الرئيسية
أسس صياغة الوثائق والمراسلات والمطبوعات الإدارية
إعداد : فتحي الغرّاد متصرف مستشار في الوثائق الإدارية والأرشيف
الوثائق الإدارية
الوثيقة في اللغة كما في لسان العرب مشتقة من المواثقة أو المعاهدة.
قال الله تعالى "وميثاقَه الذي واثَقكم به".
كما في حديث كعب بن مالك رضي الله عنه : "ولقد شهدت مع رسول الله، صلى الله عليه وسلم، ليلة العقبة حين تَواثَقْنا على الإسلام أي تحالفنا وتعاهدنا".
من الناحية اللغوية كلمة وثيقة مُشتقّة من الفعل وثق أي ائتمن، ووثَّق أي أحكم، نقول ووثَّق الأمر أي أحكمه وأثبته، والوثيقة هو المحكم، والوثائق هي كل ما يعتمد عليه أو يرجع إليه لإثبات أمر وإحكامه وإعطائه صفة التحقق، أو يؤتمن على وديعة فكرية أو تاريخية تساعد في البحث العلمي، أو تكشف عن جوهر واقع ما أو تؤكد على إجراء تصرف قانوني سواء كان عام أم خاص.
أما من الناحية الاصطلاحية فإننا نقصد بالوثيقة أيّ مستند أو محرّر مسجّل - سواء كان في شكل مخطوط أو مطبوع أو مصوراً أو في مادة سمعية أو بصرية أو مصغر فيلمي أوفى شكل إلكتروني – نتج عن تصرف قانوني أو واقعة قانونية لشخص طبيعي أو معنوي.
ُيشار إلى الوثيقة على مرّ العصور واختلاف التشريعات بأنها أداة لإثبات الحق، وحمايته من الضياع، وهكذا نجد في التشريعات القانونية على اختلاف مدارسها وسائل مختلفة لإثبات المعاملات، واعتُبرت أحيانا هذه الوسائل شرط أساسي من دونه لا ينشأ الحق القانوني للمعاملة، كما جعلت منه في أحيانا أخرى وسيلة لإثبات التصرف القانوني فقط.
وانتقلت الوثيقة مع التطور الذي شهده الفكر الإنساني والفلسفة القانونية من أداة إثبات وحماية، إلى وسيلة لتنفيذ القانون، حيث أن السياسة التشريعية للقانون أحيانا قد تستهدفه لحماية أطراف في العلاقة التعاقدية، أو لضرورة ورود خصائص معينه في العلاقة العقدية تساهم في تحديد شكل الوثيقة، إضافة إلى دورها الهام في تطور قانون العقود.
كما تُعرّف الوثيقة على أنها معلومة كتبت لحفظ الحقوق أو الهوية أو لتسيير النظام الإداري أو لارتباطها بعلاقات الناس وتكون لها الصفة القانونية وتعرف الوثيقـة بأنها كل وسيط يقدم معلومات أو حقيقة أو يساعد على تقديم حقيقة ما وتكون لها الصفة القانونية، فالمصادر المادية من أثار وعمارة ونقوش وأختام ومسكوكات وآلات حرب ولباس هي من أنماط الوثائق، كما أن المصادر الروائية من مخطوطات وكتب وصحف ومواد سمعية وبصرية هي أيضا وثائق .
وبالتالي تكون الوثيقة كل وعاء للمعلومات، بما في ذلك المعطيات التي تحتوي عليها، مقروءة من طرف الإنسان أو عن طريق آلة خاصة.
1- نشأة الوثيقة :
عند إنشاء أي نوع من الوثائق لابد من تحديد الحاجة من المعلومات التي تحويها الوثيقة والتطابق بين المحتوى والحاجيات المحددة.
حيث لا يمكن أن نقوم بصياغة ناجعة للوثيقة بدون معرفة مسبقة بالحاجيات التي تستجيب لها.
2- محتوى الوثيقة :
يجب أن تحتوي الوثيقة على المعلومات التي يراها الباث والمتقبل ضرورية،
يجب أن تكون المعلومات مطروحة بطريقة واضحة ومحددة حتى ينجلي عنها كل غموض والتباس.
يجب أن تقدم الوثيقة تقديما منطقيا حتى تجد الصدى الطيب لدى المتلقي.
3- الوثائق الإدارية :
هي الوثائق المنتجة من قبل الإدارات وتشكل هذه النوعية من الوثائق القسم الأكبر من الوثائق.
