الرئيسية
إدارة الكوارث لوثائق مؤسسات الدولة
بقلم : د. محمد عزت أمنة
خبير إدارة وتأمين الوثائق ونظم الأرشيف
لاشك أن الوثائق ونظم الأرشيفات بجميع أشكالها التقليدية( الورقية) والالكترونية تمثل عصب العمل وأساسه في أية مؤسسة وعلي الأخص المؤسسات والوزارات الخدمية والاقتصادية والأمنية. وعلي هذا فإن الوثائق والأرشيفات التقليدية والإلكترونية في مؤسسات الدولة المختلفة وكذلك النظم الإلكترونية التي تتعلق بأعمال الحكومة الإلكترونية تحتاج الي حماية وتأمين أو مايطلق عليه علميا خطط الطوارئ وادارة الأزمات للوثائق الحيوية والأرشيفات.
وفي بعض الأحيان فإن فقدان الوثائق أو تسرب المعلومات الموجودة بالوثائق يمكن ان يسبب نتائج أكثر تدميرا لأعمال المؤسسة ويؤدي الي فقدانها القدرة علي استئناف العمليات والأنشطة, مما يكون له تأثير أكبر من فقدان أشياء ملموسة مثل تدمير مباني أو تجهيزات المنظمة, إضافة الي الكثير من الأضرار المعنوية غير الملموسة مثل فقدان المصداقية أو خسارة ثقة المواطنين وهذا بالطبع أوضح مايكون بالنسبة للمؤسسات الأمنية والسيادية علي وجه الخصوص. وتشتمل خطط الطوارئ والكوارث لكل من الوثائق والأرشيفات التقليدية والالكترونية علي الكثير من النقاط والتفاصيل المشتركة, والتي تمثل الأساس في خطط ادارة الطوارئ والأزمات لجميع أنواع الوثائق والأرشيفات الا انه جد الكثير من نقاط الاختلاف في أساليب التغطية والاستعادة والتأمين نظرا لاختلاف طبيعة كلا النوعين من بعضهما وسوف نتناول العناصر والتفاصيل الأساسية لخطط ادارة الطوارئ والأزمات والتي تمثل الأساس المشترك لأي خطة ادارة طوارئ لكلا النوعين عن الوثائق والأرشيفات( التقليدية, الالكترونية) حيث انه لايتسع المقام لتناول تفاصيل الخطط الخاصة بكل من النوعين علي حدة, وفيما يلي العناصر الأساسية لخطط ادارة الطوارئ والأزمات للوثائق والأرشيفات التقليدية والالكترونية.
أولا ـ تقدير المخاطر: ويقصد به القدرة علي تخمين الأخطار المحتملة التي من الممكن ان تتعرض لها الوثائق ونظام الأرشيف المستخدم بالمؤسسة, هذا التحديد يجعل من السهل توقع الاضرار التي سوف يتعرض لها النظام وبالتالي القدرة علي وضع الحلول لمواجهتها, وتتنوع المخاطر, فمنها السياسية مثل الاضطرابات والعصيان, ايضا المخاطر الطبيعية مثل الزلازل والانهيارات الأرضية والفيضانات, ومنها المخاطر البيئية مثل تعرض المؤسسات لغبار ذري ناتج عن تفجيرات نووية أو التعرض لهجوم كيميائي, وأخيرا المخاطر التقنية وهي تتعلق بنظم الأرشيفات الالكترونية وتتمثل في التعطيل والتخريب المتعمد للنظام عن طريق الفيروسات وأعمال القرصنة والاختراق لأجهزة ومكونات النظام.
ثانيا ـ حساب وتحليل التأثيرات المحتملة: عندما يتم تقدير وتخمين الكوارث المحتملة, فإن تحليل تأثيرها يساعد علي تحديد التهديدات المحتملة بما تجلبه من خطر, وهو يساعد علي تحديد مقدار الخسائر المادية التي تصيب المؤسسة سواء في الممتلكات أو الوثائق نتيجة لحدوث الكارثة, أيضا تحليل التأثيرات يجب ان يتضمن بعض الأضرار المعنوية الناتجة عن الكارثة وهي الأضرار غير الملموسة أو مايطلق عليها الأضرار المعنوية.
