التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف

خدمة منا في تنمية القدرات المعرفية في مجال التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف ندرج هذه الدروس الخاصة بهذا المجال انطلاقا من التجربة التونسية
التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف
إعداد : فتحي الغرّاد
I- مقدمــة عامــة
1- مفهوم الأرشيف :
لقد عرّف المشرّع التونسي مفهوم الأرشيف بالفصل الأول من القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 52 لسنة 1988 بالصفحة 1091، كما يلي :

" الأرشيف - حسب هذا القانون - هو مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها,"

تُحفظ هذه الوثائق وتُجمع أرصدة الأرشيف لفائدة الصالح العام تلبية لحاجيات التصرف والبحث العلمي وإثبات حقوق الأشخاص وحماية التراث الوطني.

كما أشار القانون المذكور آنفا بفصله الثاني إلى ما يلي : " يجب حفظ كل رصيد الأرشيف المُجمّع من طرف أي شخص أو هيئة مشار إليها بالفصل الأول من هذا القانون على هيئته الأصلية وتركيبه الداخلي".

إلى جانب ذلك وضّح المُشرّع التونسي في الباب الأول من القانون عدد 95 لسنة 1988 الأرشيف العام كما يلي :
" الأرشيف هو مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل من :
- الدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية بجميع أصنافها.
- الهيئات الخاصة المكلفة بتسيير مرفق عمومي.
- المأمورين العموميين.
كما يعتبر أرشيفا عاما كل أرشيف خاص اقتنته الهيئات المشار إليها أعلاه عن طريق الهبة أو الوصية أو الشراء."

كما أرسى القانون المشار إليه بعض القواعد الأساسية الخاصة بالأرشيف العام :

الفصل 4 : يتبع الأرشيف العام ملك الدولة العام وهو غير قابل للتفويت ولا لسقوط الحق فيه بمرور الزمن.
كل شخص من الخواص، سواء كان طبيعيا أو معنويا، في حوزه أرشيف عام بأي وجه كان، ملزم بإعادته إلى الأرشيف الوطني.

الفصل 5 : كل عون يرجع بالنظر إلى الأشخاص والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من هذا القانون، مسؤول عن كل الوثائق التي يستعملها أثناء ممارسة نشاطه.

الفصل 6 : يسلم إلى الأرشيف الوطني أرشيف كل وزارة أو مؤسسة أو هيئة مشار إليها بالفصل 3 من هذا القانون عند حذفها دون إسناد مهمتها واختصاصاتها إلى هيئة تخلفها.
الفصل 7 : يجب على المرافق العمومية والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من هذا القانون إعداد وتطبيق برنامج للتصرف في الوثائق بالتعاون مع الأرشيف الوطني.

نلاحظ أن هناك تأكيد من المشرع التونسي على ضرورة إعداد برنامج للتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.

وللخوض في دراسة هذا البرنامج وأصوله نجد من الضروري استعراض مفاهيم بعض المصطلحات الفنية في هذا المجال.

2- قائمة بالمصطلحات الفنية :

الوثيقة : هي كل وعاء مهما كان نوعه يتضمن معلومات يتوصل إليها الإنسان مباشرة أو عن طريق آلة.

الملف : مجموعة من الوثائق تكونت بصفة عادية لدى مباشرة إدارة أو شخص طبيعي لقضية أو لعمل يدخل ضمن مشمولاته.

الحافظة : حاوية لحفظ الوثائق سواء كانت جارية الاستعمال أو حتى أرشيف نهائي. تختلف أحجام الحافظات إنما الحجم الأكثر استخداما هو 10 سم X 25 سم X 35 سم.

الرزمة : مجموعة من الوثائق عادة ما توجد صلة بينها وتلفّ في ورق عادي أو مقوى وتربط بحبل رقيق أو بحزام بغرض الحفظ.

الرصيد : مجموع وثائق الأرشيف مهما كان شكلها أو صنفها أو عمرها والتي تتجمع أثناء فترة طويلة لدى منشئها أو لدى مصلحة أرشيف.

جدول التحويل : مطبوعة إدارية تستخدم في عملية تحويل وثائق لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل إلى محل حفظ الأرشيف الانتقالي.

جدول الترحيل : مطبوعة إدارية تستخدم في عملية ترحيل أرشيف نهائي من مرفق عمومي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.

الإتلاف : التخلص المقنن من الوثائق التي أصبحت عديمة القيمة. ويمكن إعادة استعمال وعاء هذه الوثائق (تحويل الورق إلى عجين ورق لصنع ورق جديد، أو إعادة استعمال أشرطة ممغنطة.

التوثيق : عملية تجميع وثائق وبيانات في أوعية مختلفة ومن شتى المصادر حول مواضيع محددة مسبقا وفق حاجيات المستفيدين المعروفة والمرتقبة.

الترفيف : عملية وضع وترتيب وحدات حفظ الأرشيف (حافظات وعلب وصناديق ...) على الرفوف المعدة لذلك.

الترقيم : إسناد أرقام متسلسلة لصفحات وثيقة أو للوثائق المكونة لملف.

الترتيب : عملية ذهنية ومادية في نفس الوقت تؤدي إلى تنظيم الوثائق وفق مبادئ أرشيفية (مثال ذلك ترتيب الوثائق داخل الملف حسب تطور القضية المعنية)

التصنيف : ترتيب وثائق تابعة لمرفق عمومي داخل أقسام وأجزاء وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبينة ضمن نظام أو خطة تصنيف.

3- خصوصيات الوثيقة الأرشيفية :

تتميز كل وثيقة أرشيف بالخصائص التالية :

1.3- العضوية : الوثيقة تنشأ بصفة لا إرادية (منشئ الوثيقة ليس له الحق في الاختيار بين أن ينشئ أو لا ينشأ الوثيقة).

2.3- التسجيل : كل وثيقة أرشيف هي بالضرورة وثيقة مدونة ومسجلة.

3.3- القيمة : تستمد وثيقة الأرشيف قيمتها من الغاية التي أنشأت من أجلها وهذه القيمة هي المحددة للمراحل العمرية للوثيقة.

4.3- الأصالة أو التفرد : الوثيقة تصدر مرة واحدة وتكون متميزة عن بقية الوثائق.

5.3- السرية : درجة سرية الوثيقة مرتبطة بقيمتها.



II- المبادئ الأرشيفية الأساسية

يمكن حصر المبادئ الأرشيفية الأساسية في ثلاث أسس نظرية هامة :
- مبدأ احترام الرصيد
- مبدأ الأعمار الثلاث
- مبدأ احترام النشأة

1- مبدأ احترام الرصيد :

ينقسم هذا المبدأ إلى مستويين اثنين :

المستوى الأول : يجب عدم خلط أرصدة أنتجتها مؤسسة ما مع أرصدة مؤسسة أخرى، فمفهوم الرصيد هو مجموع الوثائق التي ينتجها شخص واحد.

من خلال هذا المفهوم نستخلص أنه يجب أن تبقى الأرصدة منفصلة عن بعضها البعض كما لا يجوز تفكيك أو تشتيت الأرصدة.

المستوى الثاني : يخُصّ هذا المستوى الوثيقة الموجودة داخل الرصيد. ويجب إذا الإبقاء على الوثائق مصنّفة ومرتبة كما كانت عليه في المصلحة وذلك للحفاظ على القيمة الإثباتية والإشهادية لهذه الوثائق.

وهنا يجوز التذكير بعدم إغفال المُشرّع التونسي لهذا المبدأ حيث نص القانون عدد 95 لسنة 1988 في فصله الثاني على ما يلي : " يجب حفظ كل رصيد الأرشيف المُجمّع من طرف أي شخص أو هيئة مشار إليها بالفصل الأول من هذا القانون على هيئته الأصلية وتركيبه الداخلي."

2- نظرية الأعمار الثلاث :

تمُرّ الوثيقة الإدارية منذ النشأة إلى حين تحديد المصير النهائي بثلاث مراحل عمرية :

1.2- المرحلة الأولى : هي مرحلة النشاط ويطلق عليها الفترة النشطة أو الجارية " الأرشيف الجاري " :
هي الوثائق المستعملة باستمرار أو بتواتر كبير من قبل من أنشأها أو تحصل عليها وذلك لممارسة نشاطه.

2.2- المرحلة الثانية : هي مرحلة شبه النشاط ويطلق عليها أيضا الفترة الشبه نشطة " الأرشيف الوسيط "
هي الوثائق التي انتهى اعتبارها أرشيفا جاريا من قبل الأشخاص أو الهيئات التي أنشأتها أو تحصلت عليها أثناء ممارسة نشاطها والتي أصبح استعمالها عرضيا.

3.2- المرحلة الثالثة : فترة غير نشطة :

إن لم تعُد للوثيقة أيّ قيمة أوّليّة بالنسبة للإدارة لمسايرة العمل اليومي وفي هذه المرحلة يقع إما إحالتها إلى الأرشيف الوطني لاحتوائها على قيمة تاريخية وفي هذه الحالة يكون مصيرها الحفظ الدائم، وفي صورة غياب هذه القيمة يقع إتلافها.
وما يمكن التأكيد عليه هو أن قيمة الوثيقة هي التي تحدد المراحل التي تمُرّ بها.

هذه النظرية أشار إليها المشرع التونسي من خلال القانون عدد 95 لسنة 1988 حيث خصّص قسما خاصا بهذه النظرية وهو القسم الأول من الباب الأول والذي يحتوي على الفصول (9-10-11-12-13-14) وذلك للتأكيد على أهمية هذه النظرية في برنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.

3- مبدأ احترام النشأة :

مبدأ أرشيفي أساسي ينفي خلط أرشيف جهة ما مع أرشيف جهة أخرى والذي يتوافق مع مبدأ تكامل الأرشيف السابق.

III- برنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف

تقـديـم :

لقد شدّد المشرع التونسي من خلال القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية بتاريخ 2 أوت 1988 بالصفحة 1091، على ضرورة إعداد برنامج للتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف وذلك حسب الفصول التالية :

الفصل 7 : يجب على المرافق العمومية والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من هذا القانون إعداد وتطبيق برنامج للتصرف في الوثائق بالتعاون مع الأرشيف الوطني.

الفصل 8 : يشتمل التصرف في الوثائق على مجموع الإجراءات وأساليب العمل والأعمال التي تُطبّق على الوثائق منذ نشأتها إلى أن تحفظ بصفة دائمة أو يتم إتلافها.

ولم يقف المُشرّع التونسي عند هذا الحد في تشديده على ضرورة إعداد برنامج للتصرف في الوثائق بل حدّد مفهوم التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط من خلال إصداره للأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 المتعلق بضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط وفرز وإتلاف الأرشيف وتحويل الأرشيف والإطلاع على الأرشيف العام الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 85 لسنة 1988 ص. 1727 والمنقّح بالأمر عدد 2548 لسنة 1998 المؤرخ في 28 ديسمبر 1998 الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 1 لسنة 1999، ص. 3.

حيث حدّد في فصله الأول الهدف من هذا البرنامج :

" يهدف التصرف في الوثائق التابعة للمرافق العمومية والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المذكور أعلاه إلى تحقيق النجاعة في إنشاء واستغلال وكذلك حفظ أو إتلاف الوثائق التي تنشئها أو تتحصل عليها أثناء ممارسة نشاطها."

وفي فصله الثالث حدد مراحل إعداد هذا البرنامج :

" إن برنامج التصرف في الوثائق المنصوص عليه بالفصلين 7 و8 من القانون المشار إليه أعلاه عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 والذي يتم تصوره وإعداده بفضل المعونة الفنية للأرشيف الوطني يتمثل خاصة في إنجاز المهام التالية :
- إجراء جرد شامل للوثائق وفق التقنيات التي سوف تضبط لهذا الغرض.
- تصنيف تلك الوثائق وفق نمط محدد.
- إعداد جدول مدد استبقاء الوثائق.
- تأمين الحفظ السليم للوثائق."

انطلاقا من النصوص التشريعية المذكورة نستخلص أن برنامج التصرف في الوثائق يتمثل في إعداد :

- القائمة الاسمية للملفات والوثائق الإدارية
- نظام التصنيف
- جداول مدد الحفظ


1- القائمة الاسمية

إن الهدف من القيام بعملية إعداد القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة، هو الجرد الوثائقي، وهو التحديد والتعريف الشامل لمجمل الوثائق والملفات التي ينتجها الهيكل الإداري أو يتحصل عليها. وتوجد عدة طرق للقيام بهذه العملية ( استمارات، حوار مباشر،...الخ.) والغاية منها هي إعداد قائمة الملفات والوثائق الخاصة بكل مصلحة أو وحدة، وبذلك يكون الهدف من إعداد هذه الوسيلة هو المعرفة التامة والدقيقة للملفات والوثائق المُنتجة أو المُتحصل عليها سواء بالنسبة للموظف الإداري أو بالنسبة للمتصرف في الوثائق والأرشيف، هذا بالإضافة إلى أن القائمة الإسمية تمكن من إعداد وسائل العمل الأرشيفية الأخرى (نظام تصنيف الوثائق وجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف).

1.1- تعريف القائمة الاسمية :

هي قائمة تضم جميع أنواع الملفات والوثائق المتداولة لدى هيكل عمومي يتم الحصول عليها أو إنتاجها في إطار مهامه.

تعتبر القائمة الإسمية الأساس الذي يُعتمد عليه في إعداد الأدوات الضرورية لنظام التصرف في الوثائق والأرشيف ويتم إعدادها حسب الهيكل التنظيمي للهيكل.

2.1- منهجية إعداد القائمة الاسمية :

تعتمد منهجية إعداد القائمة الإسمية على ثلاث مراحل أساسية :
- التعرف على الهيكل.
- الكشف العام لوضع الوثائق في الهيكل.
- إعداد القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق.

1.2.1- التعرف على الهيكل :

للتعرف على الهيكل يجب إجراء دراسة دقيقة لوظائف الهيكل الإداري وتكون طريقة التعرف كالآتي :
- معرفة دقيقة للهيكل الإداري ومهامه وطُرق تنظيمه من خلال النصوص القانونية والترتيبية المنظمة للهيكل.
- التعرف على مختلف مكونات الهيكل الإداري ببناء الهيكل التنظيمي المُحدّد لمختلف مكونات الهيكل من إدارات عامة وإدارات وإدارات فرعية ومصالح ORGANIGRAMME.
- التعرف على مختلف المهام والمشمولات لجميع مكونات الهيكل الإداري.
- التعرف على التطور الذي حصل منذ نشأته.
- مقارنة ما حُدّد للهيكل من مهام بالنصوص المنظمة له والواقع.
- التحاور مع المسؤولين والعاملين بمختلف مكونات الهيكل الإداري لأخذ فكرة عامة عن نشاطات هذا الهيكل.
- الإطلاع على تقارير العمل السنوية إن وُجدت لجمع أكثر ما يمكن من البيانات حول نشاط الهيكل ومهامه.
- تحضير فريق العمل وتأهيله للقيام بعملية الجرد.

هذا سعيا لتحقيق الأهداف التالية :

- التعرّف على مختلف أنواع الملفات والوثائق الإدارية بالهيكل الإداري.
- تحديد العلاقات بين مختلف مكونات الهيكل الإداري.
- التعرف على المشاكل التي يعانيها الهيكل في مجال التصرف في الوثائق الإدارية.

2.2.1- الكشف العام لوضع الوثائق بالهيكل :

تتمثل عملية الكشف العام لوضع الوثائق ومسكها وتداولها بالهيكل في القيام بحصر لكل الوثائق الموجودة بالهيكل والهدف من هذا الكشف هو :
* التعرف على كل أنواع الوثائق المتداولة.
* التعرف على كيفية :
- استخدامها.
- تصنيفها.
- حفظها.
- الاستدلال بها.
- استرجاعها.
* ضبط الوثائق غير المستعملة الموجودة داخل مكاتب العمل أو خارجه.
* كشف عدد العاملين بالهيكل وكفاءاتهم المهنية.
* حصر حجم الوثائق المُجمّعة داخل مكاتب العمل وخارجه.

للقيام بهذا الكشف لا بد من اعتماد الآليات التالية :

- إعداد الاستمارات اللازمة لإجراء عملية الكشف.
- تكوين فريق العمل الذي سيُكلف بإنجاز عملية الكشف.
- تكوين خلية قيادة متكونة من مسؤولين رفيعي المستوى.
- تحديد خطة العمل التي سيقع إتباعها خلال عملية الكشف.

1.2.2.1- إعداد الاستمارة :
في هذا المجال يمكن اعتماد استمارة حصر أنواع الوثائق والملفات الإدارية التي أعدّها الأرشيف الوطني التونسي خلال عملية تأهيل الإدارة لتماشيها مع النظم الحديثة لإعداد القائمة الاسمية للوثائق والملفات. (تناول الاستمارة بالدرس).


مكونات استمارة حصر أنواع الوثائق والملفات الإدارية

تتكون استمارة حصر أنواع الوثائق والملفات الإدارية من 5 ورقات توزع كالآتي :
الورقة الأولى : عُنونت هذه الورقة بعنوان : التعريف بالوحدة الإدارية : تحتوي الورقة الأولى على البيانات الخاصة بالوحدة الإدارية منها :
(اسم الوحدة، الاختصاص، اسم المسؤول عن الوحدة وصفته، العنوان البريدي للوحدة، الهاتف، الفاكس، اسم وإمضاء من قام بتعمير الاستمارة، التاريخ، الإمضاء)
نلاحظ من خلال هذه الورقة أنه هناك تعريف شامل للوحدة الإدارية المنشئة أو المتصرفة في الوثيقة وهذا له علاقة بمبدأ النشأة حيث يتمكن المتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف من معرفة مصدر الرصيد كما أنه يتمكن من معرفة مختلف البيانات المتعلقة بالوحدة لمحاولة الاتصال والاستفسار.
الورقة 2 : عُنونت هذه الورقة بعنوان : قائمة اسمية في أنواع كل الوثائق الإدارية : يتم ذكر اسم كل نوع من الوثائق التي تُنشؤها أو تتحصل عليها الوحدة الإدارية أثناء القيام بمهامها، مثال ذلك مراسلات وتقارير ومذكرات وخرائط وأمثلة هندسية إلخ...
خُطوة أولى نحو إعداد القائمة الاسمية العامة للهيكل الإداري حيث تُمكن هذه الورقة من معرفة مختلف الوثائق الموجودة بها وبتجميع مختلف هذه القائمات بالنسبة لجميع مكونات الهيكل الإداري نتمكن من حصر القائمة الاسمية النهائية للهيكل الإداري.
الورقة 3 : التعريف بالوثيقة المفردة : تُعمّر هذه الورقة بالنسبة لكل نوع من الوثائق المفردة التي لا تدخل ضمن مكونات ملف معين وتحتوي هذه الورقة على البيانات التالية :
(عنوان الوثيقة، موضوع الوثيقة، مطبوعة إدارية نعم أو لا، الرمز، وثيقة أصلية نعم أو لا، نسخة نعم أو لا، عدد النسخ، مصدر الوثيقة، لغة الوثيقة، ملاحظات).

معلومات شافية عن الوثيقة المفردة من حيث العنوان أو الموضوع كما تُمكّن هذه الورقة من معرفة المصدر والذي من شأنه أن يحدد علاقة مختلف مكونات الهيكل الإداري بعضها ببعض أو علاقتها بالمحيط الخارجي وهي معلومات من شأنها أن تساعد المتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف في تحديد قيمة الوثيقة ومصيرها.
الورقة 4 : التعريف بالملف : تجمع هذه الورقة مختلف البيانات المتعلقة بالملف من عنوان وموضوع كما تتطرق إلى طريقة تكوينه إن كانت وفق تراتيب قانونية أو وفق أدلة إجرائية أو حسب تقاليد العمل مع ذكر مختلف مكونات الملف من وثائق.
تُمكن هذه الورقة من ضبط قائمة الملفات الإدارية داخل الوحدة ومكوناتها.
الورقة 4 مكرر : التعريف بالوثيقة المكونة للملف : تحوي جميع البيانات الخاصة بجميع أنواع الوثائق المكونة للملف.
ملاحظة : اعتماد هذه الاستمارة والتي تتميز بالشمولية والوضوح في جمع البيانات المتعلقة بالملفات والوثائق الإدارية ليتمكن المتصرف من إعداد القائمة الاسمية لمختلف أنواع الوثائق الإدارية للهيكل الإداري المعني بإعداد برنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.

2.2.2.1- تكوين فريق العمل :
للقيام بعملية الكشف والقيام بجرد الوثائق وجب تكوين فريق عمل، الذي يجب أن يتميز بالحنكة واللباقة والتكوين الرفيع في الميدان.

من مهام هذا الفريق :
- الاتصال المباشر بكل المصالح.
- توضيح عملية الكشف وأهميتها.
- تقييم المعلومات والنتائج المُتحصل عليها عن طريق الاستمارة بعد إجراء عملية الكشف على وحدة أو اثنين.

من أهداف التقييم التعرف على النقائص والتفطن إلى الخلل والمشاكل مما يُمكن من إدخال التغييرات اللازمة وتجاوز النقائص.

ومن أنجع طرق إعداد الكشف هي الاتصال المباشر بمختلف الوحدات للقيام بتعمير الاستمارة على عين المكان والقيام بالجرد المادي للوثائق بالرغم من كون هذه الطريقة مكلفة وبطيئة إلا أنها تبقى الأنجع.

3.2.2.1- خلية القيادة :
للقيام بعملية الكشف العام أي حصر الوثائق والملفات الإدارية لا بد مت توفر خلية قيادة تجمع مسؤولين من أعلى الدرجات بمشاركة الكلف بالتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف وتتولى هذه الخلية وضع الخطوط الكبرى لإنجاز هذه العملية كما تتولى ضبط روزنامة التنفيذ وإعطاء التعليمات لمختلف الوحدات. كما تتولى هذه الخلية حلّ بعض المشاكل والعراقيل التي يمكن أن تعترض عملية إنجاز هذا الكشف.

4.2.2.1- خطة العمل :
تتم عملية الكشف باعتماد روزنامة عمل مُحدّدة في الزمن والأهداف حتى تتم في أحسن الظروف بتفرغ العاملين بمختلف الوحدات للعمل مع الفريق المكلف بالكشف وكل ما كانت طريقة العمل مُنظمة ومُحددة كل ما كانت العملية ناجحة.

3.2.1- إعداد القائمة الاسمية لمختلف أنواع الملفات والوثائق :
تتمثل في إعداد جداول لمختلف أنواع الوثائق المتداولة في المؤسسة والتي تتضمن :
- الهيكل الإداري
- مستوى التفريع الإداري (إدارة عامة، إدارة، إدارة فرعية، مصلحة ...)
- الملفات المتداولة بالوحدة الإدارية
- الوثائق المفردة
هذه القائمة تكون منطلقا لإعداد أدوات التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.

3.1- أهداف القائمة الاسمية :
- توحيد أسماء الوثائق المستعملة داخل الهيكل الإداري.
- حصر الوثائق التابعة للملفات وكذلك الوثائق المفردة.
- تعديل أسماء بعض الوثائق وتجنيب استخدام مسميات عامة.
- إعداد نظام تصنيف.

2- نظام التصنيف

1.2- تعريف التصنيف :

التصنيف هو عملية ذهنية تُعنى بتجميع الموضوعات الأساسية، وبلورتها لتُمثل الوظائف العامة للإدارة، والتي تتميز بتركيبة منطقية متدرّجة ومتفرّعة. وتُؤدّي هذه العملية إلى تصوّر نظام تصنيف، ثم إلى وضعه حيز التنفيذ. والتصنيف هو أيضا البحث عن التفريعة المناسبة التي تُسند إلى كل وثيقة أو ملف يخصّ الإدارة المعنية بنظام التصنيف. لكنّ التصنيف وحده لا يفي بالحاجة لأنه يقتصر على وضع إطار عام تتنزل ضمنه مجموع الوثائًق. والهدف من إعداد نظام تصنيف للوثائق هو تحديد مدى ارتباط الوثائًق ببعضها وضبط مجموع العلاقات العضوية على مستوى مختلف الوظائًف من جهة، وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة الواحدة من جهة أخرى.

2.2- أهداف نظام التصنيف :

يهدف اعتماد نظام تصنيف الوثائًق إلى تحقيق الغايات التالية:
- ضمان السّرعة للاستدلال على الوثائق ومواقعها ثم إرجاعها إلى أماكنها،
- المساهمة في الرفع من مردودية العمل الإداري،
- تيسير حفظ الوثائق وحمايتها،
- وضع الوثائق في إطارها الطبيعي للاستدلال على ظروف نشأتها واستعمالها،
- الاستدلال على تطور الأعمال والوظائف الإدارية،
- ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركية الأعوان وذلك بتوحيد طرق التصنيف ونبذ الاجتهاد الفردي والشخصي،
- ترتيب الوثائق وفق نظام محدّد وموحّد انطلاقا من الوظائف التي أُنشأت في إطارها والتي لا تتغير على عكس التنظيم الهيكلي القابل للتحوير.

3.2- خاصيات نظام التصنيف:

ليكون نظام التصنيف مجديا ومتماسكا يجب أن يرتكز على خاصيات هامة :

1.3.2- التدرج : وهو أن يعتمد نظام التصنيف على تسلسل الوظائف وتفريعاتها من العام إلى الخاص، وبالتالي يتكون نظام التصنيف من أصناف رئيسية تتفرع عنها أصناف فرعية والتي تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام فرعية، كما يمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى الأمر.

2.3.2- المنطقية : لا بُد أن يتوفر التجانس داخل الأصناف وتفريعاتها، فيتم الجمع بين ما هو متشابه، والفصل بين ما هو مختلف في الوظائف والمواضيع بحيث يتّسم نظام التصنيف بالتسلسل المنطقي أثناء ترتيب الوثائق داخل الأقسام.

3.3.2- التفرّد : يجب أن يُسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقع واحد داخل نظام التصنيف، فيتضمن بذلك الفصل بين مختلف الأصناف فتُصَنّف كل وثيقة إلى الصنف أو القسم المناسب لها. ويجب تجنب تجميع الوثائق تحت عنوان غير دقيق مثل "متفرقات / عموميات / الخ..."
4.3.2- الشمولية : وهي أن يكون "نظام التصنيف" شاملا لجميع الوثائق مهما اختلفت أشكالها وتنوّعت المعلومات التي تتضمنها دون استثناء، وأن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائف والأعمال الإدارية.

5.3.2- القابلية للتمدّد : وهي قابلية "نظام التصنيف" للتفريع عند حاجة إضافة صنف أو فرع، ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائق التي قد يتم إنشاؤُها بعد إعداد "نظام التصنيف" أو نوعيات أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة.

إن هذه الخاصيات تُمكن من تحقيق احترام "مبدأ النشأة، بتجنّب الخلط بين الوثائق التي تُنشئها مختلف المصالح في نفس الإدارة، فتكون الوثائق الخاصة بكل مصلحة وِحدة مستقلة عن غيرها.

4.2- طرق التصنيـف :

توجد عدة طرق لتصنيف الوثائق، لكل واحدة منها جوانب إيجابية وجوانب سلبية وحدود. وتتمثل أهمها فيما يلي :

1.4.2- التصنيف الألفبائًي: ويعتمد ترتيب الوثائق حسب التسلسل الألفبائي للحروف. وينطبق هذا النوع من التصنيف فقط على أسماء الأشخاص الماديين أو المعنويين أو المواقع جغرافية، ولا يمكن استعماله في حالات أخرى. وهو نظام معقّد وغير قابل للتمدد (عدد الحروف محدود).

2.4.2- التصنيف الزمني : ويتمثل في ضبط الوثائق حسب تاريخ صدورها، وفي الغالب ينطبق هذا التصنيف على المراسلات والوثائق الحسابية. وتجدر الإشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع نوع آخر من التصنيف ليكون عمليا.

3.4.2- التصنيف العددي : ويتمثل في إسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي، فيمكن الاستدلال بسهولة على الوثائًق. لكن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث تُمكن من التعرّف على الرقم المناسب للوثائق. وعند ذلك يتيسّر ضبطها فوق الرفوف.

4.4.2- التصنيف الوظيفي : يَعتمِد التصنيف الوظيفي على أنواع الوظائف التي تقوم بها المؤسّسة، تُرتّب هذه الوظائف من العام إلى الخاص. يصاحب كل تصنيف منظومة عددية تمثل رموز التصنيف.

عند إعداد التصنيف الوظيفي تُؤدي كل وظيفة إلى إحداث صنف رئيسي، يتفرّع الصنف الرئيسي إلى أصناف فرعية حسب الوظائف الفرعية ويتفرّع الصنف الفرعي إلى أقسام حسب أقسام الوظيفة الفرعية ثم يتفرع القسم إلى أقسام فرعية حسب الأقسام الفرعية للوظيفة الفرعية.

من بين طرق التصنيف الأربعة يتميز التصنيف الوظيفي بـ :
- قابليّة التمدد لعدد لا متناه من التفريعات مما يُسهّل عملية تحيين التصنيف.
- يضع الوثيقة أو الملف في الإطار الذي أُنشأت فيه فيَسهل بذلك فهم المعلومة المضمّنة بها والهدف الذي أُنشأت لأجله ومعرفة العلاقة بين مجموع الوثائق ككل.
- لا يرتبط بالتغييرات التي يمكن أن تحدث بالتنظيم الهيكلي للمؤسسة بحكم أنه يعتمد على الوظائف.

تكون عملية إعداد التصنيف الوظيفي كما يلي :
- تحتل كل وظيفة الصنف الرئيسي
- يتفرع الصنف الرئيسي إلى أصناف فرعية حسب مجموع الوظائف الفرعية المتفرعة عن الوظيفة الرئيسية
- يتفرع الصنف الفرعي إلى أقسام حسب أقسام الوظيفة.
- يتفرع القسم إلى أقسام فرعية حسب الأقسام الفرعية.

5.2- كيفية بناء نظام التصنيف :

يعتمد بناء نظام التصنيف على :
- إعداد التفريعات
- إسناد الرموز وما يُطلق عليه بالترميز
تتمثل عملية إعداد التفريعات في :
- تحديد وضبط التفريعات الرئيسية لكافة الوظائف المنُوطة بعهدة الهيكل.
- تقسيم التفريعات الرئيسية حسب الحاجة إلى عدة مستويات بالاعتماد على تشعّب الوظيفة ودرجة تعقدها.
- يمكن اعتماد ثلاث مستويات لتفريع الصنف الرئيسي فيكون التقسيم كالآتي :

الصنف الرئيسي الوظيفة العامة
الصنف الفرعي المستوى الأول للتفريع
القسم المستوى الثاني للتفريع
القسم الفرعي المستوى الثالث للتفريع
- إسناد رمز عددي لكل مستوى تفريعي وهو بمثابة المعرف لكل وحدة من وحدات التقسيم. ويمكن اعتماد رموز من أربعة أرقام موافق لمستويات التفريع.
- وحيث أن التصنيف الوظيفي ينطلق من العام إلى الخاص ويتميز بالتدرّج فيمكن الحصول على :

الوظيفة العامة الصنف الرئيسي الآلاف 1000-2000-3000-4000-5000-6000-7000-8000-9000...
المستوى الأول للتفريع الصنف الفرعي المئات 1100-1200-1300-1400-1500-1600-1700-1800...
المستوى الثاني للتفريع القسم العشرات 1110-1120-1130-1140-1150-1160-1170-1180....
المستوى الثالث للتفريع القسم الفرعي الآحاد 1111-1112-1113-1114-1115-1116-1117-1118...

مثال :
1000 التصرف في الموارد البشرية
1100 العطل والغياب عن العمل
1110 الغياب عن العمل
1111 استجواب حول غياب عن العمل غير مبرر



6.2- الترميز :

1.6.2-أنواع الترميز :

1.1.6.2- الترميز العددي : يعتمد على إسناد أعداد إلى مختلف الأقسام والأصناف ويتنوع إلى نوعين :
- ترميز يعتمد على سلسلة من الأعداد تُرتّب ترتيبا تصاعديا أو تنازليا.
- ترميز ذو دلالة زمنية يشير إلى الفترة الزمنية الخاصة بالوثيقة.

2.1.6.2- الترميز الألفبائي : ترميز يستعمل الحروف للدلالة على مستوى معين في التفريع، ويتميز بمحدوديته.

3.1.6.2- الترميز المركب : (عددي-عددي أو عددي ألفبائي) يجمع هذا النوع من الترميز بين الحروف والأعداد، أو أعداد مركبة.

7.2- إعداد دليل استعمال نظام التصنيف :

بعد الانتهاء من بناء نظام التصنيف تُجمع كل البيانات في دليل يمثل أداة عمل ويتكون هذا الدليل من مقدمة تبرز أهم محتويات النظام وطريقة إعداده وكيفية استعماله، مع ضرورة وضع معجم للمصطلحات المستعملة، نظام التصنيف مع كشاف هجائي للكلمات المستعملة كمداخل لمختلف الوثائق والملفات.

8.2- تحيين نظام التصنيف:

مثل غيره من وسائل العمل، يحتاج نظام التصنيف إلى تحيين دائم كلما طرأ تغيير على مستوى الأنشطة الإدارية، سواء بإحداث وظائف أو أقسام من وظائف أو ملفات أو وثائق بالمؤسسة.

لقد تم بناء نظام التصنيف على مبدأ أساسي وهو قابلية التمدد واتساع الأصناف والأقسام، وهو ما يبدّد صعوبة التحيين.

وتتم عملية تحيين "نظام التصنيف" بالاعتماد على تعمير مطلب في الغرض من قبل الوحدات الإدارية، وذلك عند ملاحظة تغيير سواء بالإضافة أو بالحذف، ويقع توجيه هذا المطلب إلى المسؤول عن التصرف في الوثائق والأرشيف الذي يُحدّد على ضوء المطالب المقترحة التغييرات الممكنة للنظام.

وقبل أن يشمل التغيير "نظام التصنيف"، لا بد من تحيين "القائمة الاسمية للملفات والوثائق"، سواء بحذف الملفات أو الوثائق التي لم تعد قيد الاستعمال أو بإضافة ما وقع إحداثه من ملفات ووثائق ، لكي يكون تحيين "نظام التصنيف" قائما على المعلومات المتوفرة بالقائمة الاسمية.

وتجدر الإشارة إلى ضرورة تحيين كشاف "نظام التصنيف" لكي يكون شاملا لكل عناصر النظام ويستجيب لحاجيات البحث عن الوثائق .



3- جداول مدد الحفظ

تقـديـم :

حدّد المُشرّع التونسي بالفصل 4 من عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 المتعلق بضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط وفرز وإتلاف الأرشيف وتحويل الأرشيف والإطلاع على الأرشيف العام الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 85 لسنة 1988 ص. 1727 والمنقّح بالأمر عدد 2548 لسنة 1998 المؤرخ في 28 ديسمبر 1998 الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 1 لسنة 1999، على ضرورة إعداد جداول مدد الاستبقاء :

الفصل 4 : " على كل المرافق العمومية والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من القانون المشار إليه أعلاه عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 إعداد جدول مدد الاستبقاء لوثائقها بغرض تحقيق نجاعة التصرف بالنسبة للوثائق والمحلات والمعدات والأعوان.
يذكر الجدول بالنسبة لكل وثيقة :
- المدة التي يكون فيها الحفظ في متناول الأعوان الذين يستعملونها أثناء ممارسة نشاطهم.
- المدة التي تحفظ فيها كأرشيف وسيط في محلات معدة لهذا الغرض سوى داخل مقرات المرافق العمومية والهيئات أو خارجها.
- المآل المحدد بعد انقضاء فترة الاستبقاء سوى الإتلاف أو التحويل إلى مؤسسة الأرشيف الوطني.
تضبط مدد استبقاء الوثائق بالخصوص اعتمادا على قيمتها الإدارية والقانونية والجبائية أو التاريخية وفق الأنظمة التي قضى بها القانون."

1.3- التعريف والأهداف :

تُمثل هذه الأداة حجر الزاوية في نظام إدارة الوثائق حيث أنها تضبط بالنسبة إلى كل نوع من الوثائق والملفات مدة الاستبقاء كأرشيف جار ثم مدة حفظها كأرشيف وسيط وأخيرا المصير النهائي الذي تؤول إليه وهو إما الحفظ الدائم كأرشيف نهائي أو الإتلاف.

ويهدف وضع جداول مدد استبقاء الوثائق إلى :

* توحيد مدد استبقاء ملفات ووثائق الهياكل العمومية وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلفة لنفس النوع من الوثائق.

* تحقيق الربح والجدوى في إدارة الأعوان والفضاءات والمعدات وذلك بـ :
- تحويل الملفات والوثائق التي لم تعد جارية الإستعمال من مكاتب العمل إلى المحل المخصص لحفظها مدة إنتقالية وفق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق وذلك إما تطبيقا لأحكام قانونية أو بغرض العودة إليها عند الحاجة أو حفاظا على مستندات حقوق الأشخاص والهيئات أو تسهيلا لعمل الرقابة والتفقد والتخطيط والإستشراف .
- الترحيل الدوري للوثائق التي يتعين حفظها الدائم إلى الأرشيف الوطني .
- الإتلاف المنظم للوثائق التي أصبحت غير صالحة وليس لها قيمة تجعلها جديرة بالحفظ الدائم.

* توحيد عناوين الملفات والوثائق وضبط نظام تصنيف لها ييسّر استعمالها .

* ضمان تكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها بالأرشيف الوطني كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافدا للتراث الوطني ومصدرا للبحوث والدراسات .

وبذلك تمثل هذه الأداة تجسيما لنظرية المراحل الثلاث التي يتكون منها مسار الوثائق ووسيلة ناجعة لإدارة الوثائق خلالها.

2.3- مضمون الجداول وتركيبها :

تتضمن الجداول بالنسبة إلى كل نوع من الملفات أو الوثائق عدة بيانات ترسم أفقيا في أودية هي الآتية :

1.2.3- عدد قاعدة الحفظ : عدد تسلسلي يرمز إلى عدد قاعدة الحفظ المخصص للملف أو الوثيقة.

2.2.3- عنوان الملف أو الوثيقة : للتعريف بالملف أو بالوثيقة يتعين استعمال العنوان الوارد بفهرس أنواع الملفات والوثائق. وتضبط مدة الحفظ عامة بالنسبة إلى الوثيقة أو الملف برمته مهما تعددت الوثائق المكونة له إلا في بعض الحالات الخاصة حين تفرد بعض الوثائق وتسند إليها مدد حفظ مغايرة للمدد المسندة إلى الملف الذي تنتمي إليه.

ويتم الحرص على ذكر الوثائق المكونة لكل ملف ما أمكن ذلك لتيسير حفظها بالملف المعني بالأمر. وفي بعض الحالات يتم ذكر أقصى ما يمكن جمعه من وثائق والتي قد لا تتوفر في كل الملفات التي تنتمي إلى نفس النوع .

تُرقّم الملفات حسب عناوينها داخل كل مجموعة، ويُسند عدد تسلسلي للوثائق المكونة لكل ملف على حدة (في واد يوجد على أقصى اليمين للجدول).

3.2.3- الوحدة المسؤولة : وهي الخلية أو المكتب الذي يحتفظ بالوثائق المعنية سواء كان قد أنشأها أو تحصل عليها في نطاق ممارسة مهامه. وتنصهر الوحدة في النظام الهيكلي ضمن أصغر جزء مثل المصلحة. ويجب ذكر الوحدة المسؤولة حسب التسمية الواردة بالنصوص القانونية المتعلقة بتنظيم الإدارة .

وفي بعض الحالات توجد نسخ متعددة من نفس الوثيقة (الكتيب الخاص بالميزانية، تقرير نشاط ...) فعند ذلك يكتب في واد الوحدة المسؤولة "كل المصالح".

4.2.3- نسخة أساسية ونسخة ثانوية : توجد بالنسبة إلى بعض الوثائق أو الملفات عدة نسخ ويجب في هذه الحالة التمييز بين وضعيتين :
- نسخ متكررة لأصل وثيقة واحدة توجد بصفة مفردة أو داخل الملف، مثال ذلك جدول إرسال في خمس نسخ. يتعين عندئذ حفظ النسخ اللازمة وفق ضرورة المصلحة وإتلاف البقية .

- نسخ متكررة من أصل وثيقة واحدة أو من ملف أو أصول متكررة للوثيقة الواحدة أو الملف توجد لدى عدة مصالح معنية للقيام بأعمال تتعلق بهذه الوثائق. في هذه الحالة يتعين التمييز بين ما نسميه "نسخة أساسية" و"نسخة ثانوية".

تطلق صفة "النسخة الأساسية" على الوثيقة أو الملف الذي يحتوي على أشمل المعلومات حول الموضوع المعني بالأمر، وتستخدم هذه النسخة بصفة إلزامية للقيام بالعمل الإداري الخاص بها، وتمثل جزءا لا يتجزأ منه. وتحفظ هذه النسخة الأساسية لدى الوحدة التي أنشأتها أو تحصلت عليها بحكم مشمولاتها .

أما "النسخة الثانوية" فهي تطلق على نسخة مماثلة للنسخة الأساسية أو على نسخة توفر أقل معلومات منها وتوجد هذه النسخة الثانوية بوحدة أخرى دون التي أشرفت على إنشاء النسخة الأساسية أو تحصلت عليها، وتكون كذلك قيمة استخدامها محدودة بالمقارنة مع النسخة الأساسية.

مثال ذلك الفاتورة التي تتوفر في عدة نسخ أصلية، منها نسخة أساسية تحفظ لدى المصلحة المالية لكونها معنية بالمصاريف وتمثل هذه النسخة لديها حجة تطالب بحفظها مدة لا تقل عن عشر سنوات. أما النسخة الثانوية من هذه الفاتورة، ولو كانت أصلا، هي التي ترسل مثلا مع المقتنيات المعنية إلى مصلحة منتفعة ولا تطالب بحفظها لنفس المدة. لذا، يمكن إتلاف النسخ الثانوية بعد مدة قصيرة.

ويشار في الجدول إلى النسخة الأساسية أو الثانوية بوضع علامة « x » في الوادي المناسب.

5.2.3- مدد الحفظ : يمثل هذا الجزء الجانب الأساسي من الجداول حيث تضمّن به مدة حفظ الملف أو الوثيقة وذلك على مرحلتين :

- فترة نشطة يتم أثناءها استبقاء الوثائق بمكاتب العمل للإستخدام العادي والمتواتر لأغراض إدارية ومالية وقانونية أو غيرها وإلى أن تنجز الهياكل المعنية الأعمال المنوطة بعهدتها؛

- فترة شبه نشطة يتم أثناءها حفظ الوثائق وجوبا لدى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بالوزارة أو الهيكل المعني وذلك في محلات معدة للغرض داخل الإدارة أو خارجها. ويكون استخدام الملفات والوثائق طيلة هذه الفترة عرضيا. وبانقضاء فترة الحفظ تنتهي حاجة الإدارة إلى الوثائق المعنية.

ويتم التعبير عن مدة الحفظ عادة بحساب عدد السنوات في كلتا الحالتين (فترة نشطة أو فترة شبه نشطة). وفي بعض الحالات يتعذر ضبط عدد السنوات اللازمة لذلك، فتُحدّد فترة الاستبقاء إلى غاية إجراء عمل إداري معيّن تنتهي بمقتضاه حاجة الإدارة إلى الوثيقة في الفترة المعنية. مثال ذلك الملف الإداري للعون يبقى نشطا إلى حدّ انقطاع العون عن العمل.

وفي هذه الحالة يوضع هامش في الوادي المناسب ويُفسّر في واد الملاحظات بذكر هذا الإجراء الإداري.

وبالنسبة إلى بعض الوثائق، لا يستوجب الأمر حفظها لمدة انتقالية في وضع شبه نشط فلا يكتب شيء في الوادي المناسب.

6.2.3- المصير النهائي : يكون المصير الذي تؤول إليه الملفات والوثائق العمومية بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها على النحو التالي :

* الحفظ الدائم والكلي لنوع من الوثائق أو الملفات ويرمز إلى ذلك بـ : "ح.د"
* الحفظ الدائم لجزء من الوثائق بعد إجراء فرز وانتقاء مدروس ثم إتلاف الباقي والرمز هو : "إن"
* الإتلاف الكلي للوثائق والرمز هو : "إت" .

تحفظ بعض الوثائق بصفة دائمة لأنها تمثل مصدرا للبحوث والدراسات في كل المجالات ومرجعا لبعض القضايا المهمة التي تخص البلاد ومستندات لحقوق الأشخاص والهيئات، وكذلك سندا للذاكرة الجماعية والذاتية الوطنية. ويعني الحفظ الدائم ترحيل الوثائق المعنية وجوبا إلى مؤسسة الأرشيف الوطني .

وفي حالة حفظ جزء فقط من مجموعة ملفات أو وثائق تُحدّد لاحقا طرق ومعايير الانتقاء للوثائق المعنية من قبل مؤسسة الأرشيف الوطني وفق المنهاج المتبع دوليا في هذا المضمار. ويجري إتلاف الوثائق المُعدّة لذلك بعد تأشيرة مؤسسة الأرشيف الوطني وفق الأحكام القانونية السارية المفعول .

3.3- المصادقة على جداول مدد الحفظ :

حدّد المشرع التونسي بالفصل 5 جديد من الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 المتعلق بضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط وفرز وإتلاف الأرشيف وتحويل الأرشيف والإطلاع على الأرشيف العام الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 85 لسنة 1988 ص. 1727 والمنقّح بالأمر عدد 2548 لسنة 1998 المؤرخ في 28 ديسمبر 1998 الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 1 لسنة 1999، ص. 3 على ضرورة إعداد جداول مدد الاستبقاء :
الفصل 5 : " لا يمكن إدخال جداول مدد استبقاء الوثائق المعدة على هذا النحو حيز التطبيق إلا بعد موافقة مؤسسة الأرشيف الوطني.
ويجب أن تكون هذه الجداول موضوع قرار يؤخذ من قبل الوزير المعني بالأمر وينشر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية.
يجب تحيين جداول مدد استبقاء الوثائق بانتظام تماشيا مع تطور المرافق والهيئات العمومية.
كل تغيير في جداول مدد استبقاء الوثائق يجب أن يحظى بموافقة مؤسسة الأرشيف الوطني ويكون موضوع قرار يؤخذ من قبل الوزير المعني بالأمر وينشر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية."

وتتمثل عملية المصادقة على جداول مدد الحفظ في توجيه الجداول بعد إتمام إنجازها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني الذي يقوم بدراستها اعتمادا على ما له من خبرة في تحديد مدد الحفظ بالنسبة لمختلف أنواع الوثائق ويكون ذلك بالتشاور والتنسيق مع ممثل المؤسسة صاحبة الجداول ويتدخل الأرشيف الوطني خاصة في تحديد المصير النهائي للوثائق بالاعتماد على قيمتها التاريخية.

4.3- تطبيق جدول مدد حفظ الوثائق :

لكي يتم تطبيق جداول مدد الاستبقاء على أحسن وجه ينبغي التنسيق والتبادل المتواصل للمعلومات بين المتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف، ومختلف الوحدات الإدارية بخصوص العمليات التالية :
- التحويل ( المرور من الفترة النشطة إلى الفترة شبه النشطة)،
- الفرز،
- المصير النهائي للوثائق.

