الرئيسية
منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف:
التجربة الجزائرية
إعداد: عبد الكريم بجاجة
مدير عام سابق للأرشيف الوطني الجزائري
خبير فني بمركز الوثائق و البحوث- أبوظبي
الفهــــرس
- المقــدمــة....................................... ...........02
1- الخيارات الإستراتيجية لوضع سياسة وطنية للأرشيف................03
2- تحديد شامل لمفهوم الأرشيف....................................04
3- نبذة تاريخية عن الأرشيف الوطني الجزائري 1962-1992............05
4- وضع الأرشيف الوطني: منهجية التشخيص 1992-1994.................07
5- المشاكل الأساسية المشتركة بين المؤسسات في سنة 1994...........10
6- برنامج عاجل لإنقاذ الأرشيف في ستة أشهر........................13
7- برنامج تسوية وضع الأرشيف في المدى المتوسط 1994-1995..........15
8- مخطط تطوير الأرشيف الوطني الجزائري 1996-2000.................17
9- تقييم سنوي لإنجازات المخطط الخماسي...........................23
10- آفاق الأرشيف الوطني الجزائري في عام 2000....................26
- الخلاصة........................................... ............27
المقـــدمــــــة
إنني أمارس مهنة الأرشيف منذ 33 سنة، وبهذه الصفة عايشت وتتابعت خطوة بعد خطوة كل المراحل التي عبرت بها مؤسسة الأرشيف الوطني الجزائري منذ إنشائها.
إن التجربة الجزائرية التي سأطرحها، ترتكز بصورة أساسية على ممارسة مهنة أرشيفي بكل جوانبها وذلك في الميدان (إن لم أقل تحته!).
بالفعل، قبل أن أصبح المدير العام للأرشيف الوطني الجزائري، مارست في البداية وظيفة محافظ (ومن ثم مدير) الأرشيف في ولاية قسنطينة خلال 17 عاماً، وهي فترة واجهت فيها كل المشاكل المتصلة بهذه المهنة، النبيلة في نواياها وغير المجزية في ممارستها اليومية على حد سواء.
إن هذه الفترة الطويلة التي قضيتها على رأس مركز الأرشيف الجهوي لولاية قسنطينة، وهو مركز يمارس وصاية علمية وتقنية (وليس إدارية) على مجموع ولايات الجهة الشرقية للجزائر – وعددها 17 ولاية أي ثلث ولايات الجزائر – إن هذه الفترة إذا أتاحت لي أن أبتكر منهجية عمل تتلاءم مع الواقع الميداني وتشمل حياة الأرشيف من كل جوانبها: القواعد التنظيمية، هياكل التسيير، التكوين، الموارد البشرية، الميزانية، المخازن والتجهيزات، التدقيق، إجراءات الحفظ المؤقت، ضبط عملية حذف الأرشيف، الإطلاع على الأرشيف لأهداف مهنية، أو علمية أو شخصية، التنشيط الثقافي (نشرات، معارض، ندوات، محاضرات)، الخ...
حتى أنني اضطررت، بسبب قلة عدد الموظفين، في وقت من الأوقات، إلى المشاركة في أعمال يدوية مثل تشغيل آلات الاستنساخ (ميكروفيلم، نسخ)، نقل وتفريغ الوثائق، ترطيب المخازن الجافة، إزالة الغبار، الخ... معنى الكلام آن الخبرة التي اكتسبتها خلال 17 عاماً في قسنطينة (1) كانت غنية بما يكفي لتتيح لي فيما بعد، عندما توليت منصب مدير عام للأرشيف لاسيما وأنني شاركت خلال تلك الفترة في العمليات الأساسية التي بعثت بها الإدارة المركزية في هذا المجال.
سأحاول الآن جاهداً أن اختصر في 10 نقاط الممارسة الجزائرية لعلم الأرشيف.
1- الخيارات الإستراتيجية لوضع سياسة وطنية للأرشيف
يشكل الأرشيف بالنسبة إلى كل أمة ذاكرتها الرسمية وتراثها التاريخي:
إنه ذاكرتها الرسمية، لأنه يشهد على وجود أمة أو دولة، وعلى سيادتها وعمل مؤسساتها؛ وهو تراثها التاريخي، لأنه شاهد على تاريخ الأمة وعلى مكونات هويتها وذاتيتها.
فأي من هاتين الوظيفتين يجب أن نفضل ونميز؟
خلال فترة طويلة، فضلت معظم الحكومات الوظيفة الثانية، الثقافية والتاريخية، وبالتالي كانت مؤسسة الأرشيف الوطني ملحقة بقطاع الثقافة. كان وحده محور الاهتمام الأرشيف التاريخي، الذي يعود إلى العمر الثالث في حياة الأرشيف. وقد أدى هذا الخيار إلى تهميش الأرشيف في الحياة الإدارية. فنتج من ذلك تهاون وإهمال في إدارة الوثائق المعاصرة مما أعاق حسن سير المؤسسات وعرض حلقات كاملة من الذاكرة الرسمية للخطر. أما اليوم، فإن التضخم الذي يؤثر بصورة مستمرة على إنتاج الأرشيف في أرجاء العالم – وهي زيادة هندسية وليس حسابية (2) – حمل معظم الدول على إعادة توجيه خياراتها الاستراتيجية لضمان اهتمام أفضل بالأرشيف الجاري والوسيط (العهدين الأول والثاني من حياة الأرشيف ) أي شريحة الأرشيف الأكبر حجماً، ذلك المطروح في المكاتب ومراكز الأرشيف في معظم الإدارات والمؤسسات، والتي تعيق حسن سيرها بسبب الفوضى في المحافظة عليه.
في الجزائر، جاء الخيار مبكراً: فمنذ 1971، أي مع إنشاء "رصيد الأرشيف الوطني" بموجب أمر رئاسي، ونشر أول تعليمة رئاسية خاصة بالأرشيف، انصب الاهتمام على ضرورة وضع إدارة عقلانية للأرشيف الجاري والوسيط لتحسين التنظيم الإداري، مع ضمان الحفاظ على المواد الضرورية لكتابة التاريخ الوطني بصورة موضوعية (3).
وكنت، عام 1980، ذكرت بهذه المبادئ في إحدى نشرات أرشيف ولاية قسنطينة، فشددت على ضرورة "استثمار كل وثيقة من الأرشيف استثماراً أمثل على الصعيد الاقتصادي، قبل تسليمها لكتابة التاريخ" (4).
إن إلحاق مؤسستنا برئاسة الجمهورية، منذ إنشائها في عام 1971 وإلى يومنا هذا – مع قطيعة غير مجدية دامت 4 سنوات ووضع فيها الأرشيف تحت وصاية وزارة الثقافة – أتيح للأرشيف الوطني فرصة اقتحام الميدان بقوة وصرامة، وسمح بتزويد الجزائر بشبكة للأرشيف منتشرة، تتلاءم مع متطلبات نهاية القرن هذا. فلا يمكن لأي بلد أن يدعي التطور إذا كان قطاع الأرشيف في المؤخرة، يجرجر أقدامه، وليس من دواعي الصدفة أن يكون الأرشيف الأفضل تنظيماً في العالم هو ذلك التابع للدول الأكثر تطوراً.