1.3- أنواع الوثائق الإدارية :
وثائق ذات قيمة قانونية : وثيقة مادية تستعمل كمستند قانوني (العقود)
وثائق البث : مجموع الوثائق التي يقع استعمالها لإحالة أو بث معلومات (رسالة، مذكرة)
وثائق الإحالة : وثائق تصاحب وثائق أخرى (جداول الإحالة)
2.3- مكونات الوثيقة الإدارية :
تتكون الوثيقة الإدارية من حيث بنائها من مجموعة مكونات هي التالية :
المصدر :
يوجد في أعلى الزاوية اليمنى ويستعمل لتحديد مصدر الوثيقة (الوزارة، الإدارة العامة، الإدارة، المصلحة...) وعادة ما يكون بخط غليظ وبنوعية كتابة مخالفة لباقي محتوى الوثيقة، مع إمكانية احتواء المصدر على شعار الدولة أو المؤسسة.
رقم التسجيل :
عدد رتبي وفي بعض الحالات رموز تسند للوثيقة قبل إحالتها ويستعمل هذا الرمز كمرجع وعادة يوضع تحت المصدر.
التاريخ :
يوجد عادة في أعلى الزاوية اليسرى للوثيقة الإدارية مسبوق بالمكان الجغرافي لإنشاء الوثيقة.
الموضوع :
خُصّص لتحديد محتوى الوثيقة بشكل مختصر.
المرجع :
يُدرج بعد الموضوع مباشرة لتحديد الوثائق الأخرى السابقة التي لها علاقة بموضوع الوثيقة وفي بعض الحالات تكون سببا في إنشائها مع التأكيد على ضرورة إدراج أرقام تسجيل هذه المراجع.
المصاحيب :
خاص بتحديد الوثائق المصاحبة للوثيقة ويدرج بعد المرجع مباشرة.
جوهر الوثيقة :
وهو مجموع المعلومات المتعلقة بموضوع الوثيقة أي جوهر المحتوى.
الإمضاء :
إمضاء منشئ الوثيقة مع تحديد هويته الإدارية.
العنوان :
عنوان المنشئ للوثيقة ويوجد عادة في شكل شريط بأسفل الوثيقة.
مع التأكيد على ضرورة الإخراج الجيد للوثيقة.
3.3- خصائص الوثيقة الإدارية وسماتها :
تتميز الوثائق بمجموعة من الخصائص هي :
الموضوعية وعدم التحيز :
حيث يتم تحريرها بشكل موضوعي من جانب الجهة الرسمية التي تنتجها، وهي بهذه الصفة تعتبر جزء لا يتجزأ من نشاط المؤسسة التي أنتجتها أو تلقّتها، لذلك لا يُتوقع منها سوى الحقيقة باعتبارها جزء من عمل الإدارة التي أنتجتها.
المصداقية :
وتعني اشتمالها على معلومات صحيحة خالية من الشك لكونها خضعت للوصاية من الجهة الرسمية التي أنتجتها أو من ينوب عنها شرعا أو قانوناً، وذلك على عكس المعلومات الواردة في المصادر الروائية كالكتب والدوريات فهي معرضة بشكل إرادي للخطأ والصواب.
الطبيعية :
حيث تتكون الوثائق طبيعيا من خلال ممارسة الجهة الرسمية لأعمالها وأنشطتها اليومية المستمرة.
العلاقات المتبادلة :
حيث ترتبط كل وثيقة بعلاقات وطيدة مع بقية الوثائق الأخرى سواء أكانت داخل المجموعة الوثائقية أو خارجها، لذلك يكون من الصعب – في أحيان كثيرة - فهم محتويات وثيقة ما بدون الرجوع إلى الوثائق الأخرى التي ترتبط بها، لذلك عند التنظيم يحسن ترتيب الوثائق وفقاً لمبدأ المُنشأ أو الأصل.
4.3- قيمة الوثيقة الإدارية :
القيمة الإدارية للوثيقة :
تحتوي الوثائق عند نشأتها على معلومات حول الوظائف والنشاطات الجارية للمؤسسة لكن مع مرور الزمن تتضاءل الحاجة إلى هذه الوثائق وتضمحل قيمتها الإدارية.
القيمة القانونية :
تتعلق الوثائق ذات القيمة القانونية بحقوق وواجبات المؤسسة. ويمكن أن تحدد الوثائق ذات القيمة القانونية بنص قانوني أو بأنظمة داخلية.
القيمة المالية للوثيقة :
الوثائق ذات القيمة المالية هي جميع الوثائق الخاصة بالتصرف المالي للمؤسسة والتي تحتاجها لتدعيم معاملاتها المالية.
