أفهم يا أخي انك مهندس دولة هندسة مدنية من الإطارات التابعة لمديرية الإدارة المحلية الموضوعون قيد الخدمة على مستوى البلديات .. بداية أود أن أقول لك أنك محظوظ لأنه كما يبدو مسؤولو البلدية لم يغلقوا الباب في وجهك كما هو حال عدد كبير من زملائك مع الأسف .. و ثانيا أود التأكيد على حقيقة كونك مهندس و بالتالي فإن مجالك الأول و الأكثر أهمية هو الجانب التقني المتعلق بالمتابعة التقنية للمشاريع من لحظة إفتراحها إلى ساعة إستلامها إستلاما نهائيا .. انصحك بكل تواضع أن تركز على هذا الجانب تركيزا خاصا .. لأنه قد يبتلعك العمل الإداري مع الوقت.
هذا بالنسبة للجانب التقني و الذي لا يمكنني أن أفيدك فيه و لو بالقليل جدا.
أما بالنسبة للجانب الإداري، أو ما نسميه بالتسيير الإداري للصفقات، فمن الواجب أن تكون ملما بالتنظيم الذي يحكم تسيير الصفقات العمومية و لمصطلح الصفقات هنا مفهوم واسع يشمل كل الطلب العمومي مهما يكن مبلغه و طريقة إبرامه .. عليك أن تتسلح بالقوانية و النصوص التنظيمية لأنها هي ما يمثل ما أسمح لنفسي بتسميته tableau de bord ..
عليك أن تنظم مكتبك تبعا لطريقتين :
- الأولى تفصل فيها ما بين الجانب التقني و ما بين الجانب الإداري .. فالمخططات و الدراسات و التصاميم و البطاقات التقنية و مثيلاتها من موضوعات التسيير التقني يكون لها ترتيبها و حفظها الخاص و بريدها المستقلن أما الجانب الإداري فيتضمن جانبين : فالمصلحة التقنية قد تكون مدعوة لضمان أمانة اللجان الثلاث، الفتح، التقييم و الصفقات، في هذه الحالة تكون مسؤولا على تحضير إجتماعات هذه اللجان و تحرير محاضر جلساتها و تبليغ قراراتها.
اما الجانب الثاني من العمل الإداري فيتعلق بإعداد دفاتر الشروط و الإتفاقيات و الصفقات و ما يتعلق بها من وثائق بداية من الأمر المصلحي المتضمن الشروع في أشغال الإنجاز إلى غاية تحرير كفالة الضمان.
أعرف أنك تعرف كل هذه التفاصيل، لكنني ذكرتها لأقول لك أن مستواك كمهندس يؤهلك لتتحكم بدرجة كبيرة في المهام الموكلة لك .. هذا لا يطرح مشكلة لا سيما و أن مدة 03 سنوات لا تكفي لإكتساب كل الخبرة الضرورية .. لكن أهم ما يجب التركيز عليه هو التزود بكل القوانين و المناشير و التعليمات و القرارات و....و.... و أن تكون محفوظة بطريقة يسهل الرجوع إليها .. إضافة إلى ضرورة أن تحرص على إعطاء أهمية كبيرة لحفظ الوثائق و ترتيبها ترتيبا مدروسا يسهل عليك العمل ..
صراحة لا توجد هناك وصفة جاهزة يمكن أن يتبعها الإنسان في هذا المجال .. لكنها امور تصادفنا خلال حياتنا المهنية و نتعلم منها .. عموما أتمنى أن تراسلني أخي العزيز على بريدي الإلكتروني و سأمنحك رقم هاتف مكتبي و رقم الفاكس.. و هكذا يمكننا أن نتبادل المعلومات و المعارف بشكل أفضل.