2- تحديد شامل لمفهوم الأرشيف
انطلاقاً من هذه الخيارات الاستراتيجية، لم يتبدل تحديد مفهوم الأرشيف في الجزائر إلا قليلاً منذ 1971، فهو ينص على أن: "يتكون الأرشيف بمقتضى هذا القانون من مجموعة وثائق المنتجة أو المستلمة من الحزب والدولة والجماعات المحلية والأشخاص الطبيعيين أو المعنويين سواءً من القانون العام أو الخاص أثناء ممارسة نشاطها معروفة بفوائدها وقيمتها سواءً كانت محفوظة من مالكها أو حائزها أو نقلت إلى مؤسسة الأرشيف المختصة".
إن هذا التحديد الشامل لمفهوم الأرشيف كان يسمح لمؤسسة الأرشيف الوطني أن تتدخل على كل المستويات، بما في ذلك القطاع الخاص (أرشيف المؤسسات، الأرشيف العائلي) غير أن التطور الحديث الذي شهدته بلادنا ومتميز بتعددية الأحزاب ودخول اقتصاد السوق، يدفعها إلى الشروع في تحديث القانون الخاص بالأرشيف الوطني من أجل التكفل بطريقة أو بأخرى، بكمية من الأرشيف ذات الطابع الخاص الذي قد يتطور على حساب العام، إذ أن الدولة باشرت في تطبيق سياسة الخوصصة تتعلق حتى بجزء من مهامها.
في الواقع، نحن نشهد في نهاية هذا القرن، عهداً جديداً يحمل تحديات كبيرة لكل الأرشيفيين في العالم، وهذا ما أشير إليه خلال المؤتمر الدولي الثاني والثلاثين للمائدة المستديرة للأرشيف والذي عقد في إدنبورغ (اسكتلندا) في أيلول/ سبتمبر 1997 (6).
- إضفاء طابع ديمقراطي يعني دولة القانون (7)، وانفتاح الأرشيف (تبادل أوسع وأكثر ليبرالية)؛
- تعددية الأحزاب؛
- تحويل مؤسسات القطاع العام إلى القطاع الخاص؛
- تحويل بعض وظائف الدولة إلى القطاع الخاص.
وكان جميع الأرشيفيين الموجودين في إدنبورغ، والذين كانوا يمثلون ما يزيد على 70 بلداً، قد وصلوا إلى هذه النتائج نفسها، وعبروا عن مخاوفهم فيما يتعلق بمستقبل مهنتهم التي قد تتأثر سلباً "بسلطان المال".
أما المثال الأكثر تعبيراً في هذا المجال، فقد أعطته أرشيفية كندية أعلنت أن بيل غايتس (Bill Gates) الرجل الأكثر غناء في العالم، بفضل بيع البرمجيات المعلوماتية، قد بدأ بشراء الأرشيف ليس بدافع عمل الإحسان (أي حماية التراث)، ولكن من أجل تحقيق أرباح جديدة بتسويق الإطلاع على هذا الأرشيف.
كل هذه المعطيات الجديدة التي ظهرت في معظمها خلال العشرية الحالية، يجب أن تؤخذ في الحسبان عند وضع أي قانون خاص بالأرشيف.
3- نبذة تاريخية عن الأرشيف الوطني الجزائري 1962-1992
في عام 1962، تاريخ استرجاع الدولة الجزائرية كامل سيادتها، كانت انطلاقتها مكبلة بعوائق جمة في جميع المجالات، بما فيها قطاع الأرشيف:
- غياب الأرشيف: كان الجزء الأكبر من الأرشيف الجزائري قد نقل إلى أكس – أن – بروفانس (Aix En Provence) (فرنسا) بين 1961-1962 مما خلق نزاعاً أرشيفياً بين الجزائر وفرنسا حول 200 ألف علبة (600 طن) من الأرشيف العائد لفترة الاستعمار بين 1830-1962، و1500 علبة من الوثائق العائدة إلى الفترة العثمانية (بين القرنين السادس عشر والتاسع عشر) التي سبقت الاجتياح الاستعماري (8)؛
- غياب الأرشيفيين: إذ أن الإدارة الاستعمارية لم تسمح لأي جزائري التكوين في هذا القطاع الحساس؛
- انعدام الهياكل الملائمة للحفاظ على الوثائق بصورة عقلانية، باستثناء الأرشيف الجهوي في الجزائر ووهران.
بما أن الحكومة الجزائرية في تلك الفترة كانت لديها أولويات أخرى، ظل قطاع الأرشيف على ما هو عليه من ركود قرابة عشرة سنين.
في عام 1971، قام رجلان بإرساء أسس مؤسسة الأرشيف الوطني الجزائري، وهما: الرئيس الراحل هواري بومدين، والأمين العام لرئاسة الجمهورية، الدكتور محمد أمير. فالأول أصدر مرسوماً ينص على إنشاء رصيد الأرشيف الوطني (9)، ونشر الثاني أول تعليمة رئاسية متعلقة بتسيير الأرشيف (10).
وبالفعل، بعد عشر سنوات من النشاط بدأت، المؤسسات الجديدة في الدولة الجزائرية تشعر بجدية بالفراغ المتعلق بالسياسة الأرشيفية، فجاء النصان في الوقت المناسب للرد على انشغالات هذه المؤسسات.
في كانون الأول/ ديسمبر 1972 أنشئت على مستوى الرئاسة، مديرية الأرشيف الوطني وبين 1973-1974 شكلت النواة الأولى للأرشيفيين الجزائريين، ولا يزال أربعة منهم في الخدمة إلى اليوم، وهم: عبد الكريم بجاجة؛ عمر حاشي محافظ رئيسي للأرشيف الجهوي لمحافظة الجزائر الكبرى؛ فؤاد صوفي، محافظ رئيسي للأرشيف الجهوي لولاية وهران؛ وعمر ميموني، محافظ للأرشيف الجهوي لولاية قسنطينة.
يجب أن أعلن أمام الملأ أن رفقاء الدرب (الأرشيفيين) الثلاثة هؤلاء، يمثلون منذ 25 سنة العمود الفقري للأرشيف الوطني الجزائري، ويتميزون بنفس المؤهلات والكفاءات وقد تتابعوا الدراسات نفسها التي تابعها المدير العام للأرشيف الوطني.
في عام 1977، تم إثراء القواعد التنظيمية الخاصة بالأرشيف الوطني بنص أساسي، تمثل في مرسوم جديد يحدد بدقة صلاحيات مؤسسة الأرشيف الوطني وتنظيمها وسير عملها، على الصعيد الوطني، المركزي، الجهوري والمحلي (11).
وصف المعارضون لتطوير المؤسسة، هذا المرسوم "بالمعطف العريض جداً"، ولم يطبق هذا لنص كما ينبغي نظراً لإلحاق الأرشيف الوطني بالمركز الوطني للدراسات التاريخية (الجهة بالذات التي صدرت منها عبارة "عريض جداً!) وكانت النتيجة المباشرة لهذا الإجراء بالإضافة إلى تجميد المرسوم، طمس الأرشيف الوطني لصالح الدراسات التاريخية. وهكذا ظلت المراكز الجوية لولايات: الجزائر، وهران، وقسنطينة تنشط لوحدها في ميدان الأرشيف من غير مديرية وطنية. بقي الوضع على حاله لمدة عشر سنوات (عاش فيها الأرشيف الوطني في عزلة)، وتخللها عام 1984 انتقال الوصاية من رئاسة الجمهورية إلى وزارة الثقافة (الشيء الذي زاد بله على الطين!).
