FICHE DESCRIPTIVE SECRETAIRE GENERAL DE LA COMMUNE
finalité/missions:
le secrétaire général assure la responsabilité administrative et opérationnelle de l'ensemble des programmes,des services et des activités de la commune.il assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assure la liaison entre les élus et les différents services administratifs pour fournir un service de qualité à la population au moindre cout.
Relations fonctionnelles avecau niveau interne:
- échanges permanents avec les élus.
- animation du comité de coordination de l'administration et communication règulière avec les chefs de division et chefs de service.
au niveau externe:
- contacts réguliers avec les autorités de la province et de préfecture
- contacts avec la population et les entreprises privées offrant des services à la commune.
- représentation ,par délégation,de la commune auprès d'instances officielles.
Responsabilité générales:
1- faciliter la prise de décision du président et du conseil Agir comme conseiller du président,au conseil et aux commissions de la commune et fournir toutes les informations et proposer les actions pouvant répondre aux besoins des citoyens de la collectivité locale eu égard aux domaines d'activités sous la responsabilité de la commune ,notamment en documentant les problématiques ,en sensibilisant les élus aux nouvelles réalités des citoyens et en faisant état de nouvelles orientations stratégiques susceptibles de répondre adéquatement aux besoins.
2- assister le président et le conseil:
assister le président et le conseil dans la mise en oeuvre et le suivi des décisions découlant notamment des délibérations du conseil de la commune par une organisation communale structurée,efficace et par une saine gestion des ressources humaines,financières,matérielles et informationnelles en lien avec les orientations et les priorités de la commune.
3-Assumer la gestion des activités réalisées par la commune:
superviser l'ensemble des travaux et projets entrepris pour réaliser la mission et les objectifs de la commune tout en mettant en application les politiques et règles adoptées par le président ou le conseil dans les secteurs d'activités reliés aux compétences particulières dévolues aux communes notamment dans les secteurs de l'urbanisme,de l'aménagement du territoire,des travaux publics,des loisirs,des parcs,des activités socioculturelles,etc.
4- Assumer la gestion de l'ensemble des ressources de la commune:
superviser,sous la responsabilité et le controle du président,l'administration communale et assurer la planification,l'organisation,la direction,la coordination et le controle de l'utilisation optimale des ressources;prendre toutes les décisions relatives à la gestion du personnel.
Activités principales1- Affaires courantes du conseil et des commissions:
- Assurer la préparation des rencontres et voir au suivi des décisions et transmettre les actes des déliberations du conseil soumis à l'application de l'autorité de tutelle.
- Voir à la préparation des différents documents ou actes administratifs,techniques,budgétaires et comptables nécassaires à l'élaboration,à l'exécution et au suivi des décisions du président et conseil.
- Participer,à titre consultatif et à la demande du président,aux assemblées du conseil et des différentes commissions de la commune.
- Veiller,sous réserve des pouvoirs du président,à l'exécution des politiques,des règlement et des décisions adoptés par le conseil,et notamment à l'emploi des fonds aux fins pour lesquelles ils ont été votés.
2-Affaires juridiques et contentieux:
- conseiller le président en matière d'affaires juridiques sur la base des options juridiques obtenues.
- soumettre à l'autorité de tutelle les faits et les situations requérant une intervention juridique en faisant valoir les orientations de la commune.
- s'assurer de la conformité des politiques,programmes,mesures et décisions de la commune avec la législation et réglementation en vigueur.
3-
Orientation stratégiques et planification:
- conseiller le président et le consil quant aux orientations stratégiques et aux priorités à retenir dans la réalisation de la mission de la commune.A cette fin, proposer au président et au conseil les orientations stratégiques, les priorités et les actions concertées à retenir dans l'ensemble des domaines d'activités de la commune en vue de favoriser l'amélioration continue des services aux citiyens.
- contrbuer à la détermination de la vision,des valeurs organisationnelles,des orientations et des priorités de la commune et s'assurer de la réalisation des études nécessaires à leur définition.
- élaborer un projet de plan annuel de la commune,pour présentation au président,qui précise notamment les objectifs,les projets les actions,les ressources et les échéanciers prévus pour assurer sa mise en oeuvre.