القيمة التاريخية للوثيقة :
من بين جميع الوثائق التي سبق ذكرها هناك بعض الوثائق التي تكتسي قيمة ثانية بعد انتهاء قيمتها الأولى وهي القيمة التاريخية أي مجموع الوثائق التي من شأنها أن تعكس تاريخ المؤسسة ويمكن استغلالها في البحوث التاريخية (وهي عادة بين 5 و10% من الوثائق المنتجة أو المستقبلة من طرف الهيكل الإداري).
5.3- أهمية الوثيقة الإدارية :
رغم أن العالم يعيش اليوم ثورة معلوماتية علمية حديثة وشاملة، إلا أن الوثيقة ظلت ولا تزال مصدر أصلي للمعلومات التي ترتكز عليها الدارسات والبحوث العلمية في مختلف المجالات ولقد كان لظهور المنظمات الدولية الكبرى بعد الحرب العالمية الثانية كمنظمة الأمم المتحدة وإنشاء محكمة العدل الدولية وظهور المنظمات الإقليمية في جميع أنحاء العالم أبلغ الأثر في العناية بالوثائق والمستندات والخرائط لجمع الحقائق والأدلة التاريخية التي تدعم النزاع حول قضايا كثيرة كالحدود وإثبات الحقوق في الموارد والثرواث الطبيعية وغير ذلك.
وتبرز أهمية الوثائق في كونها :
1) تمّ إنشاؤها كنتيجة طبيعية لسير العمل اليومي للجهة التي أنشأتها أو استقبلتها.
2) تحتوي على المعلومات الإدارية التي تخدم أهداف تلك الجهة.
3) القيمة الإثباتية وعمليات اتخاذ القرار.
4) احتوائها على معلومات على درجة عالية من الصحة، يمكن الوثوق بها والاعتماد عليها كمصدر هام من مصادر المعلومات للإدارة والبحث على حدّ السواء.
5) سجلاّ دقيقا لحياة هذا الجهاز ونموه، ولكي تحقق الإدارة أهدافها، وتنجح في عملها، لا بدّ من توافر المعلومات اللازمة لإنجاز هذه الأعمال بصورة جيدة.
6) أرقى أنواع المصادر التاريخية التي يعتمد عليها الباحثون.
7) قدرتها على كشف التطورات الإدارية والاقتصادية والسياسية والاجتماعية للدولة والمؤسسات.
8) تلعب دورا هاما في اتخاذ القرارات السليمة المتعلقة بمجال التخطيط لدى المؤسسات.
9) تثبت الهوية الشخصية للفرد وتُكسبه حقوقة في المجتمع، كما أنها تحمي حقوق الملكية العامة والخاصة، إضافة إلى حمايتها لحقوق الاختراعات والبراءات العلمية.
وبهذا يمكن القول بأن الوثائق الإدارية هي وسائل الحياة لأي مؤسسة لما تحويه من معلومات إدارية بالنسبة للعمل الإداري بأنواعه المختلفة (مالي، إداري،قانوني، فني...)
المراسلات الإدارية
1- مفهوم المراسلة الإدارية :
المراسلة تعني الإنشاء والكتابة، ويمكن تعريفها بمجموع الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها، وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وكذلك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها.
فالمراسلات الإدارية كونها من وسائل الاتصال المباشر لا يمكن الاستغناء عنها نظرا لأهميتها في الحياة اليومية والعصرية، ولقد استخدم الأولون الرسالة فكانت هي الأداة الوحيدة التي تنقل الخبر وتُعلم أو تُبلغ المخاطب بها عن الأوضاع أو المواقف، بل وقبل ظهور الرسالة المكتوبة كانت هناك أنواع جمّة من التراسل والتواصل ولعل أهم الأمثلة الحمام الزاجل.
ولكن بتطور وسائل الاتصال والإعلام ظهرت أنواع جديدة من الاتصالات ولعل أهمها الهواتف اللاسلكية والانترنت وغيرها من وسائل الاتصال.
2- أهمية المراسلات الإدارية
مازالت للوثائق الإدارية المكتوبة عموما والرسالة الإدارية على وجه الخصوص وزنها الكبير، نظرا لأهميتها في الحياة العملية واليومية فنجدها صارت من الوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها والتي يمكن ترتيبها على النحو الآتي :
أ) نقل المعلومات :
للمراسلات الإدارية مكانة هامة في النشاط الإداري فهي من أهم الوسائل المستعملة في العلاقات الإدارية فيجب على مستعملها حسن استعمالها، كما تعتبر من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري، نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بالأمر.