ثالثا ـ إعداد خطة الطوارئ: تشتمل علي مقدمة وأهداف الخطة ونبذة مختصرة عن حالات الطوارئ أو الكوارث المحتملة ووصف اجراءات الحماية والوقاية للوثائق في أثناء الكارثة. واجراءات الطوارئ متضمنة الاستجابات وردود الأفعال الأولية وقائمة الاتصال الأساسية وتسلسل القيادة في أثناء الطواري أو الكارثة. وتحديد الوثائق التي لها أهمية خاصة والتي يجب حمايتها وانقاذها تحت أي ظرف ووصف أو رسم تخطيطي تفصيلي للمبني الموجود به الوثائق أو النظام لمساعدة الأفراد علي توجيه أنفسهم, علي انه ينبغي ان يراعي عند اعداد خطة الطوارئ النقاط التالية: أسلوب كتابة الخطة يجب ان يكون سهل القراءة والفهم, أيضا شكل الوثيقة يجب ان يتيح أي اضافات أو تجديدات عليها أو كصفحاتها الحالية لتزال بسهولة, كما ينبغي امداد الأشخاص المعنيين الرئيسيين بالخطة بنسخة من الخطة وجميع الاضافات والتعديلات عليها. هؤلاء الأشخاص يجب ان تتضمنهم وثيقة خطة الطوارئ نفسها ليعرف كل فرد من الذي لديه الخطة, علي الأقل, نسخة واحدة من الخطة ينبغي ان تحفظ خارج المكان, علي ان يكون هذا المكان سهل الوصول أثناء الطوارئ.
رابعا ـ تأسيس فرق الاستجابة وتدريب وتوعية العاملين بالمؤسسة: بمجرد الانتهاء من اعداد الخطة وتحديد عناصرها ومكوناتها فإنه يتم اختيار الموظفين المشاركين في تنفيذ الخطة وتحديد اختصاصاتهم وواجباتهم كجزء من خطة الطوارئ وتعتمد اعداد ونوعية الفريق الذي تم اختياره علي حجم ومجال الجهة. في الجهات الكبيرة ربما يلحق عدة أفراد بكل فريق, وفي الجهات الصغيرة شخص واحد ربما يتحمل مسئوليات الكثير من النشاطات. بصرف النظر عن عدد الأعضاء المتوافرين فإن مسئولية أعضاء الفريق المختارين ينبغي ان تعرف وتحدد بوضوح وينبغي علي الأعضاء ان يكونوا منسجمين مع أدوارهم في خطة الطوارئ.
بمجرد تحديد الفرق فإنه من الضروري تدريب الأفراد علي واجباتهم الخاصة, أيضا من الضروري ان يتدرب جميع الأفراد علي اجراءات السلامة والأمن فكل فرد يحتاج الي فهم أهمية حماية نفسه وحماية الوثائق ونظام الأرشيف المستخدم وباقي مصادر المعلومات بالمؤسسة.
خامسا: تقييم ومراجعة الخطة: من أجل ضمان ان خطة الطوارئ سارية المفعول وصالحة للتطبيق يجب ان يتم اختبارها ثم يتم التدريب عليها وتطبيقها علي قاعدة منتظمة وذلك لأن اختبار الخطة يساعد علي تحديد مناطق الضعف أو الاجراءات التي قد لاتكون في الحسبان, والتي قد تظهر عند تطبيق هذه الاجراءات في أثناء كارثة حقيقية أو حالة طوارئ حقيقية.
والتدريب سوف يبرز أي نقائص في الخطة والتي من الممكن حدوثها نتيجة لتغييرات تنظيمية أو عملية بالجهة واختبار الخطة سوف يحدد مااذا كانت المواقع البديلة قابلة للاستخدام ومتوافقة مع احتياجات النظام, واذا كانت المنظمة صاحبة نظام ارشيف الكتروني وتعتمد علي منظمات أو شركاء آخرين لتوفير المواقع البديلة, فإن اختبار الخطة سوف يعرض نقاط الضعف لهذه الاعتمادية, بالاضافة الي تحديد التفاصيل التي قد تم اهمالها الاختبار سوف يساعد ايضا علي تحديد ما اذا كان نظام الأرشيف الاكتروني البديل( الاحتياطي) كافيا وسهل النقل والتركيب في مناطق العمل متي تطلب الوضع ذلك.
وينبغي علي الجهة أن تبادر بالتشغيل التجريبي أو المحاكاة للأنواع المختلفة من حالات توقفات العمل والطوارئ, فالخطة قد تكون مناسبة وكافية في حالات الطوارئ الرئيسية مثل النيران لكن من الممكن ان تكون غير كافية أو معقدة بالنسبة للعراقيل القصيرة والصغيرة للعمليات مثل تسرب المياه.
