الرئيسية
إعداد: عبدالكريم بجاجة
خبير فني بالمركز الوطني للوثائق و البحوث
أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
المدخل.
تهدف الدراسة إلى اقتراح معادلات اقتصادية لبناء مراكز الأرشيف مع الأخذ بعين الاعتبار لجميع المعطيات التقنية والمالية والبشرية؛ سواء يتعلق الأمر بإنجاز مركز أرشيف وطني أو جهوي، أو محلي أو مركز أرشيف متخصص. اعتمدنا في هذه الدراسة على المعايير الصادرة عن المجلس الدولي للأرشيف في مجال بناء وتجهيز مراكز الأرشيف، كما ارتكزنا على تجربتنا في مجال تخطيط وتمويل وإنجاز مراكز الأرشيف منذ 36 سنة: من سنة 1974 إلى غاية 2001 في مؤسسة الأرشيف الوطني بالجزائر، ومن سنة 2002 إلى غاية تاريخه في المركز الوطني للوثائق والبحوث بدولة الإمارات العربية المتحدة.
نقترح في الفصل الأول من الدراسة معادلات لتحديد حجم مركز الأرشيف يتناسب مع حجم الأرشيف المحفوظ أو المترقب إنتاجه في المستقبل، وينحصر هذا التصور في حدود الميزانية المتوفرة لإنجاز المشروع. ثم نتطرق في الفصل الثاني من الدراسة إلى برنامج بناء مراكز الأرشيف من الجانب التنظيمي والتقني، مع تحديد المعايير التي يجب احترامها عند تصميم تفاصيل المبنى. ونختم الدراسة في الفصل الثالث بتقديم قائمة التجهيزات الخاصة بمراكز الأرشيف.
الفصل الأول: تقديم المعادلات الاقتصادية لبناء مراكز الأرشيف
1- تخصيص أجنحة للوظائف الأساسية لمركز الأرشيف.
يجب تقسيم أي مركز أرشيف إلى ثلاثة أجنحة متخصصة لأهم النشاطات: قاعات حفظ الأرشيف، مكاتب إدارية و أقسام تقنية وفنية، وفضاء خاص لاستقبال الجمهور.
يستحسن تصميم هذه الأجنحة الثلاثة معزولة البعض عن العض لظروف أمنية، و من المفروض أن يكون جناح الإدارة ما بين قاعات حفظ الأرشيف و الجمهور ليشكل حاجزًا أمنيًا يمنع الجمهور من التسرب إلى منطقة الأرشيف.
• جناح حفظ الأرشيف: يُمثل حفظ الأرشيف أهم مهمة المركز، لذا يجب تخصيص أكبر مساحة لإنجاز قاعات حفظ الأرشيف لا تقل عن 70% من المساحة الإجمالية للمركز، على أن لا تتعدى كل قاعة مساحة 200 متر مربع (م2).
• جناح الإدارة: تخصص له 20% من المساحة الإجمالية للقيام بالنشاطات الأساسية، أي الشؤون الإدارية والمالية (10% من المساحة الإجمالية)، الشؤون التقنية والفنية (10%).
• جناح الجمهور: تخصص له 10% المتبقية من المساحة الإجمالية، ويتشكل هذا الجناح من قاعة المطالعة، وقاعة المعارض، و كافتيريا إذا أمكن.
2- المعادلة الأولى: تحديد حجم مركز الأرشيف، وتقييم تكاليف إنجازه.
يرتبط حجم مركز الأرشيف مع حجم أرشيف المؤسسة، سواء يتعلق الأمر بالأرشيف المحفوظ أو الأرشيف المرتقب إنتاجه في المستقبل. و تُقدر تكاليف المشروع حسب المساحة المسطرة للمركز، وحسب سعر المتر المربع للبناء في البلد المعني أو في أي منطقة كانت.
