لجنة فتح العروض

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته اما بعد من لديه بعض المعلومات عن السجل الخاص بلجنة فتح العروض ان بزودنا بها و خاصة المواصفات و ما هي المعلومات الواجب كتابتها في هذا السجل اوجه هذا الاستفسار الى كافة الاعضاء و نخص بالذكر الاخ كرمس .

سجل جلسات لجنة فتح الأظرفة أو لحنة تقييم العروض أو لجنة الصفقات هي سجلات عادية يتم ترقيم صفحاتها بالتسلسل المستمر من الورقة الأولي إلى الورقة الأخيرة .. و يقوم مسؤول المصلحة المتعاقدة بتأشير الصفحتين الأولى و الأخيرة منها... تخصص هذه السجلات لتدوين محاضر جلسات اللجان ... هذا ما فهمته من السؤال فإن لم يكن الرد موفقا أرجو منك التوضيح أكثر

من الناحية العملية شخصيا أفضل إفراد سجل خاص بكل سنة مالية ... و لكن هناك قول و فيه كثير من الصواب يقول أنه لا حاجة لذلك فعمل اللجنة مستمر لا ينتهي بنهاية السنة المالية .. و في الحالتين لا أرى لأي خيار منهما أي أثر سلبي مخالف للقانون أو التنظيم .. و الله أعلم

تعودنا سابقا على أن تتكفل المصلحة المتعاقدة بتدوين العروض التي تصلها دون حاجة إلى إمضاء العارضين على السجل بل نكتفي بتسليم وصل إستلام لكل عارض يحمل رقم التسجيل و تاريخ الوصول فقط ... هكذا كنا نعمل سابقا أما حاليا فو الله لست مطلعا على هذا التفصيل بالذات.
غير أنني بالرجوع إلى نص المادة 124 التي تفصل مهام لجنة فتح الأظرفة نجدها تنص على كون اللجنة " تتأكد من صحة تسجيل العروض على سجل خاص " و هذه النقطة يمكن التأكد منها من خلال مكابقة عدد العروض المستلمة و أرقامها لعدد العروض المسجلة في السجل ... فإذا وجدت هناك أي فارق سلبي تشير إليه في محضرها ... و كل متعهد يدعي أنه أودع عرضا و لم يقدم للجنة فتح الأظرفة فما عليه إلا أن يستظهر وصل الإستلام أو ما يثبت إرساله عن طريق البريد في حالة إقرار مثل هذه الطريقة .. و بالتالي لا أرى ما يدعو إلى إشتراط إمضاء المتعهدين .. إلا إذا جاء بعد سنة 2000 نص ما يوجب ذلك ... لأنني بعد هذا التاريخ لم أكن على إتصال مباشر بهذه المسائل.

ما نقوم به في مصلحة الصفقات :هناك سجل خاص بايداع العروض حيث يدون فيه تاريخ و رقم العرض حسب التسلسل الزمني لوصول العرض و يكتب الرقم والتاريخ فوق الضرف الخارجي
و اجد طريقة تسليم الوصول للمودعين فكرة جيدة حيث يكتب في الوصل رقم الضرف حسب التسلسل الزمني لوصول العرض واسم العملية وتاريخ الايداع

إضافة إلى ما تقدم به الإخوة . فالمعلومات التي تدوّن في السجل يخص العروض المقدمة
يتم تحرير محضر ديباجته المعهودة والتي تبيّن تاريخ الجلسة ورئيسها والأعضاء الحاضرون والغايبون
ثم يتم اتطرق إلى جدول الأعمال : موضوع الجلسة وذكر موضوع الصفقة وتاريخ الاعلان عنها وتاريخ فتح الأظرفة وعدد دفاتر الشروط امسحوبة وعدد الأظرفة الواردة
ثم يـُـشـرع في العمل ويوضع لذلك رقم تسلسلي بحسب ترتيب تسجيل وصول الأظرفة
وبعد الفتح يتم ذكر الوثائق الموجودة والملاحظات عليها و مبلغ العرض ومدة الإنجاز وكل ما يستحق التقييد.
والله أعلم

هناك من يشترط ختم العارض و تدوين رقم هاتفه و اسم العارض، بحجة ربما نحتاج اليه لنطلب منه اتمام الملف .
و لكن أنا ارى ان هذا خطأ كبير، فأين عامل ابهام العروض قد أصبح العرض هنا معروفا غير مبهم.
فالأصح ما قاله الإخوة : هناك سجل خاص بايداع العروض حيث يدون فيه تاريخ و رقم العرض حسب التسلسل الزمني لوصول العرض و يكتب الرقم والتاريخ فوق الضرف الخارجي
و اجد طريقة تسليم الوصول للمودعين فكرة جيدة حيث يكتب في الوصل رقم الضرف حسب التسلسل الزمني لوصول العرض واسم العملية وتاريخ الايداع

هو نفس الكلام الذي جاء في ردك اعلاه :

" اخي السائل اظن من يقومون عنما قلت (هناك من يشترط ختم العارض و تدوين رقم هاتفه و اسم العارض، بحجة ربما نحتاج اليه لنطلب منه اتمام الملف .
و لكن أنا ارى ان هذا خطأ كبير، فأين عامل ابهام العروض قد أصبح العرض هنا معروفا غير مبهم)..
يقومون بذلك في حالة سجل سحب دفاتر الشروط و ليس سجل الايداع اخي الكريم..و ليس لاتمام الملف في هذه الحالة ..و انما لابلاغهم باية تغييرات على دفتر الشروط مثلا..امان كنت تقصد سجل ايداع الاظرفة فهو كما تفضلت به يصبح الظرف معلوما..

شكرااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااااا