طلب مساعدة حول كيفية تنظيم الوثائق

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته

أنا أبحث عن طريقة عملية ومنظمة لترتيب وتنظيم الارشيف و الوثائق الادارية مع العلم أنني أعمل بمكتب الموارد البشرية

أهلا بك أختي الكريمة نحن جميعا في بداية المشوار المهني كانت تظهر لنا بكل كل عمل بالادارية صعب و لكن بالتجربة كل شيئ سهل و مريح , أيتها الأخت الكريمة ما دمت موظفة جديدة عليك اتباع الخظاوت التالية :
لتنظيف الوثائق و أرشفتها ليس من الضروري أن تكوني متحصلة على شهادة الأرشيف , أختي بداية الأمر عليك أن تكوني منضبطة جدا في العمل و ترتيب الوثائق يتمثل فيما يلي :
- تسجيل الوثائق الواردة في سجل خاص يسمى بسجل البريد الوارد .
- مسك جميع الوثائق و ووضعها في علب للأرشيف .
- تتبع التسلسل التاريخي للوثائق .
- جيمع الوثائق التي توضع في علب الأرشيف يكتب على العلبة عنوان الملف.
- تسجيل هذه الموافق التي في علب الأرشيف في جيل خاص بسجل الأرشيف و الذي بدوره يتكون مما يلي :
(تاريخ الأرشيف , نوع الوثائق , مصدرها , السنة التي وردت فيها) و هذا حتى يتسنى لك عملية البحث عنها في وقت الضرورة .
- عند اخراج أي وثيقة من علبة الأرشيف للاستخدامها وقت الضرورة عليك بوضع ورقة خاريجة و تسجيل الورقة التي أردت اخراجها من علبة اٍشيف و تدونيها في سجل خاص يدعى سجل خروج الوثائق من الأرشيف و عند الانتهاء من العملية ترجعي تلك الورقة في مكانها المخصص .
أختي في الله اذا كنت منضبطة و أعملها تنجز كلها في وقتها المحدد تجد نفسك مرتاحة البال لأن أعمالك جاهزة و عليك أن تتذكر دوما ( لا تؤجل عمل اليوم الى الغد ) أختي في الله آنا أعمل عون ادارة بمتوسطة
و لي مدة عمل 19 سنة , تعلمت من البداية الانضباط , الرد على المراسلات في وقتها المحدد , لا أؤجل اطلاقا عمل اليوم الى الغد , أن تكوني سرية في عملك , الثقة الكاملة مع الزملاء , أختي أي استفسار عليك الاتصال بميمية 26 و آنا في الخدمة .

شكــــــرا جزيلا بارك الله فيك

يمكن أيضا فتح سجل يتضمن مايلي:
أرقام علب الأرشيف وتصنيف شهري حسب التاريخ لكل علبة حيث يمكن العودة اليه عندما تودين البحث عن مراسلة معينة حيث يساعدك في التوجه مباشرة للعلبة المعنية من خلال رقمها وتاريخها المسجلين في السجل هذه الطريقة يستعملها زميلي المكلف بأرشيف مكتب ترقيم السيارات.

يمكن أيضا فتح سجل يتضمن مايلي:
أرقام علب الأرشيف وتصنيف شهري حسب التاريخ لكل علبة حيث يمكن العودة اليه عندما تودين البحث عن مراسلة معينة حيث يساعدك في التوجه مباشرة للعلبة المعنية من خلال رقمها وتاريخها المسجلين في السجل هذه الطريقة يستعملها زميلي المكلف بأرشيف مكتب ترقيم السيارات.

أيها الأخ المسعدى ها أنت تعطي الحلول و تشارك في موضوع هام جدا , اذا أنت موظف مواظب , لكن ينقصك التفهم مع مسؤولك فقط .