حيث يتوجب على المصلحة المتعاقدة بمناسبة منح الصفقة للمتعهد الذي يقدم أفضل عرض، أن تستند علي :
- إما على خليط من المعايير المتعلقة بموضوع الصفقة و لا سيما الجودة، السعر، القيمة التقنية، الناحية الجمالية و المواصفات المطلوبة، تكلفة الإستعمال، المردودية، الطابع التجديدي، خدمة ما بيع البيع و المساعدة التقنية، تاريخ التسليم، آجال التسليم أو الإنجاز، إضافة إلى معايير أخرى ذات صلة بموضوع الصفقة.
- و إما ، مراعاة لموضوع الصفقة، يتم الإعتماد على معيار وحيد هو معيار السعر.
و عندما تختار المصلحة المتعاقدة العمل بعدة معايير يتوجب عليها تحديد قيمة كل معيار و وزنه في عملية التقييم النهائي للعروض.
إن عملية تقييم العروض و عملية المنح هما عمليتان مختلفتان، تحكمهما نصوص مختلفة، فعملية التقييم من صلاحيات لجنة تقييم العروض، أما عملية المنح فهي من صلاحية مسؤول المصلحة المتعاقدة.
يجب أن تراعي معايير التقييم بعض القواعد الأساسية :
- يجب أن يتيح المعيار المحدد إمكانية المفاضلة ما بين العروض.
- لا يجب أن يكون معيار التقييم تمييزيا بحيث يمنح أفضلية من أي نوع كانت لأحد العارضين.
- يجب أن يكون معيار التقييم محدد بوضوح لا يقبل التأويل.
- يجب أن يتم الإعلان عن معايير التقييم بصورة مسبقة عن إجراءات الدعوة إلى المنافسة.
- يجب أن ترتب المعايير حسب أهميتها في تقييم العروض.
- لا يجب وضع أي معيار لا تكون له صلة واضحة بموضوع الصفقة، بحيث توضع المعايير لتقييم العروض من أجل المفاضلة ما بينها.
أما بالنسبة لعملية إختيار المتعامل المتعاقد فهي تتم من خلال عدد من المعايير المتعلقة بخبرة المتعهد و مؤهلاته و الإمكانيات المادية و البشرية التي يحوزها و التي من شأنها ضمان حسن تنفيذ الصفقة، أي أنها معايير ترتبط بقدرة المتعهد على تنفيذ الصفقة و التي لا علاقة لها بتقييم العروض.
و عليه ينبغي على المصلحة المتعاقدة بمناسبة إعداد دفتر الشروط أن تميز بوضوح ما بين معايير تقييم العروض و معايير إختيار المتعامل المتعاقد.
فالقيمة التقنية للتعهد لا يمكن أن تستند مثلا على مطابقة العرض لدفتر الشروط أو تقديم الوثائق المطلوبة لأن ذلك يصنف ضمن شروط قبول التعهدات و لا يمثل شيئا في تحديد قيمتها التقنية.
و عليه، بعد أن نحدد العرض الأفضل .. نبادر إلى دراسة مدى قدرة المتعهد على إنجاز موضوع الصفقة .. و بالتالي قد لا يتم قبول العرض الأفضل طالما أن مؤهلات المتعهد و إمكانياته غير مقنعة.
و يبقى في الأخير الإشارة إلى خصوصيات بعض طرق الإبرام و أقصد بها المسابقة حيث نجد مفهوما أوسع في التقييم تقوم به لجنة التحكيم التي تتولى فقط دراسة عروض الخدمات .. حيث بتكون العرض في المسابقة من عرض تقني فقط ت/ و يتم فتح و تقييم العروض التقني لتحديد المتعهدين المؤهلين ثم يطلب منهم تقديم عرض مالي و عرض خدمات و هذا الأخير تدرسه لجنة التحكيم لتحديد عروض الخدمات المقبولة و التي تكون الوحيبدة التي تقوم لجنة الفتح في مرحلة ثالثة بفتح الأظرفة المالية للعروض المقبولة فقط بينما تعاد باقي الأظرفة المالية إلى أصحابها دون فتحها .. و لعل الزملاء يلاحظون أن دور لجنة التحكيم هنا دور أساسي جدا لأنه يرهن عمل لجنة التقييم و يتحكم فيها إلى حد بعيد .