المحاكاة سوف تساعد علي اكتشاف التفاصيل الصغيرة لمعالجاتها, ايضا في حالات الطوارئ الحقيقية ينبغي أن تراجع الخطة بعد التأكد من أن كل شيء طبق وفقا للخطة.
وفي بعض الأحيان فإن فقدان الوثائق أو تسرب المعلومات الموجودة بالوثائق يمكن ان يسبب نتائج أكثر تدميرا لأعمال المؤسسة ويؤدي الي فقدانها القدرة علي استئناف العمليات والأنشطة, مما يكون له تأثير أكبر من فقدان أشياء ملموسة مثل تدمير مباني أو تجهيزات المنظمة, إضافة الي الكثير من الأضرار المعنوية غير الملموسة مثل فقدان المصداقية أو خسارة ثقة المواطنين وهذا بالطبع أوضح مايكون بالنسبة للمؤسسات الأمنية والسيادية علي وجه الخصوص. وتشتمل خطط الطوارئ والكوارث لكل من الوثائق والأرشيفات التقليدية والالكترونية علي الكثير من النقاط والتفاصيل المشتركة, والتي تمثل الأساس في خطط ادارة الطوارئ والأزمات لجميع أنواع الوثائق والأرشيفات الا انه جد الكثير من نقاط الاختلاف في أساليب التغطية والاستعادة والتأمين نظرا لاختلاف طبيعة كلا النوعين من بعضهما وسوف نتناول العناصر والتفاصيل الأساسية لخطط ادارة الطوارئ والأزمات والتي تمثل الأساس المشترك لأي خطة ادارة طوارئ لكلا النوعين عن الوثائق والأرشيفات( التقليدية, الالكترونية) حيث انه لايتسع المقام لتناول تفاصيل الخطط الخاصة بكل من النوعين علي حدة, وفيما يلي العناصر الأساسية لخطط ادارة الطوارئ والأزمات للوثائق والأرشيفات التقليدية والالكترونية.
أولا ـ تقدير المخاطر: ويقصد به القدرة علي تخمين الأخطار المحتملة التي من الممكن ان تتعرض لها الوثائق ونظام الأرشيف المستخدم بالمؤسسة, هذا التحديد يجعل من السهل توقع الاضرار التي سوف يتعرض لها النظام وبالتالي القدرة علي وضع الحلول لمواجهتها, وتتنوع المخاطر, فمنها السياسية مثل الاضطرابات والعصيان, ايضا المخاطر الطبيعية مثل الزلازل والانهيارات الأرضية والفيضانات, ومنها المخاطر البيئية مثل تعرض المؤسسات لغبار ذري ناتج عن تفجيرات نووية أو التعرض لهجوم كيميائي, وأخيرا المخاطر التقنية وهي تتعلق بنظم الأرشيفات الالكترونية وتتمثل في التعطيل والتخريب المتعمد للنظام عن طريق الفيروسات وأعمال القرصنة والاختراق لأجهزة ومكونات النظام.
ثانيا ـ حساب وتحليل التأثيرات المحتملة: عندما يتم تقدير وتخمين الكوارث المحتملة, فإن تحليل تأثيرها يساعد علي تحديد التهديدات المحتملة بما تجلبه من خطر, وهو يساعد علي تحديد مقدار الخسائر المادية التي تصيب المؤسسة سواء في الممتلكات أو الوثائق نتيجة لحدوث الكارثة, أيضا تحليل التأثيرات يجب ان يتضمن بعض الأضرار المعنوية الناتجة عن الكارثة وهي الأضرار غير الملموسة أو مايطلق عليها الأضرار المعنوية.