ويهدف هذا التنسيق إلى :
- إنجاز مختلف هذه العمليات استنادا إلى قواعد الحفظ السليمة وحسب الإجراءات المتفق عليها،
- تفادي أي إضرار بمصلحة العمل في صورة ظهور حاجة استثنائية للوثيقة،
- احترام القوانين الجديدة الخاصة بتقادم الوثائق أو تلك التي تم تنقيحها في الأثناء ( أي بعد اعتماد قواعد الحفظ).

في المرحلة الأولى يقع تطبيق جداول مدد حفظ الوثائق على الموروث الأرشيفي الذي يضُمّ الوثائق المشتركة والخصوصية التي تراكمت مع مرور الوقت ولم يقع معالجتها، وهنا لا بد من الإشارة إلى إمكانية التعرّض إلى بعض الإشكالات والتي وجب حلّها.

- ملفات ووثائق مُعرّفة تعريفا كافيا إلا أن البيانات التعريفية أو الوصفية لا تتطابق تماما مع البيانات التي يحملها جدول مدد الاستبقاء، وهنا وجب إدخال بعض التعديلات على هذه التعريفات.

- ملفات ووثائق لم تأخذها في الاعتبار جداول مدد الاستبقاء، سواء كان ذلك نتيجة للنسيان خلال عمليات الجرد وإعداد قوائم الوثائق أو لأنها لم تعد مستخدمة أو تم استحداثها بعد صدور جداول مدد الاستبقاء. وهنا إعداد قائمة في هذه الوثائق واقتراح قواعد لها بعد استشارة الجهات المنتجة لها، ثم عرضها على مصالح الأرشيف الوطني لإبداء الرأي والمصادقة، وإقحامها في ما بعد بالجداول عند تحديثها .

في المرحلة الثانية تطبيق جداول مدد حفظ الوثائق على الأرشيف الجاري والانتقالي، حيث أنه بعد المصادقة على الأداة من قبل مصالح الأرشيف الوطني، يتم توزيع نسخ من هذه الأداة على مختلف الوحدات الإدارية قصد العمل بها ووضعها حيز التنفيذ.

ينتج عن تطبيق جداول مدد الاستبقاء العمليات التالية :

التحويل : يتم تحويل الوثائق من فضاءات العمل كوثائق نشطة، إلى مركز حفظ الأرشيف الوسيط بالنسبة إلى الوثائق التي انتهت فترة نشاطها لتدخل الفترة شبه النشطة حسب جداول مدد الاستبقاء.

الإتــلاف : إتلاف الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة سواء مباشرة بعد الفترة النشطة أو بعد قضاء مدة كأرشيف وسيط، وذلك وفقا لما يرد في جداول مدد الحفظ.

الحفظ الدائم أو الترحيل إلى الأرشيف الوطني : إذا كان لدى المؤسسة أرشيف نهائي، تقوم مصلحة الأرشيف بالإجراءات اللازمة لحفظ الوثائق حفظا دائما بإرسالها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني.
5.3- تحيين جداول مدد الحفظ :

لكي تكون جداول مدد حفظ الوثائق مواكبة للتغييرات الحاصلة على مستوى الوثائق يتوجّب تحديثها. ويشمل هذا التحديث العناصر التالية :
- إضافة قواعد لوثائق مستحدثة (جديدة)،
- حذف قواعد لوثائق لم تعد مستخدمة،
- تغيير مدد الحفظ لوثائق تغّيرت قيمتها بمفعول حاجة إدارية جديدة أو تغيير أو صدور أو حذف قانون خاص بالتقادم،
- ظهور معطيات جديدة تُضفي على الوثيقة قيمة ثانوية لم تكن تكتسبها.

يتم تحديث قاعدة أو قواعد حفظ بطلب من أي طرف له علاقة بالوثائق (المسؤول الأول عن المؤسسة، العون الإداري، الإدارة القانونية للمؤسسة، المتصرف في الوثائق والأرشيف للمؤسسة، الأرشيف الوطني،.الخ...). ويقع اقتراح التحديث (تغيير، حذف، إضافة...الخ) في شكل استمارة مُعدّة للغرض. ويتم اعتماد القاعدة الجديدة أو حذف القاعدة القديمة حسب نفس الأسلوب الذي أُعتمد للموافقة على القواعد في المرحلة الأولى.


VI- فرز وإتلاف الأرشيف

خصّ الأمر عدد 1981 لسنة 1988 للفرز والإتلاف بابا كاملا حدّد فيه شروط وكيفية إجراء هذه العملية.
الفصل 6 : " الفرز هو العملية التي تُؤدي إلى ضبط الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل والوثائق المُعدّة للحفظ لمدة من الزمن والوثائق المُخصصة للحفظ الدائم.

يتم الفرز على أساس المعايير المحددة في الفقرة 2 من الفصل 1 من القانون المشار إليه أعلاه عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 وذلك وفق التعليمات الواردة ضمن جداول مدد الحفظ.

الفصل 7 : يتم فرز وثائق الأرشيف داخل الإدارات التي أنشأتها أو تحصلت عليها ويقوم به الأعوان المكلفون بالأرشيف في هذه الإدارات بمعونة مؤسسة الأرشيف الوطني.

الفصل 8 : لا يجوز للمرافق العمومية والمؤسسات المشار إليها بالفصل 3 من القانون المشار إليه أعلاه عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 إتلاف الوثائق المنصوص عليها وحتى التي لم يتم التنصيص عليها في جداول مدد الاستبقاء إلا بموافقة مؤسسة الأرشيف الوطني.

تجري عملية إتلاف كل أنواع الأرشيف مهما كان متنها تحت المراقبة الفنية لمؤسسة الأرشيف الوطني.


V- تحويل الأرشيف والإطلاع على الأرشيف العام

يجب على الأشخاص والمرافق العمومية والهيئات تحويل وثائق أرشيفهم التي وقع فرزها وإعدادها للحفظ الدائم بصفة منتظمة وذلك مهما كان متنها.

يتم تحويل وثائق الأرشيف قبل عشر سنوات على الأقل من انقضاء الآجال المحددة للإطلاع عليها.

يتم تحويل الأرشيف حسب الإجراءات التي تضبطها التراتيب الجاري بها العمل.

يكون التصرف في الأرشيف النهائي الذي وقع تحويله من مشمولات مؤسسة الأرشيف الوطني.

يمكن للأشخاص والمرافق العمومية والهيئات الإطلاع على الأرشيف الذي وقع تحويله قبل حلول آجال الاطلاع عليه من طرف العموم.

وهذه الآجال وقع تحديدها بالقانون عدد 95 لسنة 1988 على النحو التالي :

الفصل 15 : لا يمكن الإطلاع على الأرشيف العام إلا ب

الرجاء مساعدتي بدليل يخص الارشيف (الوثائق التي تتلف والتي يجب المحافظة عليها وعدم اتلافها)ا