• إذًا، يجب في البداية تحديد حجم الأرشيف المحفوظ في الإدارات (العمر الأول) وفي المستودعات (العمر الثاني)، ولنسمي هذا الحجم: "ح". ثم، ندخل عنصر إنتاج الأرشيف في المستقبل بضرب "ح" على 2 أو 3 حسب المعدل السنوي لإنتاج الأرشيف.
• بعد هذه العملية الأولى "ح × 2 أو 3"، تأتي العملية الثانية أي تقسيم النتيجة على "80" وهو عدد علب الأرشيف بسمكة 8 سم الممكن تخزينها في المتر المربع الواحد (1م2) لقاعة الأرشيف.
• سوف ينتج عن العملية "ح × 2 أو 3 : 80" المساحة الإجمالية لقاعات الأرشيف التي يجب إنجازها لحفظ الأرشيف المحفوظ مع إضافة حجم الأرشيف المنتج في المستقبل.
• المعادلة: "ح × 2 أو 3 = مساحة القاعات بالمتر المربع"
80
• تمثل مساحة قاعات الأرشيف 70% من المساحة الإجمالية للمركز كما وصفناه في البند 1؛ لذا يجب إضافة المساحات الخاصة للأجنحة الأخرى "نشاطات الإدارة" و"استقبال الجمهور" وتمثل 30%.
3- مثال عن تطبيق المعادلة الأولى: "ح × 2 أو 3 = مساحة القاعات بالمتر المربع".
80
نأخذ مثال مؤسسة خليجية تحتفظ بحجم أرشيف جاري ووسيط يساوي 120.000 علبة أرشيف. ونطبق المعادلة لتحديد المساحة التي يجب توفرها لحفظ الأرشيف في المستقبل:
"ح" (حجم الأرشيف: 120.000) × 2 = مساحة القاعات بالمتر المربع= 3.000 م2
80
تُمثل مساحة قاعات الأرشيف، التي حصلنا عليها بتطبيق المعادلة، 70% من المساحة الإجمالية لمركز الأرشيف. إذًا يجب إضافة المساحة الخاصة بنشاطات المركز وهي تقدر بـ 30% من الجموع، وللحصول على المساحة المتبقية (30%) يجب ضرب 3.000 م2 على 40%: أي 3.000 م2 × 40% = 1.200 م2.
النتيجة النهائية: يجب على المؤسسة الخليجية- التي تحتفظ حاليًا بحجم أرشيف جاري ووسيط يساوي 120.000 علبة أرشيف- بناء مركز أرشيف بمساحة إجمالية تصل إلى:
3.000 م2 لقاعات الأرشيف (70%) + 1.200 م2 لنشاطات المركز (30%) = 4.200 م2
4- المعادلة الثانية: تقييم تكاليف البناية.
نذكر مرة أخرى أن تكاليف البناية مرتبطة بالمساحة الإجمالية للمركز وبسعر بناء المتر المربع الواحد (س/1م2) في البلد أو المنطقية المعنية. لذا يجب تطبيق المعادلة التالية لتقييم تكلفة بناء المركز دون التجهيزات = "م" × "س"= "ت"
"م" = المساحة الإجمالية بالمتر المربع (70% لقاعات الأرشيف + 30 للنشاطات).
"س"= سعر بناء المتر المربع الواحد (س/1م2) في البلد أو المنطقة المعنية.
"ت" = تكاليف بناء المركز.
5- مثال عن تطبيق المعادلة الثانية: "م" × "س"= "ت".
نبقى مع المثال الأول، أي مؤسسة خليجية تحتفظ بحجم أرشيف يُقدر بـ120.000 علبة أرشيف، ويجب عليها إنجاز مركز أرشيف لحفظ ضعف الأرشيف الحالي- أي 240.000 علبة أرشيف. وأظهر تطبيق المعادلة الأولى أن المساحة الإجمالية للمركز تصل إلى 4.200 م2.
ما هي تكاليف بناء المركز الجديد؟ سوف نطبق المعادلة الثانية: "م" × "س"= "ت".