- assurer l"élaboration et le suivi du plan communal de développement (PCD)
4- Gestion des ressources humaines:
- gérer les ressources humaines en lien avec les orientations et les décisions du président et du conseil et prendre toute décision et signer tout document concernant le personnel de la commune à l'exception de la décision de nomination et du mondat.
- analyser les besoins en ressources humaines de la commune et préparer les plans d'effectifs.
- assurer la dotation des emplois vacants dans le cadre des orientations convenues avec le président et assurer le suivi et la gestion de la carrière professionnelle des fonctionnaires de la commune.
- assigner et répartir les taches et les mandats de travail afin d'aasurer la réalisation des travaux conformément au plan d'action et aux priorités.
- favoriser le développement de relations de travail fondées sur l'harmonie,la confiance et l'équité et voir au suivi des conditions de travail en vigueur.
- voir à la mise en place d'un référentiel d'emplois et de compétences du personnel de la commune.
- mettre en place un système d'évaluation du rendement,voir à son application et proposer au président la notation du personnel ainsi que les mesures correctives jugées nécessaires.
- identifier les besoins de formation et de perfectionnement,favoriser le développement des compétences du personnel.
- participer aux opérations de la promotion des oeuvres sociales.
5- Gestion des ressources financières:- élaborer et proposer les stratégies fiscales et financières visant le développement économique et social du territoire communal.
- assurer la planification budgétaire et financière de la commune et identifier les bases de la programmation pluriannuelle.
- administrer le budget et assurer le suivi.
- gérer les ressources financières en lien avec les orientations et les décisions du président et du conseil.
- voir à la gestion des emprunts,du patrimoine et de toute transaction décidée par le président et le conseil de la commune.
- encourager la gestion par projet et par résultat dans le respect des ressources disponibles.
6- Gestion des ressources matérielles et patrimoniales:- gérer les ressources matérielles et patrimoniales qui lui sont allouées en lien avec les orientations et les décisions du président et du conseil et en assurer le suivi.
- identifier les besoins et les priorités en matière de fournitures d'équipements et de matériel.
- soumettre au président des programmes d'immobilisation.
7-Gestion des ressources informationnelles:- élaborer,mettre en oeuvre et assurer le suivi du système d'évaluation de l'ensemble des activités et des ressources de la commune.
- voir au développement d'indicateurs de gestion.
- assurer la préparation du tableau de bord général de la commune et en assurer le suivi.
- voir à la préparation de rapports et de bilans d(activités,d'opérations ou de fin de projets.
- planier et gérer les ressources afférentes aux technologies d'information.
- promouvoir l'implantation de nouvelles technologies dans un souci d'améloiration du service aux citoyens et de la diminution des couts.
8- Organisation administrative:- élaborer le plan d'organisation de la commune et proposer son adoption.
- assurer la cohérence des interventions des entités relevant de son autorité et veiller à la clarté des mondats et attributions individuels et des différentes unités administratives de la commune.
- répartir le trvail au sein de l'administration en assurant la coordination entre les différentes unités administratives de la commune.
- voir à l'élaboration des politiques administratives et des procédures de gestion administrative et des processus de travail.
- favoriser le développement de méthodes de travail axées sur le travail d'équipe,l'implication et l'engagement de tout le personnel.
9- partenariat et coopération:- établir et développer des liens de concertation et de collaboration avec différents organismes dans les champs d'intéret de la commune.
- proposer des ententes de partenariat et en assurer le suivi.
- gérer les ententes de services régionales et inter municipales.
- favoriser la coordination et la concertation avec les différents services de l'autorité de tutelle gouvermentaux.
10- communications internes et externes:- maintenir des liens efficaces de communication entre les différentes instances de la commune(personnels,administration et conseil)ainsi qu'avec les citoyens,les organismes partenaires et les médias et créer des conditions propices à une meilleure circulation de l'information.
- assurer l'examen des plaintes et réclamations contre la commune et la réponse aux différentes demandes des citoyens.
- assurer la production,la publication et la diffusion d'outils d'information.
- assurer l'accueil des visiteurs et mettre à leur disposition l'information demandée.
- représenter la commune,à la demande du président auprès d'organismes internes et externes.
- développer des réseaux d"accès à l'information concernant tous les aspects de la vie commune.