ب) مادة عمل وميدان للتطبيق :
إن الإلمام بقواعد اللغة أمر ضروري وذلك من أجل التحرير السليم للمراسلات الإدارية والتحكم في المضمون، كما أنه على الموظف أن يكون متمكنا من هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها.
ج) دلالة مادية في الإثبات :
وذلك على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات.
3- خصائص المراسلة الإدارية :
تتميز المراسلة الإدارية بجملة من الخصائص :
أ) احترام التسلسل الإداري :
يقوم التنظيم الإداري على أساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزّأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل.
نأخذ مثال في حال توجيه مراسلة إلى رئيس الإدارة، فلابد من أن تُطْلع عليها رؤسائك المباشرين للإعلام وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعي الأمر ذلك، (مثال حالة أنك رئيس مصلحة الموظفين وتوجه مراسلة إلى الوزير)
المثال :
إلى عناية السيد الوزير
تحت إشراف السيد : المدير العام للشؤون الإدارية والمالية
عن طريق : السيد مدير الشؤون الإدارية
وتكتب على النحو الآتي :
إلى عناية السيد الوزير
ت/إ : المدير العام للشؤون الإدارية والمالية
ع/ط : السيد مدير الشؤون الإدارية
ب) المسؤولية والحذر :
إن مبدأ المسؤولية هو أساس تحرير المراسلات الإدارية، والمقصود هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه، والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي أُسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته، لكن قد يتغيب المدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه، فيحدث أن يتعدى هذا الأخير الصلاحيات المفوض فيها تفويض توقيع مكتوب أو غير مكتوب، فهنا يجب التمييز بين ما إذا كان الخطأ شخصيا وبه تنعقد مسؤولية المُفوّض إليه على أساس الخطأ أو كان مصلحيا فتتحمله الإدارة.
وعليه فيجب مراعاة مبدأ المسؤولية عند التحرير ومن التوجيهات المقدمة في هذا الإطار عدم استعمال ضمير الجمع "نحن" بل نستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير
مثلا : يشرفني ...، أعلمكم ...، الخ.
بدلا من : يشرفنا .., نعلمكم ...، الخ.
وأما الحذر فهو الحيطة والتحفظ فحتى لا يتحمل المرؤوس المسؤولية يجب عليه أن يكون حذرا وبصيرا، وعليه أن يترك الكلمة الأخيرة لسلطة اتخاذ القرار باختيار العبارات المناسبة بشيء من التحفظ بدلا من إثباتات صريحة، مثال ذلك :
يبدو لي....، يظهر مما سبق، ... الخ.
ج) واجب المحافظة على سر المهنة :
تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة، فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه، كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيس الإدارة ووفق الشروط القانونية.
4- الشروط الشكلية للمراسلات الإدارية
توجد عدة شروط تتعلق بشكل الوثيقة أو المراسلة الإدارية التي يجب مراعاتها لتكون الوثيقة أو المراسلة مكتملة من حيث الشكل، وهذه الشروط يمكن حصرها :
الورق :
يجب أن يكون الورق ملائما من حيث اللون ويفضل الأبيض لتظهر عليه الكتابة، كما يجب أن تكون نوعية الورق مناسبة أي ليس سميكا لكي لا تتضخم الملفات في الأرشيف وأيضا ليس خفيفا جدا كي لا يكون عرضة للتمزق بعد سنوات قليلة.
الهوامش :
وهي الفراغات المتروكة من حافة الورقة اليمنى واليسرى والعليا والسفلى وحتى بداية ونهاية السطر. إذ أنه هناك أربعة هوامش يفضل أن تكون مساحتها ملائمة لإتاحة الفرصة للتسفير في صورة الضرورة وتختلف من العربية إلى الفرنسية فإذا كانت الوثيقة أو المراسلة باللغة العربية فيكون الهامش الأيمن أكثر من الهامش الأيسر وإذا كانت باللغة الفرنسية فالعكس صحيح.
ومما هو جدير بالذكر أن للهوامش في الوثيقة أو المراسلة الإدارية عدة مزايا منها أنها تحافظ على نص الوثيقة أو المراسلة إذا ما تعرضت أطرافها للتآكل، كما تعطيها منظرا جماليا وأخيرا إمكانية تسفير الوثيقة أو المراسلة دون ضياع كلمة أو حرف منها.
المسافات :
وهي المساحات الفارغة من الكتابة والموزعة في الوثيقة أو المراسلة كما يلي :
- مسافة بين الكلمة والكلمة
- مسافة بين السطر والسطر
- مسافة بين الفقرة والفقرة
وللكاتب أن يقدرها بشكل يضفي على الوثيقة أو المراسلة شيئا من الجمالية والوضوح.
الفقرات :
كل مراسلة تتكون من مجموعة من الأفكار وكل فكرة تعتبر فقرة جديدة يجب أن تبدأ بسطر جديد.
مع العلم أن بداية الفقرات تكون بمزيد من الهامش.
عموما فإن تلك الأربعة شروط السابقة والتي تنصبّ على شكل المراسلة الإدارية يجب مراعاتها عند تحرير أي رسالة وهو ما يعرف بتنسيق أجزاء المراسلة.
5- الشروط الموضوعية للمراسلات الإدارية
إن كتابة المراسلات الإدارية فنّ له قواعده وأصوله ويحتاج إلى الدقة وسعة الأفق واللباقة والهدوء والاتزان والتمكن من اللغة التي تعين الكاتب على توضيح أفكاره في عبارات دقيقة خالية من الركاكة والأخطاء النحوية واللغوية. لذلك كان لزاما مراعاة الشروط الموضوعية عند كتابة المراسلات وهي على النحو التالي :
الوضوح :
إذ يجب أن تتضح فكرة المراسلة في ذهن كاتبها ليستطيع أن ينشئ رسالة ويكون فاهما لموضوعها فهما تاما ومن هنا تكتب الرسالة بوضوح لتكون مفهومة لدى قرائها.
الإيجاز :
ويعني ذلك كتابة المراسلة بأقل عدد من الكلمات مع المحافظة على وضوح المعنى المطلوب. فالمراسلة إذا كانت طويلة يكون لها وقعا غير مريح في نفس قارئها ومن هنا برزت فكرة الإيجاز "شرط ألا يكون مملا في المعنى".
الفعالية :
ويعني ذلك كتابة الرسائل بأسلوب صريح وصادق وينمّ عن الاهتمام بمصالح الآخرين ومراعاة مشاعرهم وأفكارهم – ويمكن تحقيق ذلك بعدم تضمين المراسلة ما يثير الشك لدى القارئ أو يشير إلى خطئه أو سوء فهمه لموضوع الرسالة.
القوة :
أي كتابة المراسلة بأسلوب منطقي ومقنع وذلك باستعمال الكلمات الشائعة الاستخدام والابتعاد عن الكلمات الفنية أو الصعبة التي قد لا يفهمها القارئ ويمكن تحقيق ذلك باستخدام اللغة العربية السليمة ذات الكلمات المحددة والمركزة وعدم استخدام الكلمات العامية.
التقـاريـر
التقرير هو وثيقة إدارية هامة تتعلق بموضوع محدّد أو بمجموعة مواضيع مترابطة أو يمكن أن يكون شاملا كالتقارير التي تتعلق بنشاط المؤسسة.
هناك العديد من المعايير والأسس التي يمكن بواسطتها تسمية التقارير وتحديد أنواعها ومن ضمنها (طبيعة التقرير، حجم التقرير، موضوع التقرير، فترة التقرير).
1- أنواع التقارير :
يمكن القول بأن أنواع التقارير تتمثل خاصة فيما يلي :
1.1- تقارير دورية :
وهي تقارير تُقدم في فترات زمنية محددة مُسبقا كأن تكون مثلا شهرية أو سنوية ...
2.1-تقارير سير العمل :
وهي تقارير تُقدم فور الانتهاء من كل مرحلة من مراحل عمل معين (عند إنجاز بعض المشاريع مثلا تُقدم تقارير حسب مراحل الإنجاز)
3.1-تقارير الغرض :
وهي تقارير الغرض منها تحليل الأوضاع الماضية والحاضرة لإيجاد حلول مستقبلية وللمساعدة في التخطيط واتخاذ القرارات.
4.1- تقارير التوصية :
وهي تقارير الغرض منها إجراء دراسة حول موضوع معين أو خطة أو مشكلة معينة وإعطاء مقترحات وتوصيات بشأن ذلك الموضوع أو تلك المشكلة.