مبدئياً، كان يفترض أن التغيير في الوصاية هذا لا يؤثر إلا على الدراسات التاريخية، غير أن المركز الوطني للدراسات التاريخية انتهى به الأمر إلى جمع كل من الأرشيف الوطني والأرشيفيين نفي "صناديقه"، لاسيما أرشيفي الولايات الذين أصروا على ممارسة مهنتهم بالرغم من غياب مديرية حقيقة علمية وتقنية، مكتفين بالإمكانيات التي وفرتها لهم الجماعات المحلية.
في الواقع، لم تكن هذه العشرية بين 1978-1988 سلبية بصورة كاملة، إذ أن إصرار الأرشيفيين المحليين على العمل ميدانياً، بغياب الأرشيف الوطني، قد أدى في النهاية (إلى جانب معطيات أخرى لم نسبرها) إلى تجسيم قرارات مهمة كانت تحضر منذ السبعينات: تشييد مركز الأرشيف الوطني (12)، وإصدار قانون جديد خاص بالأرشيف الوطني (13).
إن عودة مؤسسة الأرشيف الوطني إلى حضن رئاسة الجمهورية أتاحت لمؤسستنا فرصة الانطلاق من جديد على أسس جديدة وبوسائل جديدة.
ومما لاشك فيه أن مركز الأرشيف الوطني يعتبر مضفرة للجزائر. فقد صممه مهندسناً المعماري الوطني الراحل عبد الرحمن بوشامة، وهو المناضل الوطني وأحد المهندسين المعماريين الجزائريين الأوائل، ونفذته بالكامل مؤسسات عمومية وطنية، وهكذا بات للمؤسسة هياكل ذات مستوى دولي، قادرة على استقبال مليون علبة أرشيف (100 كم من الوثائق)، أي ما يشكل خمسة أضعاف محتوى مركز أرشيف أكس – أن – بروفانس (Aix En Provence) (فرنسا)، وهي وثائق نطالب باسترجاعها.
بالإضافة إلى المخازن الفسيحة والمكيفة، يوفر مركز الأرشيف الوطني الجزائري كل تسهيلات العمل التي تلائم وظيفة الأرشيفي: من مخابر الميكروفيلم، والتصوير، إلى غرفة التطهير، مروراً بورشة التجليد والترميم، ومعدات المعلوماتية، والمطبعة، والمكتبة، وقاعات القراءة، أو مساحات للمعارض، وقاعة المحاضرات، والنادي، الخ... (14).
من 1988 إلى 1992، أي خلال سنوات نهضتها الأربع الأولى، انشغلت مؤسسة الأرشيف الوطني بتنظيمها الداخلي أكثر من انشغالها بمشاكل الأرشيف الخارجية التي تراكمت طوال عشرية من الزمن. غير أن هذه الانطلاقة الجديدة واجهت بعض العراقيل بسبب الخيارات السيئة التي اتخذت في مجال التأطير: فبدلاً من إعادة الأرشيفيين الذين ظلوا يمارسون مهنتهم طوال خمسة عشر عاماً بالرغم من كل ضروب الزمن إلى مستواهم الشرعي والمحق، جرت الاستعانة بإداريين لا يملكون الخبرة ولا أدنى معرفة في ميدان الأرشيف، حتى ولو كانت لهم مؤهلاتهم في ميادين أخرى.
استقام الوضع جزئياً عام 1992 مما أتاح للمؤسسة الخروج من برجها العاجي في بئر خادم لتخوض حملة إنقاذ للوثائق التي كانت مطروحة في الدهاليس والأروقة والأكواخ وحتى في صناديق استيراد البضائع! إلى أن حان وقت إجراء تقييم وطني لتأمين فعالية أفضل لتدخلات المؤسسة.
4- وضع الأرشيف الوطني: منهجية التشخيص على الصعيد الوطني 1992-1994
في حزيران/ يونيو 1992، طلب مني أن ألقي محاضرة في مركز الأرشيف الوطني (لم أكن حينها مديراً عاماً للأرشيف الوطني، بعنوان "تسيير الأرشيف الإداري: هياكل قاعدية فقيرة تواجه اجتياحاً وثائقياً" (15). ثم في تشرين الثاني/ نوفمبر 1992، ألقيت المحاضرة نفسها في تونس، بصفتي هذه المرة مديراً عاماً للأرشيف الوطني الجزائري، وذلك بمناسبة الجمعية العامة لعربيكا ARBICA (16).
اقترحت في نص المحاضرة هذه منهجياً لكشف حالة الأرشيف في مؤسسة ما: تشخيص ثم خطة إعادة تنظيم. وكان هذا الاقتراح خلاصة 17 عاماً من الممارسة في الأرشيف الجهوي لولاية قسنطينة. وكنت قد أعددت قائمة من9 نقاط محددة تتيح تقييم وضع الأرشيف في مؤسسة أو في هيئة ما:
1- الهيكلة، 2- القواعد التنظيمية، 3- الموظفون، 4- المكاتب، 5- المعدات، 6- ترتيب الأرشيف، 7- تصنيف الأرشيف، 8- سير عمل المصلحة، 9- وضع الأرشيف في المكاتب.
وكان يجب إخضاع كل من هذه النقاط إلى تشخيص دقيق، وإتباع ذلك باقتراح عملي لإعادة التنظيم أو استدراك الوضع.
خطة التشخيص
أ) الهياكل: وجود أو عدم وجود المصلحة.
- موقعها في الخطة التنظيمية، مستواها على صعيد الهرم الإداري.
ب) القواعد التنظيمية:
- هل يوجب نشر القواعد التنظيمية الخاصة بالأرشيف؟
- هل توجد قواعد تنظيمية داخلية للأرشيف؟
ج) الموظفون = تقييم:
- قائمة الموظفين، المؤهلات، الوظائف، القدرات...
د) المكاتب = عملية كشف:
- النقائص: موقع غير لائق، محيط ملوث وخطير، صلابة الأرضية، ارتفاع نسبة الرطوبة، عدم التهوية، خطر اندلاع حرائق أو وقوع فيضانات، وجود قوارض، حشرات، تأمين الحماية ضد السرقة، اكتظاظ المكاتب، مشاكل في الكهرباء، مداخل غير مراقبة.
هـ) المعدات:
خزانات ورفوف خشبية، نقص في المعدات، انعدام وسائل العمل، وسائل النسخ، والمعدات المكافحة للحرائق، الخ...
و) ترتيب الأرشيف:
تراكم فوق الأرض مباشرة، علب مفتوحة، ملفات مكدسة فوق الرفوف دون علب، انعدام الترقيم، فوضى ظاهرة.
ز) تصنيف الأرشيف:
- أي نوع من التصنيف؟
- أرصدة مفرقة أو مخلوطة؟
- طبيعة الأرشيف، إجراء استطلاعات الرأي؟
- هل يوجد أرشيف يعود إلى ما قبل 1830؟
- هل يوجد أرشيف يعود إلى فترة الاستعمار؟
- تقييم الوثائق والمكتبات الموجودة.
ح) سير عمل المصلحة:
- الطرق المستخدمة عادة لدفع الوثائق والإطلاع عليها وحذفها.
- تقييم.
ي) وضع الأرشيف في المكاتب (الأرشيف من العهد الأول):
- هل ممارسة الحفظ المؤقت قائمة؟
- نظام التصنيف والحفظ،
- نقل الأرشيف وحذفه،
- المشاكل الخاصة بكل مصلحة، اقتراحات،
- النقائص: خانات أو ملفات لم يحدد محتواها، الخلط بين كل العهود، وصول المكاتب لحالة الاكتظاظ، وموروث متواصل...
