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المزاج
FIXANT LES MODALITES D'ETABLISSEMENT
DES ETATS MATRICES INITIAUX ET COMPLEMENTAIRES
La
présente instruction a pour objet de définir les modalités d'établissement par
les ordonnateurs,
des
états matrices initiaux et complémentaires (ou modificatifs), énoncés par les
dispositions de
l'article
5 paragraphe 3, du décret n° 92-414 du 14 novembre 1992, pris en application de
la loi n°
90.21
du 15 août 1990 relative à la comptabilité publique.
L'état
matrice constitue un document comptable important, retraçant les éléments de la
rémunération
et des indemnités y rattachées, servies aux fonctionnaires exerçant au sein des
institutions
et administrations publiques :
- au
titre des fonctions et des emplois supérieurs ;
- en
qualité de titulaire, stagiaires ou contractuels, dans leurs grades respectifs.
Dés la
mise en place des crédits budgétaires, l'ordonnateur établit l'état matrice qui
reprend d'une
façon
rigoureuse, outre la situation nominative des effectifs, le montant des rémunérations
et des
indemnités
services au 31 décembre de l'année précédente.
Ce
document prend la dénomination d'état matrice initial.
Les
changements intervenant en cours d'année dans les effectifs et la situation
administrative et
comptable
des fonctionnaires, devront être retracés dans des états matrices
complémentaires (ou
modificatifs),
qui doivent obligatoirement être annexés par l'ordonnateur à l'ordonnance ou
mandat de
paiement.
Avant
leur prise en charge par les comptables publics assignataire, les états
matrices initiaux et
complémentaires
sont soumis au contrôle et visa du contrôleur financier, conformément aux
dispositions
légales et réglementaires précitées.
Les
mentions de visa sont respectivement portées sur les feuilles de tête ainsi que
sur les feuillets
constituant
le ou les intercalaires de l'état matrice.
Il est
utile de rappeler qu'en l'état actuel de la réglementation et en raison de
l'absence d'un
canevas
approprié, les ordonnateurs éprouvent des difficultés pour l'établissement des
états matrices.
Il est
de même pour les services technique du ministère des Finances (contrôleurs
financiers et
comptables
publics assignataires), en ce qui concerne l'exploitation de ces documents en
matière de
contrôle
et vérification.
Ces
difficultés se sont trouvées accentuées à la suite de l'institution de régimes
indemnitaire
diversifiés
et spécifiques à chaque secteur d'activité.
246Pour remédier à cette situation, il a été jugé
indispensable d'une part, de normaliser les
dimensions du
document en cause et d'autre part, d'uniformiser la présentation des données,
selon
un modèle dont les
caractéristiques sont précisées comme suit :
I
- PRESENTATION ET CONTENU DE L'ETAT MATRICE
Les ordonnateurs
sont tenus d'adopter un format conçu pour être renseigné selon les différents
moyens utilisés, à
savoir l'outil informatique, mécanographique ou autre.
Chaque état
matrice est composé de cinq feuillets dont une page de garde.
Le contenu de ces
feuillets est développé ci-après :
a)
Feuillet n°1 (page de garde)
Le feuillet n° 1
constitue la page de garde.
L'ordonnateur doit
préciser sur cette page les éléments suivants :
- le code
ordonnateur ;
- la nature de
l'état matrice (initial ou complémentaire selon le cas) ;
- le numéro de
l'état matrice ;
- l'année et le
mois considérés ;
- le mode de
paiement ;
- les montants
récapitulés des différents chapitres concernés ;
- le nombre
d'intercalaires et d'annexes joints ;
- la date et la
signature de l'ordonnateur.
b)
Feuillet n° 2
Le feuillet n° 2
est constitué par un ou plusieurs intercalaires destinés à recevoir
l'inscription des
bénéficiaires des
rémunérations et indemnités selon la fonction, l'emploi ou le grade.
Ce feuillet doit
recevoir un nombre de salariés classés dans l'ordre ci-après :
- fonctions
supérieurs ;
- emplois ou
postes supérieurs ;
- grades énumérés
dans le sens descendant.
Toutefois, selon
l'importance des effectifs de l'organisme employeur, il sera établi autant
d'états
matrices initiaux
que cela est nécessaire, pour chacune des catégories d'emplois précités, afin
de
faciliter les
opérations de contrôle et de vérification.
La numérotation
des ligne est effectuée selon une série ininterrompue pour chacune des
catégories
existantes au sein de l'organisme employeur.
exemple
:
- fonction
supérieures : de 1 à ..................
- emplois ou
postes supérieurs : de 1 à ..................
- corps communs
administrateur :
de 1 à ..................
assistant
administrateur : de 1 à ..................
- corps
spécifiques
ingénieurs d'Etat
: de 1 à ..................
La situation de
famille est retracée selon les conventions usuelles à savoir :
- célibataire : C
- marié : M
- veuf : V
- divorcé : D
c) Feuillet n°3
Le
feuillet n° 3 identifie par salariés et par grades ou fonctions, les
différentes indemnités et primes
attribuées
en application des textes réglementaires les régissant.
La
colonne 4 réservée à la résidence administrative, permet de déterminer
éventuellement des
salariés
ouvrant droit à l'indemnité de zone.
La
colonne 5 "mention pour mémoire" est réservée à l'indication du
salaire de base du grade
d'origine
des titulaires d'emplois ou postes supérieurs, ne bénéficiant pas d'un régime
indemnitaire
approprié.
d) Feuillet n° 4
Le
feuillet n° 4 retrace outre, les noms, prénoms ou fonctions des salariés, la
ventilation des
prestations
à caractère familial.
e) Feuillet n°5
Ce
feuillet récapitule par ligne les rémunérations et indemnités allouées
mensuellement et
annuellement.
Les
montants obtenus au bas de l'ensemble des feuillets sont en cas de besoin,
reportés sur des
feuillets
intercalaires.
II - PERIODICITE
Les
ordonnateurs sont tenus d'établir, comme indiqué précédemment, l'état matrice
initial et de
procéder
à son engagement, dans la limite des crédits ouverts au titre de chacun des
chapitres
d'imputation
respectifs.
Les
ordonnateurs disposant de stocks très importants d'imprimés utilisés à ce jour,
sont invités à
procéder
à des adaptations, conformément aux nouvelles prescriptions ci-dessus.
P/ Le Directeur Général
de la Comptabilité Le
Directeur Général du Budget
Le
Directeur de la
Réglementation Comptable A SADOUDI
H.
FELLAH
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