نعرف أن "م" - أي المساحة الإجمالية – تُساوي 4.200 م2، ويجب علينا تحديد قيمة "س" – أي سعر بناء المتر المربع الواحد (س/1م2) في بلدان الخليج. أثبتت أبحاثنا أن السعر المتوسط للبناء يصل إلى 500 دولارًا في المتر المربع الواحد(س/1م2). إذًا سوف تطرح المعادلة الثانية كما يلي:
"م" (4.200 م2) × "س" ($500) = "ت" 2.100.000 دولارًا.
النتيجة النهائية: يفترض على هذه المؤسسة طلب ميزانية 2.100.000 دولارًا لتمويل بناء مركز أرشيف بمساحة إجمالية 4.200 م2 لحفظ الأرشيف الحالي والأرشيف الذي يُنتج في المستقبل في حدود 240.000 علبة أرشيف، ونذكر أن هذا المبلغ لا يتضمن تكاليف التجهيز.
نوصي -عند تصميم المشروع- الأخذ بعين الاعتبار إمكانية إضافة مساحات أخرى في المستقبل عند الحاجة، لذا يجب على الجهة التقنية المعنية بإنجاز المركز اقتراح تصور يسمح بإضافة مساحة أخرى بأقل تكاليف.
6- المعادلة الثالثة: تحديد مساحة مركز الأرشيف انطلاقًا من الميزانية المتوفرة.
يمكن أن تتحصل بعض الدوائر الحكومية ميزانية جُزافية (مقطوعة) لبناء مركز أرشيف دون أن تستند هذه الميزانية إلى أي حساب مسبق يتعلق بنوع البناية المناسبة لحفظ الأرشيف الموجود والأرشيف الذي سوف يُنتج في المستقبل.
أمام هذا الوضع، لم يبقى للمؤسسة المستفيدة إلا أن تنطلق من الميزانية الممنوحة لتحديد مساحة المركز الذي يمكن إنجازه في حدود الميزانية وحسب سعر المتر المربع المبني في البلد أو المنطقة المعنية. يجب في هذه الحالية تقسيم مبلغ الميزانية الإجمالية "م.ز." على سعر المتر المربع "س" للحصول على مساحة "م" المركز الذي يمكن إنجازه في حدود الميزانية؛ أي تطبيق المعادلة الثالثة التالية:
"م.ز." (الميزانية) = "م" (المساحة الإجمالية للمركز بالمتر المربع)
"س" (سعر المتر المربع)
7- مثال عن تطبيق المعادلة الثالثة.
نفترض أن المؤسسة استفادت من ميزانية جزافية (مقطوعة) بمبلغ 4 ملايين دولارات لبناء مركز أرشيف وتجهيزه. يجب في هذه الحالة القيام بتحديد تكاليف التجهيز لقطعها من الميزانية الجزافية؛ ونفترض أن قيمة التجهيز تُقدر بـمليون دولارًا. سوف تصبح ميزانية البناء في حدود 3 ملايين دولارات. لنطبق المعادلة الثالثة لتحديد حجم مركز الأرشيف انطلاقًا من الميزانية المتوفرة:
"م.ز." (الميزانية) = "م" (المساحة الإجمالية للمركز بالمتر المربع)
"س" (سعر بناء المتر المربع)
سوف تُطرح المعادلة الثالثة كالتالي:
"م.ز." 3.000.000 دولارًا = "م" 6.000 م2
"س" 500 دولارًا في المتر المربع
إذًا يمكن للمؤسسة بناء مركز أرشيف بمساحة إجمالية تصل إلى 6.000 م2 اعتمادًا على ميزانية 3.000.000 دولارًا.
8- المعادلة الرابعة: تحديد حجم الأرشيف انطلاقًا من الميزانية المتوفرة.
يجب تطبيق المعادلة التالية لتحديد طاقة تخزين مركز أرشيف انطلاقًا من الميزانية الخاصة بالبناء، أي تحديد عدد علب الأرشيف التي يمكن تخزينها في قاعات حفظ الأرشيف:
("م.ز." × 70%) × 80 علبة أرشيف = "ع"
"س"
تفسير المعادلة الرابعة:
• "م.ز." = الميزانية الخاصة بالبناء.