*********************
وضعت هذه المنهجية قيد التنفيذ على الصعيد الجهوي في قسنطينة، وطبقت على الصعيد الوطني بين 1992 و1994. وقد تم إشراك جميع الخبرات والكفاءات الأرشيفية في المؤسسة على الصعيد الوطني والجهوي والمحلي. ولا بد أن أذكر مرة أخرى أن زملائي الثلاثة، عمر حاشي وفؤاد صوفي وعمر ميموني، وهم من الجيل الأول للأرشيفيين، وكذلك الزملاء من الأجيال اللاحقة، قد عملوا على تدقيق هذه المنهجية (وهي علمية أكثر من شخصية) كل وفقاً لخبرته الخاصة، فجاءت النتيجة المنتظرة واحدة: تشخيص واقعي لا مجاملة فيه، اقتراحات ملموسة لتقويم الوضع (أو بالأحرى لإنقاذه) تأخذ في الاعتبار الإمكانيات المحلية.
وبين تشرين الأول/ أكتوبر 1992 وآذار/ مارس 1994، أي خلال 18 شهراً، جاب الأرشيفيون البلاد فنفذوا نحو 80 مهمة تفتيش وتقييم خصت أهم المؤسسات في الدولة من وزارات وولايات، وكبرى الهيئات العمومية. وقد أرسل إلى كل مؤسسة تقرير التفتيش الخاص بها فدعيت إلى أن تتخذ فوراً التدابير الأكثر إلحاحاً من أجل تصحيح وضع أرشيفها (17).
وبالنسبة للمديرية العامة للأرشيف الوطني، فقد عملت على استغلال هذه التقارير نفسها بغية استشفاف الوقائع البارزة، لاسيما المشاكل المشتركة بين مجموعة المؤسسات. وقد نتج عن التشخيص الذي خص كل مؤسسة على حدة، حوصلة وطنية للوضع.
5- التقييم الوطني لوضع الأرشيف في سنة 1994:
المشاكل الأساسية المشتركة بين المؤسسات
خلال عملية التشخيص تبين أن معظم المؤسسات تشكو من نفس النقائص، جرت ملاحظة مكامن القصور نفسها في معظم المؤسسات، هياكل غير فعالة، أو الأسوأ من ذلك أنها غير موجودة؛ عدد موظفين غير كافي، وعلى كل حال فإنهم غير مؤهلين وقليلي الاندفاع بسبب غياب الحافز؛ أمكنة عمل غير ملائمة وغير صحية؛ معدات بدائية؛ غياب فادح لتدابير الأمن؛ أرشيف محفوظ بصورة عشوائية، غالباً ما يكون مطروحاً أرضاً، وبالتالي لا يمكن استغلاله "ذاكرة"؛ والأخطر من ذلك كله هو الإتلاف الأعمى للملفات من أجل التخلص من مشكلة إدارة الأرشيف.
وقد نتج عن ذلك كله كارثة حقيقية على أرشيف لك الأطوار:
- الأرشيف التاريخي العائد للفترة الاستعمارية اختفى جزء منه أو هو في طريق الاختفاء.
- الأرشيف الخاص بفترة الاستقلال 1962 إلى 1988 مطروح بصورة عشوائية.
- حتى الأرشيف الأكثر حداثة، الذي تعود نشأته إلى أكثر من خمس سنوات والذي من المفترض أن يكون في المكاتب، كان معروضاً أيضاً على المدى المتوسط للإتلاف لأن التكفل به كان سيئاً منذ البداية.
وحتى نشخص بدقة المرض الذي يضر بالأرشيف، عمدنا إلى فحص أوجه القصور هذه نقطة بعد نقطة.
فيما يتعلق بالقواعد التنظيمية أولاً، كانت الجزائر قد أصدرت عدة نصوص تنظيمية لإدارية الأرشيف، كان آخرها القانون رقم 09-88 الصادر في 26 كانون الثاني/ يناير 1988 والخاص بالأرشيف الوطني. وتطبيقاً لهذا القانون، اعتمدت مراسيم لتنصيب أعضاء هيئات مؤسسة الأرشيف الوطني. بعدها نشرت المديرية العامة للأرشيف الوطني مجموعة من التعليمات من أجل إعطاء التوجيهات اللازمة فيما يتعلق بالاهتمام بالأرشيف بصورة عقلانية. أخيراً، كانت بعض الوزارات والولايات قد عمدت من جهتها إلى وضع تعليمات داخلية تحقيقاً للهدف نفسه.
ولكن إذا نظرنا إلى التطبيق الميداني لعملية التكفل بالأرشيف لابد أن نستنتج أن كل هذه النصوص ظلت في معظم الأحيان حبراً على ورق لأن الشروط الذهنية (أي إثارة الإحساس والوعي) والموضوعية (الوسائل البشرية والمادية) اللازمة لتنفيذها لم توفر.
في الواقع، كان الحاجز الأساسي الذي كان يضيق الخناق على قطاع الأرشيف حاجزاً ذهنياً يتمثل في الاحتقار الظاهر دائماً تجاه الأرشيفيين وتجاه الأرشيف في الوقت ذاته.
أما على الصعيد الهيكلي، فباستثناء الولايات التي نصت في الخطة التنظيمية للأمانة العامة على مصلحة الأرشيف في كل منها (غالباً ما كان غير عملي)، فإن وظيفة "الأرشيف" لم تكن ظاهرة في كل المؤسسات الأخرى إلا بصورة شبه سرية.
وفي أفضل الحالات، كانت توجد مديرية فرعية للأرشيف ملحقة بمدير الديوان؛ أما في أسوأ الحالات، فلم يكن التنظيم ينص على أي هيكلة. أما بين هاتين الحالتين الواقعتين على طرفي نقيض، فكانت بعض الوزارات قد وضعت في إطار "مديرية الإدارة والوسائل"، مديرية فرعية أو مكتباً يجمع التوثيق والأرشيف معاً على أن الاهتمام بالتوثيق كان أكثر.
أما فيما يخص الموظفين، فكانت الصورة التقليدية للموظف الملحق بمصلحة الأرشيف إجراء تأديبي لا تزال، لسوء الحظ واقعاً أليماً.
وعلى الرغم من أن جامعة الجزائر كانت قد خرجت منذ 1975 دفعات كاملة من الإطارات والتقنيين الشباب المتخصصين في علم المكتبات والمكونين في الأرشيف.
وكان الكثير منهم لا يزال بانتظار الحصول على وظيفة، في حين أن أكوام الأرشيف كانت تتكدس في كل مكان من دون معالجة علمية.
وكانت مؤسسة الأرشيف الوطني من جهتها قد نظمت الكثير من الندوات والدورات التدريبية في علم الأرشيف على الصعيد الوطني و الجهوي والمحلي، وذلك منذ سنة 1974.
كم من الموظفين الذي خضعوا لهذا التكوين الذي نظمه الأرشيف الوطني لا يزال يعمل في مصالح الأرشيف؟ كان عددهم قليلاً جداً وذلك لأسباب كثيرة: أما أن يكون الذي خضعوا لدورات التكوين هذه قد أرسلوا من قبل هيئاتهم لمجرد تثبيت الوجود، أو لمعاقبتهم؛ أو أن شروط العمل المنعدمة في مصالح الأرشيف دفعت ذوي العزم والنيات الحسنة إلى اليأس.