2- الشروط الشكلية للتقرير :
من الشروط الشكلية للتقرير الجيد ما يلي :
الورق الملائم :
لا بد عند كتابة التقارير من التركيز على نوعية ورق على أن يكون الغلاف من الورق الشفاف من الجهة الأمامية لإظهار صفحة العنوان والتي من المستحسن أن تكون بالألوان وذات إخراج جيد ومن الجهة الخلفية من الورق المقوى، لإعطاء التقرير المظهر الجيد وحفظه من التلف، إضافة إلى حسن اختيار الألوان المعتمدة. وبالنسبة للمقاسات فيُفضل استخدام الحجم الشائع وهو "أ4" (21 X 29.7 سم).
تنسيق التقرير وتقسيمه :
لا بد من تقسيم التقرير بتبويب محتواه تبويبا واضحا حسب محتوى التقرير حيث يُمكن تقسيمه إلى أبواب وأقسام بالتدرج من العام إلى الخاص.
إضافة إلى ذلك يجب مراعاة تنسيق الهوامش يمينا ويسارا ومن الأعلى والأسفل خاصة وأن التقرير في أغلب الحالات يقدم بعد تسفيره في شكل كُتيّب.
هذا وتجدر الإشارة إلى ضرورة توحيد الخطوط وحجمها بالنسبة للأبواب والأقسام والعناوين. مع الإشارة أيضا إلى ضرورة احترام المسافات.
أجزاء التقرير :
يتكون التقرير من عدة أجزاء يمكن حصرها في ما يلي :
1) صفحة الغلاف وتتضمن عنوان التقرير وتاريخه ورقمه إضافة إلى مُعد التقرير وانتمائه الإداري (حسب الهيكل التنظيمي للمؤسسة) وتكون صفحة الغلاف من الورق المقوي، وفي صورة استعمال الورق الشفاف توضع هذه البيانات بصفحة العنوان وهي التي تلي مباشرة الغلاف الشفاف ويمكن أن تكون من الورق المقوي.
2) قائمة المحتويات أو الفهرس وتشمل العناوين الرئيسية والفرعية داخل التقرير.
3) المقدمة والتي يحدد فيها الأجزاء الرئيسية مع ذكر طريقة إعداد التقرير والغرض منه مع ذكر الجهة التي طلبت إعداد ذلك التقرير.
4) محتوى التقرير أو صلب التقرير ويتضمن جسم التقرير أي موضوع التقرير، مع ذكر النتائج والتوصيات.
5) الملاحق إن وجدت وتُرقم حسب علاقتها بمحتوى التقرير.
6) قائمة المراجع.
3- الشروط الموضوعية للتقرير :
من الشروط الموضوعية للتقرير الجيد ما يلي :
1.3- الوضوح والبساطة :
يقصد بذلك وضوح التقرير مع بساطة الأسلوب وتوضيح الأفكار الرئيسية للتقرير بشكل مباشر ودون أية صعوبات.
2.3- الإيجاز :
لا بد من توفر هذا الشرط في التقرير حيث يُفضل البُعد عن الإسهاب والإطالة ويُفترض التعبير عن الموضوع بأيسر الطرق وأسهل العبارات.
3.3- الإقناع :
ويتمثل هذا في صحة ودقة المعلومات المعروضة مع جودة التحليل وحسن صياغة المقترحات والتوصيات.
4.3- استخدام الوسائل المساعدة :
يقصد بالوسائل المساعدة الجداول والإحصائيات والرسوم البيانية التي تدعم التقرير وتثبت دقة التحليل إذا ما تطلب الأمر ذلك.
4- خطوات إعداد التقرير :
لإنجاز التقارير لا بد من إتباع خطوات دقيقة للحصول على تقرير جيد :
أ) تحديد الموضوع أو المشكلة وعناصرها :
ويعني ذلك أن يكون لدى كاتب التقرير فكرة كاملة وواضحة عن موضوع الدراسة بحيث يمكنه تحديد الإطار العام للمشكلة والعوامل المسببة لها.
ب) إعداد الهياكل العامة للتقرير :
ويتضمن تحديد البنود الرئيسية للتقرير وترتيبها ترتيبا منطقيا ومن ثم تحديد النقاط الفرعية لكل بند رئيسي مع ترقيم البنود الرئيسية والفرعية ترقيما مناسبا.
ج) جمع البيانات والمعلومات وتنظيمها وتبويبها :
وتعتبر هذه الخطوة أهم الخطوات في إعداد التقارير حيث سيتوقف عليها نجاح التقرير ومن الواجب على معد التقرير أن يتحرّى الدقة في جمع المعلومات من مصادرها المتعددة والرئيسية ومن ثم ينظمها ويُبوّبها لتحديد الكمية المطلوبة واللازمة منها. ويعتمد مُعدّ التقرير على طريقة جيدة ومناسبة لجمع المعلومات حسب طبيعة تلك المعلومات المطلوبة.