• 70% = مساحة قاعات الأرشيف.
• "س" = سعر بناء المتر المربع.
• 80 علبة أرشيف = طاقة التخزين في المتر المربع.
• "ع" = طاقة التخزين الإجمالية أي عدد علب الأرشيف التي يمكن تخزينها في المركز.
9- مثال عن تطبيق المعادلة الرابعة.
المعادلة: ("م.ز." × 70%) × 80 علبة أرشيف = "ع"
"س"
تطبيقها
3.000.000 دولارًا × 70%) × 80 علبة أرشيف =336.000 علبة 500 دولارًا
بمعنى:
قاعات الأرشيف= (المساحة الإجمالية) 6.000 م2 – 30% (النشاطات) = 4.200 م2
طاقة التخزين = 4.200 م2 × 80 علبة أرشيف/1 م2 = 336.000 علبة أرشيف.
النتيجة: استفادت المؤسسة بميزانية إجمالية قدرها 4 ملايين دولارات، ويجب عليها سحب مليون دولارًا لتكاليف التجهيز. سوف يمكن للمؤسسة بناء مركز أرشيف تصل مساحته الإجمالية إلى 6.000 م2، منها مساحة قاعات الأرشيف بـ4.200 م2، ويمكن للمؤسسة تخزين 336.000 علبة في تلك القاعات.
الفصل الثاني: برنامج بناء مركز الأرشيف وتجهيزه من الجانب التنظيمي والتقني
10 – مثال: إنجاز مركز أرشيف بحجم متوسط:
•المساحة الإجمالية المبنية (كل الطوابق) = 7.000 م2
•المساحة المخصصة للمكاتب الإدارية و التقنية (30%) = 2.000 م2
•المساحة المخصصة لمخازن حفظ الأرشيف (70%) = 5.000 م2
•عدد مخازن الأرشيف= 5.000م2 : 200م2 (مساحة كل مخزن) = 25 مخزن.
•طاقة التخزين: 25 مخزن × 200 م2 × 80 علبة في 1م2 = 400.000 علبة
•تكاليف البناء : 7.000 م2 × 500 دولارًا = 3.500.000 دولارًا.
•تكاليف التجهيز : 1.000.000 دولارًا (مبلغ إجمالي على سبيل المثال).
•الميزانية الإجمالية = 4.500.000 دولارًا، أي:
(تكاليف البناء) 3.500.000 دولارًا + (تكاليف التجهيز) 1.000.000 دولارًا.
11- الهيكل التنظيمي المقترح:
• الإدارة العليا.
• أربعة أقسام:
o قسم حفظ الأرشيف (إدارة قاعات الأرشيف، استقبال الأرشيف، معالجته، إتاحته).
o قسم تقنية المعلومات (الأرشيف الإلكتروني، التصوير الرقمي).
o القسم الفني (الميكروفيلم، الترميم والتجليد، الصيانة).
o قسم الشؤون الإدارية والمالية.
12- تقييم الموارد البشرية:
• مدير المركز = 1
• مساعد المدير = 1
• رؤساء الأقسام = 4
• عدد الأرشيفيين = 16
• عدد التقنيين = 10 (IT – ميكروفيلم – صيانة...)
• عدد الموظفين = 8 ( 4 في الإدارة العليا؛ و 1 في كل قسم)
• عدد العمال = 20
• العدد الإجمالي = 60
13 - ميزانية التجهيز:
•تكاليف البناية = 7.000 م2 × 500 دولارًا = 3.500.000 دولارًا.
•عدد الرفوف المعدنية= 400.000 علبة : 12 علبة/1 م2 = 33.333 م.ط.
•تكاليف الرفوف المعدنية = 34.000 م.ط × قيمة المتر الواحد بالدولار = (؟) دولارات.
•التجهيزات التقنية، والتكييف، ونظام الأمن الوقائي= (؟) دولارات.