لننظر الآن في مسألة المحلات والمعدات المخصصة للأرشيف، بالنسبة إلى الكثير من المسؤولين كان يبدو من الطبيعي جداً أن تخصص لمصلحة الأرشيف مكاتب غير صحية والأكثر خطورة: مثل الطوابق السفلية والدهاليس الرطبة، عديمة التهوية، والتي تتسرب إليها المياه، وتمر فيها أسلاك كهربائية معراة ومعلقة في الهواء بصورة ظاهرة، ذلك إلى جانب القوارض والصراصير، أو مثل غرف المهملات، أو بيوت الدرج، أو الأكواخ أو السقوف المانعة للنشع، أو حتى الصناديق الموضوعة في الهواء الطلق!
أما فيما يتعلق بالمعدات، فكانت لا تتعدى في الغالب بعض الرفوف (الخشبية أحياناً) ومطفأة أو مطفأتين للحريق تعلم برش الماء (وهي مضرة جداً للأرشيف)، لم تجر صيانتها أو التحقق من صلاحيتها للعمل منذ سنوات. هذا إلى جانب انعدام تدابير الأمن الحقيقية، والرطوبة الكثيفة والغبار المفرط بسبب عدم التنظيف والصيانة، الخ...
فكيف يمكن في ظل هذه الظروف المحافظة على الأرشيف بصورة لائقة؟ هكذا وبصورة طبيعية جداً الأرشيف مكدس على الأرض، في علب من الكرتون أو أكياس للنفايات، أو حتى من دون أي تغليف، بات معرضاً لكل الأخطار.
صحيح أن هذه الظاهرة، تعود في جزء منها إلى عمليات إعادة الهيكلة والانتقال المتكررة التي نفذتها مختلف الإدارات، مما ولد أيضاً منازعات إدارية بين الوزارات حول الأرشيف إذ كانت الوزارة التي تنتقل إلى مقر آخر تخلف وراءها كميات من الأرشيف المكدس بصورة عشوائية فيما ترفض الوزارة أو الإدارة الجديدة التي تحل محلها في المقر أن تنشغل بهذا الأرشيف.
في الواقع، يبدو أن انتقال الإدارة إلى مقر جديد كان الفرصة المنتظرة التي تسمح لها بالتخلص من مشكلة كميات الأرشيف الواجب معالجتها.
أما في غياب فرصة الانتقال إلى مقر جديد فقد حاولت الكثير من الوزارات والولايات والهيئات العمومية القضاء على أرشيفها بحجة أنه عديم القيمة، في حين أنه لم يكن قد حدد محتواه. وقد حصلت في الواقع عمليات إتلاف عشوائي فاختفى خلالها أرشيف تاريخي قيم يعود إلى حقبة الاستعمار، وولت إلى غير رجعة، وهكذا بتر قسم من تاريخنا للمرة الثانية، بعد عمليات نقل الأرشيف المكثفة التي حصلت عشية الاستقلال.
بالرغم من أن المركز الوطني للأرشيف كان دائماً يعبر عن استعداده لتلقي مختلف عمليات دفع لأرشيف مختلف المؤسسات، شريطة أن يكون هذا الأرشيف قد تعرف عليه بصورة صحيحة واتفق بأن من شأنه إثراء التراث الوطني. وفي الواقع كان يحصل أحياناً أن تلجأ بعض الوزارات إلى مركز الأرشيف الوطني، لا لدفع الأرشيف بصورة منمطة ولكن للتخلص منه.
والهدف من ذلك ليس إثراء التراث بل تحويل المشكلة من الوزارة إلى مركز الأرشيف الوطني.
كان يطلب من مركز الأرشيف الوطني أن يأخذ على عاتقه أطناناً من الأرشيف مكدسة في صناديق أو أكياس نفايات من دون أي جدول تحويل لائق وحقيقي. علماً أن الأرشيف الذي يتم تحويله من دون جدول تحويل، يحدد محتوياته، شبيه بأي مواطن يدعي السفر بدون وثيقة سفر أو بطاقة هوية.
أما وضع الأرشيف في المكاتب فلم يكن أفضل. هنا أيضاً، كان الأرشيف يكدس مثل الطبقات الجيولوجية، من دون أي يهتم به أحد: فلا تصنيف ولا تحديد لمحتواه! وكان يكفي أن يتم نقل صاحب المكتب إلى وظيفة أخرى، لكي تتحول الوثائق التي يخلفها وراءه إلى ملفات غير قابلة للاستثمار بسبب الفوضى، فهو وحده كان يستطيع أن يعثر على مبتغاه بينها.
ولم يكن قد اعتمد أي نظام للحفظ المؤقت من أجل تصريف الأرشيف بصورة عقلانية. وهكذا ومع تكديس أرشيف جديد، كان القديم يلقي جانباً في مرحلة أولى، قبل أن يوضع في مرحلة ثانية في القبو، أو في أكياس نفايات أو علب من الكرتون.
عرض هذا الوضع المرير على أصحاب القرار (مدراء دواوين الوزارات، والأمناء العامون في الولايات...) في 16 نيسان/ إبريل 1994 خلال اليوم الوطني لتسيير الأرشيف الإداري.
لم يكن الهدف الأول من هذا التقييم الوطني للوضع التنديد بسوء تسيير الأرشيف ولكن إطلاق برنامج طموح لتقويم الوضع في قطاع الأرشيف بالتعاون مع كل المؤسسات (18).
6- برنامج عاجل لإنقاذ الأرشيف في ستة أشهر
كما أشرنا في الفصل الرابع أعلاه، كانت المؤسسات التي خضعت للتفتيش قد دعيت إلى أن تتخذ فوراً تدابير عاجلة للبدء بجملة إنقاذ للأرشيف.
وكانت كل نقطة من النقاط التسع المطروحة على اللائحة التي أعدت خلال عملية التشخيص، موضوعاً للاقتراحات محددة تستند إلى الوضع المقيم. أما المخطط العام لخطة الإنقاذ قصيرة المدى التي كان من الواجب تنفيذها خلال الأشهر الستة التي تلت عملية التفتيش، فكان على الشكل التالي:
1- الهيكلة:
- إنشاء مصلحة الأرشيف وإلحاقها بإدارة الهيئة المعنية.
- تعيين مسؤول عنها.
ب) القواعد التنظيمية:
- نشر تعليمة يعلن فيها عن إعادة تنظيم الأرشيف.
- التعريف بكل القوانين التنظيمية الخاصة بالأرشيف.
ج) الموظفون:
- ضرورة استخدام موظفين حصلوا على تأهيل جامعي.
- إعادة توظيف الموظفين – المعاقبين في مهام أخرى.
- تشجيع العناصر المحفزة
د) مخازن الأرشيف:
- تطهير المكان فوراً.
- إجراء الإصلاحات العاجلة، ووضع أبواب معدنية مزودة بمفاتيح، و مطافئ للحرائق، تأمين التهوية، التحقق من شبكات تصريف المياه والتيار الكهربائي، تعزيز مقاومة النشع،...
هـ) التجهيزات:
- منع استعمال الرفوف الخشبية، وإقامة رفوف معدنية، التزويد بالطاولات ومكاتب للعمل، استعمال علب الأرشيف، استعمال ميزان لقياس الرطوبة (50%) والحرارة (18)، الخ.
و) ترتيب الأرشيف
- ترتيبه في علب أو رزم بعد تحديد محتواها، وجمعها على رفوف وفقاً للتصنيف المعتمد. فحتي عندما تعم الفوضى يبقى دائماً شيء من النظام يجب المحافظة عليه.
ز) تصنيف الأرشيف:
- إعادة تجديد الأرصدة ثم توزيعها وفقاً لمصدرها.
- الحذف الفوري للملفات المطبوعة بكثرة ( تعليمات، مذكرات، جرائد رسمية، مطبوعات انتهت مدتها...).
- تصنيف جمع أرشيف ما قبل 1962 كأرشيف تاريخي.
- اعتماد تصنيف نظامي لأرشيف ما بعد عام 1962.
ح) سير عمل المصلحة:
- تعليق الدفع الفوضوي فوراً.
- اعتماد استعمال "حافظة الدفع" للأرشيف.
- تحديد تدابير الإطلاع.
- إعلام المصالح بوجود وثائق قد تفيدها.
ط) وضع الأرشيف في المكاتب:
- النصح باعتماد التصنيف النظام مع تعريف محتوى الملفات ووسم الخانات بالبطاقات.
- "تنظيف" سنوي للملفات في كل مكتب، حذف " أوراق المهملات" أي المسودات والمحاضر والمستندات المزدوجة حافظات الإرسال غير الضرورية...
- اعتماد خطة دفع الأرشيف مطابقة لاحتياجات كل مصلحة.
- إعطاء الأولية لعمليات دفع أرشيف ما قبل عام 1962، وبالتالي ذلك الخاص ذلك بالأعوام من 1962 إلى 1978، الخ.
- منع كل عملية حذف الأرشيف لا يسمح بها كتابياً.
وقد استمرت الأعمال التي بوشر بها تطبيقاً لخطة الطوارئ الممتدة على ستة أشهر في إطار برنامج تقويم الوضع تم على المدى المتوسط أي بين 1994 و1995.
7- برنامج تسوية وضع الأرشيف في المدى المتوسطة 1994 – 1995
إن نفس المسلك الذي اعتمد خلال عملية التشخيص والذي أشارت إليه خطة الإنقاذ، يؤلف في معظمه الإطار العام لبرنامج تقويم الوضع:
أ) هياكل الأرشيف.
* الوزارات: إنشاء مديرية فرعية للأرشيف وللتوثيق تلحق بمدير الديوان، وتضم ثلاثة مكاتب:
* مكتب الحفظ المؤقت (تنظيم المدفوعات).
* مكتب الحفظ ( إدارة المخزن).
* مكتب التوثيق.
* الولايات: تنشيط مصلحة الأرشيف التي نص عليها القرار الوزاري المشترك المؤرخ في 7 أيار/ مايو 1992 والمتعلق بتنظيم مصالح الأمانة العامة.
* المؤسسات والهيئات الأخرى: إنشاء مصلحة الأرشيف والتوثيق تلحق بالأمانة العامة أو بمدير الديوان، مع نفس الشروط المطبقة في الوزارات.
ب) التقنين:
* نشر تعليمة داخلية للتوعية.
* تنظيم انتقال الأرشيف والإطلاع عليه.
* تأمين توزيع واسع للقوانين التنظيمية الخاصة بالأرشيف والتي نص عليها الأرشيف الوطني.
* إضفاء الطابع المؤسساتي على جدول دفع الأرشيف.
ج) الموظفين:
* وجوب التوظيف الحتمي للمتخرجين من معهد علوم المكتبات: تقنيين ساميين، حاملي شهادات الليسانس أو شهادة علياً في علوم المكتبات، أو الماجستير.
* تخصيص المناصب العليا للإطارات الراغبة في خدمة الأرشيف.
* وضع حد نهائي لعملية إلحاق الموظفين المعاقبين بمصلحة الأرشيف.
* تنظيم ندوات لإعادة تأهيل باقي الموظفين.
د) المكاتب:
* يجب أن يكون لكل وزارة وولاية مركز لأرشيفها "مستقر" يقع خارج المبني الرئيسي من أجل تجنب ضياع الأرشيف خلال عمليات إعادة الهيكلية أو الانتقال.
* ولتحقيق ذلك، يجب الحث على بناء مراكز الأرشيف استناداً لبرامج ومعايير يحددها الأرشيف الوطني.
* وفي انتظار ذلك، البدء فوراً بالأعمال والإصلاحات التي دعا إليها الأرشيف الوطني.
هـ) التجهيزات:
* منح وسائل العمل الضرورية لمصلحة الأرشيف.
* تنظيم استعمال الرفوف المعدنية حسب المقاييس التالية: 2.20م علو، 1م عرض، 0.33م عمق.
* العمل على احترام تعليمات الأمن التي أوصى بها الأرشيف الوطني.
* استعمال المطافيء بالمواد الجافة بدلاً من الإطفاء برش الماء.
* في جميع الأحوال، الاستعانة بالحماية المدنية من أجل المزيد من الخبرات فيما يخص الأمن.
و) ترتيب الأرشيف
* منع تكديس الأرشيف أرضاً،
* التوقف عن استعمال علب الكرتون وأكياس النفايات لتوضيب الأرشيف.
* تنظيم استعمال علب الأرشيف الخاصة، وهي الضمان الوحيد للمحافظة على الأرشيف.
* اعتماد منهجية "الترتيب المستمر" ( أي كلها تم دفع) أجل استغلال المساحة المتوفرة استغلال أمثل، إذ أن المنهجية القاضية بتخصيص مساحات لكل مصلحة قد تؤدي الفوضى إذ أن الهياكل الإدارية المختلفة لا تنتج الأرشيف بالوتيرة نفسها.
ز) تصنيف الأرشيف
* إرسال القوائم الشاملة للوثائق المنتجة إلى الأرشيف الوطني، إذا لم يتم إرسالها بعد.
* على كل مصلحة أن تصنف أرشيفها الخاص قبل أن يجري أي دفع: تصنيف نظامي ولكن وفق ترتيب مكيف مع تصنف أرشيفها الخاص قبل أن يجري أي دفع: تصنيف نظامي ولكن وفق ترتيب مكيف مع كل فئة من الأرشيف، أي أبجدي، أو رقمي، أو وفق التسلسل الزمني، أو الجغرافي، أو أبجدي عددي، والمنهجي.
* العمل على تحديد محتوى الأرشيف الموجود والمطروح عشوائياً في علب أو رزمات، واعتماد "محاضر الجرد" مع تحديد موجز للمحتوى: طبيعة الوثائق، الموقع الجغرافي، التواريخ القصوى.
ح) تحويل الأرشيف إلى مركز الأرشيف الوطني.
* الأمر بدفع كل الأرشيف العائد لفترة الاستعمار فوراً، بعد تحديد محتواه ولو بإيجاز،
* إعداد عملية دفع الأرشيف العائد لفترة ما بين 1962 و1978، في فترة لاحقة،
* يجب أن يسبق كل عملية دفع إرسال "حافظة الدفع"، وذلك بغية تسهيل تخطيط استلام المدفوعات.
ط) إتلاف الأرشيف.
* منع أي عملية إتلاف الأرشيف دون الحصول على موافقة كتابية من الأرشيف الوطني،
* لن يسمح الأرشيف الوطني بحذف أية وثيقة قبل أن يتم تحديد محتوى الأرشيف المكدس عشوائياً.