د) تفسير البيانات وتحليلها :
تتطلب هذه المرحلة دراسة ومقدرة تحليلية لدى مُعدّ التقرير ليتمكن من تحليل المعلومات المتوفرة لديه ولمساعدته في استنتاج الخلل ومسببات المشكلة ومن ثم طرح المقترحات والتوصيات المناسبة لذلك الخلل.
هـ) صياغة التقرير :
الخطوة الأخيرة من خطوات إعداد التقرير وهنا تبرز مقدرة ومهارة مُعدّ التقرير في التعبير عن الموضوع أو المشكلة محل الدراسة وبذلك لا بد أن تكون الصياغة سليمة وواضحة وفق الشروط الموضوعية للتقرير الجيد.
المطبوعات الإدارية
1- التعريف :
تعتبر مطبوعة إدارية كل أداة تُستعمل لجمع معلومات أو لتقديم خدمات أو لتكوين وثيقة إدارية وبصفة عامة للقيام بعمل إداري.
المطبوعة الإدارية هي عبارة عن ورقة أو أكثر تشمل بيانات ثابتة مطبوعة يترك أمامها فراغات يتم تعبئتها أو التأشير عليها بما يفيد المعلومات المتغيرة.
من هنا نجد أن البيانات التي تحويها المطبوعات نوعان :
النوع الأول : البيانات الثابتة : وهي البيانات التي يتم طباعتها لتسهيل تعبئة المطبوعة وتوفيرا لوقت مستخدمها.
النوع الثاني : البيانات المتغيرة : وهي البيانات التي يتم تعبئتها في الفراغ المتروك أمام البيانات الثابتة وهي بيانات متغيرة تتغير من شخص إلى آخر.
2- أهمية المطبوعات الإدارية :
- توفير الوقت والجهد لكل من مستخدم النموذج، والمستفيد منه.
- تساعد على تطوير الأداء وتحسين الإجراءات.
- سهولة تسجيل البيانات وتصنيفها حسب حاجة العمل.
- المحافظة على الوثائق والمستندات لأنها تُصمّم حسب أجهزة الحفظ.
- إمكانية الاستفادة من الأجهزة الحديثة في تفريغ وحظ البيانات.
- أداة فعالة لمراقبة الأداء وتقييم الأعمال.
3- خصائص المطبوعات الإدارية :
نظرا للأهمية التي تتمتع بها المطبوعات الإدارية، وما يُنفق في سبيل تصميمها وطباعتها وتوزيعها، وما تلعبه من دور كبير في تبسيط الإجراءات وتطوير العمل، فيجب أن تتمتع المطبوعة الجيدة بالصفات التالية :
- الدقة في صياغة الأسئلة.
- أن تكون المطبوعة الإدارية بسيطة، واضحة وسهلة الفهم.
- الترتيب المنطقي للبيانات.
- الفراغات تكفي لإدراج البيانات المطلوبة.
- احتواء أكبر قدر من البيانات الثابتة.
- تناسب نوع الورق والحجم مع أجهزة الحفظ.
- وجود تعليمات وإرشادات التعبئة في حالات خاصة.
4- أجزاء المطبوعة الإدارية :
يقوم مُصمّم المطبوعة الإدارية بتقسيمها إلى أجزاء وحقول تتناسب مع موضوع المطبوعة وبياناتها، وتقسم المطبوعة الإدارية إلى ثلاثة أقسام رئيسية هي :
1.4- مقدمة المطبوعة :
ويطلق عليها أحيانا الترويسة ومَوضِعها أعلى النموذج وتتضمن البيانات التالية :
اسم وعنوان المؤسسة
عنوان المطبوعة
رمز المطبوعة
تعليمات استخدام المطبوعة
2.4- جسم المطبوعة :
وهو الجزء الرئيسي في المطبوعة الذي يتضمن البيانات المطلوبة، والأسئلة والفراغات المتروكة للإجابة، ويُراعى كافة القواعد اللازمة للتصميم الجيد بحيث ترتب البيانات والفراغات ترتيبا منطقيا يساعد على تحقيق أهداف المطبوعة.
3.4- خاتمة المطبوعة :
وتتضمن الخاتمة بعض البيانات التكميلية مثل : إقرار بصحة المعلومات، اسم وتوقيع الشخص الذي قام بتعبئة المطبوعة، تاريخ تعبئة المطبوعة، التصديقات على صحة التوقيع...