•محطة التصوير القياسي (ميكروفيلم) = (؟) دولارات.
•محطة التصوير الرقمي scanning = (؟) دولارات.
•تجهيز الإعلام الآلي = 40 كمبيوتر × (سعر الواحد) = (؟) دولارات.
•محطة التعقيم والتطهير = (؟) دولارات.
•محطة إزالة الغبار= (؟) دولارات.
•محطة الترميم والتجليد = (؟) دولارات.
•محطة الاستنساخ = (؟) دولارات.
•آلات امتصاص الزائد من كمية الرطوبة في قاعات الأرشيف = (؟) دولارات.
•آلات التزويد بالرطوبة عند الحاجة في قاعات الأرشيف = (؟) دولارات.
•وسائل نقل الأفراد = 3 × (سعر الواحدة) =(؟) دولارات.
•وسائل نقل الأرشيف 3 = × (سعر الواحدة)= (؟) دولارات.
مجموع ميزانية التجهيز= (؟) دولارات.
14 – ميزانية التسيير:
• أجور الموظفين(؟) دولارات.
• العلاوات المختلفة للموظفين =(؟) دولارات.
• علب الأرشيف = 400.000 علبة x (سعر الواحدة) =(؟) دولارات.
• المواد الاستهلاكية للمحطات التقنية =(؟) دولارات.
• المواد الاستهلاكية للمكاتب الإدارية=(؟) دولارات.
• المواد الاستهلاكية لوسائل النقل =(؟) دولارات.
• مصاريف الصيانة العامة =(؟) دولارات.
• مصاريف الصيانة الخاصة بوسائل النقل =(؟) دولارات.
• مصاريف الاتصالات: الهاتف–الفاكس– الإنترنيت – الإنترانيت =(؟) دولارات.
• مصاريف الخدمات العمومية ( الماء- الكهرباء – الغاز )=(؟) دولارات.
• مصاريف اقتناء الكتب والوثائق =(؟) دولارات.
• مصاريف الاشتراكات المحلية والدولية =(؟) دولارات.
مجموع ميزانية التسيير= (؟) دولارات.
15 – المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف:
•مساحة كل مخزن = 200 م2
•علو المخزن = 2.50 متر طولي.
•حجم الرفوف = الطول: 2.20 م.ط. / العرض: 1.00 م.ط. / العمق: 0.35 م.ط.
•طاقة التخزين بالرفوف الثابتة = 200 م2 x 80 علبة= 16.000 علبة أرشيف.
•حمولة الأرضية بالرفوف الثابتة = 1.100 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
•طاقة التخزين بالرفوف المتحركة = 200 م2 x 160 علبة= 32.000 علبة أرشيف.
•حمولة الأرضية بالرفوف المتحركة = 1.700 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
•الممرات في المخزن = الممر الرئيسي: 1.00 م.ط.، والممرات الفرعية: 0.80 م.ط..
•الإنارة = 150 لوكس.
•فتحات المخزن = 5% من الجدار الخارجي (كل فتحة= 0.50x 0.50).
•حماية الفتحات = زجاج مضاد لأشعة الشمس، وتحصين حديدي.
•الحماية من الغبار و الرمال = وضع شبابيك للتصفية (Filter).
•الشروط المناخية = الحرارة : 18 درجة ؛ الرطوبة : 50 %
•جهاز إنذار مبكر للحريق = من النوع الذي يندلع مع انتشار الدخان (Smoke Detector).
•آلات إطفاء الحريق في الأرشيف العادي = قارورات المسحوق (Powder ABC).
•جهاز خاص بالأرشيف الإستراتيجي = شبكة الغاز "Inergen Gas".
الفصل الثالث: قائمة التجهيزات الخاصة بمراكز الأرشيف
مقـــدمــــة:
نقترح في هذه القائمة بعض التجهيزات الخاصة بالمؤسسات المكلفة بحفظ التراث الثقافي: مراكز الأرشيف و المكتبات؛ ونوصي باقتنائها كلية أو جزئيا لتجهيز مراكز الأرشيف و المكتبات حسب حجمها و صلاحياتها، إضافة إلى الأثاث و العتاد الضروري لإدارة هذه المراكز والخارج عن القائمة.