* يمكن للولايات أن تقترح حذف بعض الأرشيف التنظيمي (مثل جوازات السفر وبطاقات الهوية، الخ...) شرط احترام المهل القانونية المحددة للاحتفاظ بها، وبعد موافقة وزارة الداخلية والجماعات المحلية.
ي) تنفيذ برنامج 1994-1995.
* كان الأرشيف الوطني قد اقترح إنشاء لجان مشتركة على مستوى كل مؤسسة من أجل ضبط ومتابعة برنامج 1994-1995 وفقاً لكل حالة.
كان من شأن هذه العملية التي انطلقت عام 1992 واستمرت حتى 1995 أن أوصلت إلى وضع خطة على المدى الطويل من أجل تطوير الأرشيف الوطني الجزائري.
8- مخطط تطوير الأرشيف الوطني الجزائري 1996-2000
في أواخر عام 1994، وفي حين كانت مؤسسة الأرشيف الوطني قد كرست طاقتها لإعطاء الدفع لعملية تنفيذ خطة التعويم الممتدة بين 1994-1995، طلب من السيد الأمين العام لرئاسة الجمهورية (وقد رفع هذا المنصب اليوم إلى مستوى وزير) أن أقترح عملية تفكير جماعية لوضع خطة خماسية لتطوير الأرشيف الوطني، من المفترض أن تكون النتيجة المنطقية لجميع الإجراءات المنتظمة التي نفذت منذ 1992.
في مرحلة أولى، كان على أن أعد خطة أولية، قابلة للنقد والمناقشة والإثراء، تتضمن 37 خطوة يجب تحقيقها، مجمعة ضمن عشرة (10) محاور، تهدف إلى تدعيم قطاع الأرشيف خلال السنوات الخمس القادمة.
ثم عقدنا سلسلة من الاجتماعات، نظمناها خلال عدة أسابيع بين 28 كانون الأول/ ديسمبر 1994 وحتى 7 آذار/ مارس 1995 وضمت إطارات مؤسسة الأرشيف الوطني بكل هيئاتها: المديرية العامة للأرشيف الوطني، ومركز الأرشيف الوطني والأرشيف الجهوي في الجزائر ووهران وقسنطينة. وكانت مهمتنا تقضي إعداد الخطة النهائية، انطلاقاً من أولى اقتراحات المدير العام للأرشيف الوطني.
وهكذا، بفضل الإسهام الحاسم للأرشيفيين الجزائريين من الجيل الأول (السبعينات)، والجيل الثاني (الثمانينات) وضعت خطة تطوير الأرشيف الوطني التي تحدد 75 هدفاً يجب تحقيقه بحلول عام 2000، والتي من شأنها إنشاء شبكة للأرشيف الوطني تغطي التراب الوطني. أما مهمتها الأساسية، فهي التسيير الرشيد والعلمي للأرشيف وتوفير التسيير الأفضل لعلم مؤسساتنا وضمان المحافظة على التراث الأرشيفي الوطني واستثماره.
أقترح هن ا تقديم أولى مسودة للخطة من عشر نقاط والتي لم يسبق لها أن نشرت، مع توجيه الدعوة لكل الأرشيفيين والإطارات والمؤسسات المهتمة إلى الإطلاع على نص الخطة الكاملة الموجودة في مطبوعة الأرشيف الوطني رقم 05/96.
"المخطط التنموي الخاص بالأرشيف الوطني 1996-2000"
1) التشريع واللوائح التنظيمية
أ) التشريع
- تعديل القانون رقم 09-88 الصادر في 26 كانون الثاني/ يناير 1988 والمتعلق بالأرشيف الوطني، من أجل إدماج معطيات جديدة ظهرت منذ 1988.
- تعيين الموصى له العام فيما يتعلق بتركة الأرشيف العام والخاص.
- تعددية الأحزاب.
- اقتصاد السوق.
- زيادة الحاجة إلى الإطلاع على الأرشيف الحديث.
- تصحيح التناقضات الملحوظة في القانون.
ب) اللوائح التنظيمية:
- وضع التعليمات الخاصة بإدارة الأرشيف ونشرها. وكان قد أعد 12 نصاً:
* التعليمة رقم 6: تنظيم حذف الأرشيف.
* التعليمة رقم 7: دفع أرشيف ما قبل 1962.
* التعليمة رقم 8: طرق الحفظ المؤقت.
* التعليمة رقم 9: المعايير التقنية لمراكز الأرشيف.
* التعليمة رقم 10: المعالجة العلمية للأرشيف.
* التعليمة رقم 11: التقنيات الأرشيفية.
* التعليمة رقم 12: تكوين الأرشيفيين.
* التعليمة رقم 13: دفع الأرشيف الخاص بسنوات 1962-1978.
* التعليمة رقم 14: دفع الأرشيف 1979-1988.
* التعليمة رقم 15: الحفظ المؤقت للأرشيف 1989-1994.
* التعليمة رقم 16: الإطلاع على الأرشيف الإداري 1962-1994.
* التعليمة رقم 17: الإطلاع على الأرشيف التاريخي لما قبل عام 1962.
2) شبكة الأرشيف الوطني
أ) الشبكة الداخلية (اللامركزية)
- إعادة هيكلة مؤسسة الأرشيف الوطني من خلال ضم هيئتيها الحاليتين: المديرية العامة للأرشيف الوطني ومركز الأرشيف الوطني.
- إقامة الشبكة الداخلية التي ستتضمن ستة مراكز متخصصة لها صفة ملحقات.
- الأرشيف التاريخي في مقر المؤسسة.
- مركز الحفظ المؤقت للإدارة.
- مركز الحفظ المؤقت للاقتصاد.
- مركز جهوي في الجزائر.
- مركز جهوي في وهران.
- مركز جهوي في قسنطينة.
ب) الشبكة الخارجية لامركزية
- الوزارات مديرية فرعية للأرشيف ملحقة بمدير الديوان في كل وزارة.
- الهيئات العمومية: مصلحة الأرشيف ملحقة بالأمين العام أو بالمدير.
- الولايات: مصلحة الأرشيف ملحقة بالأمين العام للولاية.
- المجلس التنفيذي للولاية: مكتب للأرشيف ملحق بكل مدير ولاية.
- الدائرة: مكتب للأرشيف ملحق بالأمين العام للدائرة.
- البلديات: مصلحة (أو مكتب) للأرشيف ملحقة بالأمين العام للبلدية.
- المؤسسات العمومية الاقتصادية: قسم أو مصلحة للأرشيف ملحقة بمدير المؤسسة.
3) الموارد البشرية
أ) التكوين
- في الجامعة: طلب من معاهد علم المكتبات الثلاث في الجزائر ووهران وقسنطينة برمجة تكوين 200 موظف من الإطارات السامية (DPGS ou DSB)، و1000 إطار أرشيفي و2000 مساعد أرشيفي (تقني سامي).
هياكل تكوين أخرى: INFP, CFA, CFP : ستشجع هذه الهياكل على تكوين الموظفين التقنيين: تقنيين، مساعدين، عاملين ومساعدين تقنيين.
ب) التوظيف والترقية:
- وضع مخطط تقدم مهني للأرشيفيين مع تقديم توجيهات علمية وتقنية.
- التدخل لدى كل المؤسسات من أجل خلق مناصب مالية مخصصة.