5- المبادئ العامة لتصميم المطبوعة الإدارية :
لكي يتحقق الهدف أو الأهداف المرجوة من استخدام المطبوعات الإدارية، لا بد من مراعاة الأسس والقواعد اللازمة لتصميم المطبوعة وهي :
- تحديد البيانات الثابتة والمعلومات المتغيرة.
- تحديد الهدف من المطبوعة ونطاق استخدامه.
- تحديد الحجم الأمثل للمطبوعة.
- الدقة في صياغة البيانات ووضوح الغرض منها.
- الترتيب المنطقي للبيانات والمعلومات.
- تحديد رمز وعنوان المطبوعة.
- الإلمام بظروف استخدام المطبوعة.
6- عوامل تحديد حجم المطبوعة :
- مساحة الورق المستخدم.
- أوعية الحفظ المستخدمة.
- وسيلة التعبئة المستخدمة للمطبوعة (يدوي أو بواسطة آلة أو جهاز)
7- الصفات الواجب توفرها في مصمم المطبوعة الإدارية :
- الإلمام بأهداف المؤسسة وإجراءات العمل بها.
- الإلمام الجيد بأسس ومبادئ تصميم المطبوعات الإدارية.
- الإلمام بمراحل وإجراءات العمل بالمطبوعة لترتيب البيانات داخل المطبوعة.
- الإلمام بالجوانب الشكلية والموضوعية للمراسلات.
- الإلمام بالجوانب اللغوية.
8- تقييس المطبوعات الإدارية وتسجيلها :
لم يغفل المشرع التونسي عن موضوع المطبوعات الإدارية حيث أفرد هذا الموضوع بالأمر الترتيبي عدد 1692 لسنة 1994 المؤرخ في 8 أوت 1988 المتعلق بالمطبوعات الإدارية الذي تناول هذا الموضوع بكل دقة، وقد نص على ضرورة التقييس ضمن الباب الثالث من الأمر المذكور.
الفص 11 : تتولى الهياكل المكلفة بالتنظيم والأساليب والإعلامية بالوزارات والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية :
1) تجميع كافة نماذج المطبوعات الجاري بها العمل قصد دراستها وتقديم اقتراحات في شأنها خاصة من حيث مبدأ الإبقاء عليها أو حذفها أو تطويرها وفقا لأحكام هذا الأمر.
2) المساهمة في إعداد مشاريع المطبوعات المزمع إحداثها من حيث الشكل والمضمون.
3) المساهمة في تحيين المطبوعات الإدارية.
ولهذا الغرض يتولى الهيكل المكلف بالتنظيم والأساليب والإعلامية إعداد ملخص توضيحي حول كل مطبوعة إدارية.
الفصل 12 : تخضع المطبوعات الإدارية المنصوص عليها بالفصل الثاني من هذا الأمر إلى عمليات التقييس والتسجيل من قبل لجنة وطنية تتكون من :
* كاتب الدولة لدى الوزير الأول المكلف بالإصلاح الإداري والوظيفة العمومية أو من ينوبه : رئيس
* ممثل عن المعهد القومي للمواصفات والملكية الصناعية، عضو
* ممثل عن المطبعة الرسمية للجمهورية التونسية : عضو
* ممثل عن المركز القومي للإعلامية : عضو
* وممثل عن الوزارة أو الجماعة العمومية المحلية أو المؤسسة العمومية ذات الصبغة الإدارية المعنية : عضو
ويمكن لرئيس اللجنة دعوة كل شخص يرى في حضوره فائدة لأشغال اللجنة.
ويتولى كتابة أعمال هذه اللجنة أحد إطارات الوزارة الأولى.
الفصل 13 : تكلف اللجنة المنصوص عليها بالفصل 12 من هذا الأمر بالمهام التالية :
* النظر في مطابقة نماذج هذه المطبوعات لمقتضيات هذا الأمر.
* تسجيل النماذج النهائية للمطبوعات الإدارية.
الفصل 14 : تتمثل عملية تسجيل المطبوعات الإدارية في إسناد عدد تسلسلي لكل أنموذج نهائي ضمن دفاتر خاصة.
الفصل 15 : تدخل النماذج النهائية للمطبوعات الإدارية حيز التطبيق بمقتضى قرار من الوزير المعني ويقع تعريف العموم بها عن طريق كل وسائل النشر والإعلام المتداولة.
المزاج
