيب العمودي المعلق:
مميزاتها:
يمكن تحريك الملفات على سلكين بسهولة
يمكن فتح الملفات دون أن ترفع من مكانها
حماية الملفات من التمزق أو التلف
عيوبها :
لا تصلح في حالة المجلدات كبيرة الحجم
في بعض الأحيان قد تسقط أوراق من أسفل الملف المعلق
3-طريقة الترتيب الواقفة:
ويصلح هذا النوع من الرتيب للعديد من الوثائق مثل الأشـرطة المسـجلة أو المصـورة ، والملفــات الكرتونية وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها ترتب واقفة – وفي هذا النوع من الترتيب توضع الوثائق عمودياً ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها و المعدات المستخدمة لهذه الطريقة هي الدواليب ذات الأرفف
مميزاتها:
التوفير في المساحة
يمكن تركيب عدد من الرفوف لمسافات أعلى
عيوبها:
صعوبة رؤية الملفات
قد تتعرض الملفات للتلف
منقوووول