- التدخل لدى المديرية العامة للتوظيف العمومي لحل مسألة الامتحانات على أساس المسابقات التي تعرقل التوظيف أينما كان.
- التشجيع على تعيين أرشيفيين محترفين يتابعون مسؤوليتهم المهنية في هذا الفرع، في مناصب مسؤولة: في عام 1994، منحت 80% من المناصب العليا إلى إطارات من الإدارة العامة لم يكونوا على دراية بعلم الأرشيف. يجب التوصل في عام 2000 إلى عكس هذا التيار لتخفيض هذه النسبة إلى 20% كحد أقصى، وذلك لصالح الأرشيفيين (80%) على كافة التراب الجزائري.
4) مراكز ومخازن الأرشيف
يجب أن يكون لكل مؤسسة مركز أو مستودع أو محل للأرشيف، وفقاً لكمية الوثائق المنتجة:
أ) الوزارات: مستودع مركزي يمكن أن يقع خارج الوزارة، ويرحل إليه الأرشيف من خلال خلية الحفظ الوسيط الموجودة على مستوى كل طابق.
ب) الهيئات العمومية: مستودع مركزي.
ج) الولايات: برمجة بناء مراكز للأرشيف على مستوى مجموع الولايات. يجري حالياً تشييد حوالي 12 مركزاً للأرشيف. أما الجزائر ووهران وقسنطينة فتتمتع بمراكز جهوية.
د) الدوائر، البلديات: مكتب للأرشيف داخل المقر.
هـ) المؤسسات العمومية الاقتصادية: يجب أن يكون لكل وحدة مكتب للأرشيف خاص بها.
5) التجهيزات:
تتدخل مؤسسة الأرشيف الوطني فيما يخص ضبط المعدات الخاصة بالأرشيف:
- رفوف معدنية – (2.20م × 1م × 0.33م).
- علب أرشيف خاصة.
- أجهزة تجليد.
- مخبر للميكروفيلم.
- أجهزة لكشف الحريق، مطافئ.
- تطهير المكاتب والوثائق.
- الخ...
6) ترتيب الأرشيف وتصنيفه
أ) تعميم منهجية الترتيب المستمر للأرشيف التي تضمن استخداماً أمثل للمساحات المخصصة للحفظ.
ب) تطهير كل مخلفات الأرشيف بالاعتماد على طريقة "محضر الجرد الشامل" الذي يسمح بالتعرف الشامل للأرصدة قبل تفرقها.
ج) نشر مختلف مناهج التصنيف لأرشيف العهد الأول المحفوظ بالمكاتب.
د) بالنسبة إلى تصنيف الأرشيف الذي يعود عهده إلى ما قبل 1962 يجب اعتماد المجموعات المتسلسلة التي كانت تطبق في تلك الفترة، هذا لضمان التناسق في تقديم الأرصدة الموجودة عندنا أو حتى تلك التي نطالب بها وهي محفوظة بفرنسا.
- سلسلة أرشيف الحكومة العامة في الجزائر.
- سلسلة أرشيف المقاطعات.
- سلسلة أرشيف البلديات (تصنيف REMOND).
هـ) استكمال قوائم الوثائق المنتجة في جميع المؤسسات حتى يتمكن من تحديد مهل الحفظ على مختلف المستويات.
و) إعداد إطار تصنيف وطني للأرشيف المنتج منذ 1962.
تحويل الأرشيف:
أ) جمع كل الأرشيف المنتج قبل 1962 في الأرشيف الوطني والأرشيف الجهوي في الجزائر ووهران وقسنطينة حيث ثبت أن أغلبية المؤسسات لا تستطيع المحافظة على الوثائق بصورة مطولة.
ب) من جهة أخرى يجب تقنين كل الأرشيف المنتج بين 1962-1988 وجمعه بمصلحة أرشيف في كل مؤسسة، ولا يدفع للأرشيف الوطني أو الجهوي إلا الأرشيف الذي له أهمية تاريخية.
ج) فرض ممارسة "جدول الدفع" لكل عملية تحريك الأرشيف من أجل أن تتوفر بصورة دائمة وسيلة للتعرف على محتوى الأرشيف.
8) مراقبة إتلاف الأرشيف
أ) منع أي محاولة لحذف الأرشيف لا تتم بموافقة مؤسسة الأرشيف الوطني كتابياً.
ب) تحديد قانوني للأرشيف الذي يعود إلى فترة 1962-1988 والذي يمكن حذفه، وذلك كلما تم تحدي محتواه. مؤسسة تلو مؤسسة وفترة تلو فترة.
ج) لتحقيق هذا الهدف، يجب إنشاء لجان مختلطة على مستوى كل مؤسسة، تتألف من ممثلين عن الإدارة المعنية، وممثلين عن الأرشيف الوطني وباحثين جامعيين، وكل شخص مؤهل لإبداء رأي مسؤول حول قيمة الوثائق، إما بهدف حذفها أو للحفاظ عليها بصورة دائمة.
9) النشاطات العلمية والثقافية
أ) العمل على كل المستويات لإنتاج وسائل البحث التي تحدد بطريقة علمية الأرصدة الأرشيفية المحفوظة بصورة دائمة، وذلك من خلال تجنيد الإطارات العلمية ي المؤسسة وتشجيع الطلاب في علم المكتبات الذين وصلوا إلى نهاية دراساتهم على اختيار مواضيع أطروحات تتعلق بالأرشيف.
ب) وضع برنامج معلوماتي من أجل إنشاء بنك وطني للبيانات المتعلقة بالأرشيف الجزائري يضم كل المعلومات المتعلقة بأرشيف مجمل المؤسسات: الأرشيف الوطني، الأرشيف الجهوي، أرشيف الوزارات، أرشيف الولايات، أرشيف البلديات، أرشيف المؤسسات، الأرشيف الخاص، الخ...
ج) للتوصل إلى تحقيق هذا الهدف، يإمكان اختيار برنامج معلوماتي مشترك: برنامج CDS/ISIS الذي وضعته منظمة اليونسكو ونشره في العالم العربي مركز التوثيق لجامعة الدول العربية، باللغات الثلاث: العربية والفرنسية والإنكليزية.
د) لا شك في أنه من أجل تغذية بنك المعطيات هذا، لابد من التشجيع على التحرير المسبق لوسائل البحث، جداول الدفع ومحاضر الجرد.
هـ) على مؤسسة الأرشيف الوطني أن تضع في متناول الجمهور، ولاسيما الباحثين، مطبوعات خاصة بالأرشيف الذي يمكن الإطلاع عليه:
- وسائل البحث
- أرشيف الثورة الجزائرية
- أرشيف الحركة الوطنية
- الأرشيف العثماني
و) عليها كذلك أن تشارك في النشاط الثقافي الذي يستهدف عامة الناس، وكذلك التلاميذ: معارض، عرض لأشرطة وثائقية تاريخية، محاضرات، زيارات برفقة مرشدين، الخ...
ز) بموازاة هذه النشاطات الموجهة للعموم، على المؤسسة أن تنظم بصورة دورية ومنتظمة أياماً دراسية تضم مجموع الأرشيفيين على المستوى المركزي أو الجهوي.
10) العلاقات الدولية
أ) لقد آن الأوان بالنسبة إلى الجزائر لأن تعيد المفاوضات حول النزاع الجزائري الفرنسي الخاص بالأرشيف.
ب) بانتظار حل إيجابي لهذا النزاع، الأمر الذي قد يتطلب عدة سن