ثالثا ـ إعداد خطة الطوارئ: تشتمل علي مقدمة وأهداف الخطة ونبذة مختصرة عن حالات الطوارئ أو الكوارث المحتملة ووصف اجراءات الحماية والوقاية للوثائق في أثناء الكارثة. واجراءات الطوارئ متضمنة الاستجابات وردود الأفعال الأولية وقائمة الاتصال الأساسية وتسلسل القيادة في أثناء الطواري أو الكارثة. وتحديد الوثائق التي لها أهمية خاصة والتي يجب حمايتها وانقاذها تحت أي ظرف ووصف أو رسم تخطيطي تفصيلي للمبني الموجود به الوثائق أو النظام لمساعدة الأفراد علي توجيه أنفسهم, علي انه ينبغي ان يراعي عند اعداد خطة الطوارئ النقاط التالية: أسلوب كتابة الخطة يجب ان يكون سهل القراءة والفهم, أيضا شكل الوثيقة يجب ان يتيح أي اضافات أو تجديدات عليها أو كصفحاتها الحالية لتزال بسهولة, كما ينبغي امداد الأشخاص المعنيين الرئيسيين بالخطة بنسخة من الخطة وجميع الاضافات والتعديلات عليها. هؤلاء الأشخاص يجب ان تتضمنهم وثيقة خطة الطوارئ نفسها ليعرف كل فرد من الذي لديه الخطة, علي الأقل, نسخة واحدة من الخطة ينبغي ان تحفظ خارج المكان, علي ان يكون هذا المكان سهل الوصول أثناء الطوارئ.
رابعا ـ تأسيس فرق الاستجابة وتدريب وتوعية العاملين بالمؤسسة: بمجرد الانتهاء من اعداد الخطة وتحديد عناصرها ومكوناتها فإنه يتم اختيار الموظفين المشاركين في تنفيذ الخطة وتحديد اختصاصاتهم وواجباتهم كجزء من خطة الطوارئ وتعتمد اعداد ونوعية الفريق الذي تم اختياره علي حجم ومجال الجهة. في الجهات الكبيرة ربما يلحق عدة أفراد بكل فريق, وفي الجهات الصغيرة شخص واحد ربما يتحمل مسئوليات الكثير من النشاطات. بصرف النظر عن عدد الأعضاء المتوافرين فإن مسئولية أعضاء الفريق المختارين ينبغي ان تعرف وتحدد بوضوح وينبغي علي الأعضاء ان يكونوا منسجمين مع أدوارهم في خطة الطوارئ.
بمجرد تحديد الفرق فإنه من الضروري تدريب الأفراد علي واجباتهم الخاصة, أيضا من الضروري ان يتدرب جميع الأفراد علي اجراءات السلامة والأمن فكل فرد يحتاج الي فهم أهمية حماية نفسه وحماية الوثائق ونظام الأرشيف المستخدم وباقي مصادر المعلومات بالمؤسسة.
خامسا: تقييم ومراجعة الخطة: من أجل ضمان ان خطة الطوارئ سارية المفعول وصالحة للتطبيق يجب ان يتم اختبارها ثم يتم التدريب عليها وتطبيقها علي قاعدة منتظمة وذلك لأن اختبار الخطة يساعد علي تحديد مناطق الضعف أو الاجراءات التي قد لاتكون في الحسبان, والتي قد تظهر عند تطبيق هذه الاجراءات في أثناء كارثة حقيقية أو حالة طوارئ حقيقية.
والتدريب سوف يبرز أي نقائص في الخطة والتي من الممكن حدوثها نتيجة لتغييرات تنظيمية أو عملية بالجهة واختبار الخطة سوف يحدد مااذا كانت المواقع البديلة قابلة للاستخدام ومتوافقة مع احتياجات النظام, واذا كانت المنظمة صاحبة نظام ارشيف الكتروني وتعتمد علي منظمات أو شركاء آخرين لتوفير المواقع البديلة, فإن اختبار الخطة سوف يعرض نقاط الضعف لهذه الاعتمادية, بالاضافة الي تحديد التفاصيل التي قد تم اهمالها الاختبار سوف يساعد ايضا علي تحديد ما اذا كان نظام الأرشيف الاكتروني البديل( الاحتياطي) كافيا وسهل النقل والتركيب في مناطق العمل متي تطلب الوضع ذلك.
وينبغي علي الجهة أن تبادر بالتشغيل التجريبي أو المحاكاة للأنواع المختلفة من حالات توقفات العمل والطوارئ, فالخطة قد تكون مناسبة وكافية في حالات الطوارئ الرئيسية مثل النيران لكن من الممكن ان تكون غير كافية أو معقدة بالنسبة للعراقيل القصيرة والصغيرة للعمليات مثل تسرب المياه.
المحاكاة سوف تساعد علي اكتشاف التفاصيل الصغيرة لمعالجاتها, ايضا في حالات الطوارئ الحقيقية ينبغي أن تراجع الخطة بعد التأكد من أن كل شيء طبق وفقا للخطة.
المزاج