16- تجهيز مخازن الأرشيف:
• رفوف حديدية ثابتة (يجب أن تتحمل الأرضية ثقل 1100 كلغ في المتر المربع).
• رفوف حديدية متحركة (إذا كانت الأرضية تتحمل 1700 كلغ في المتر المربع).
• رفوف عمودية متحركة (Kardex).
• خزائن خاصة لحفظ الخرائط، الصور، الميكروفيلم والميكروفيش، الأوعية الإلكترونية.
• آلات ترطيب الجو (Humidifier) وأخرى لامتصاص فائق الرطوبة (Dehumidifier).
• آلات مراقبة درجة الحرارة وكمية الرطوبة (Hygrothermometer).
• علب أرشيف من النوع الذي يقفل (Box file).
• عربات لنقل الأرشيف و الكتب داخل و خارج المخازن.
17- المخابر والورش:
• مخبر التعقيم لمكافحة الجراثيم و الحشرات: آلة التجليد (Freezing) + آلة امتصاص الرطوبة (Dry-freezer) + آلات تعقيم المخازن (Fumigation).
• مخبر الترميم: يجب التعاون مع مؤسسة أرشيف أو مكتبة غربية لتجهيز المخبر وللتكوين، (أسبانيا- إيطاليا- ألمانيا...).
• ورشة التجليد: مضغاط سائلي (hydraulic Presser) + قصاصة إلكترونية (Massicot) + الأدوات التابعة.
• ورشة التصوير العادي (Photocopying).
• مخبر التصوير المصغر (Microfilm, microfiche): مخبر كامل.
• مخبر التصوير الرقمي (Scanning): مخبر كامل.
18- تجهيز الإدارة و مكاتب الأرشيفيين:
• آلات النسخ (Photocopier) والتصوير الرقمي (Scanner).
• آلات قراءات الميكروفيلم والميكروفيش.
• نفس الآلات مع وظيفة الاستنساخ.
• آلات قراءات الكاسيت DTL.
• آلات كمبيوتر مصحوبة بالطباعة.
• رفوف عمودية متحركة لحفظ الملفات الإدارية والمالية (Kardex).
• خزائن أو رفوف لحفظ الكتب والأرشيف.
• إضافة إلى الأثاث العادي للمكاتب.
19- تجهيز قاعة المطالعة:
• طاولات وكراسي وإنارة خاصة للباحثين (Ultra-violet lamp).
• آلات قراءة الميكروفيلم والميكروفيش.
• آلات كمبيوتر مع الطابعة.
• رفوف ثابتة للمراجع العامة.
• طاولات عرض الفهارس والمطبوعات.
• خزائن لحفظ الأوعية الإلكترونية.
• خزائن لحفظ بطاقات وصف الأرشيف و المراجع.
• حجرة خاصة لثياب وأدوات الباحثين.
• نظام إلكتروني للدخول والمعاملة مع الباحثين.
20- تجهيزات خاصة بالنشاطات الثقافية والمعارض:
• أجهزة العرض: خزائن زجاجية – لوحات – واجهات أفقية...
• أجهزة لمساندة المحاضرات: شاشة- كمبيوتر – داتا شو (Data show) – آلة العرض الضوئي (Retroprojector).
21- تجهيزات خاصة لضمان أمن البناية:
• شبكة المراقبة بالفيديو.
• أجهزة الإنذار المبكر: ضد الحريق – ضد السرقة – ضد الخلل التقني...
• جهاز مراقبة الشبكة الكهربائية.
22- صيانة البناية:
• الصيانة الداخلية.
• الصيانة الخارجية.
• آلات امتصاص الغبار.
• آلات امتصاص المياه.
• آلات إتلاف الأوراق القديمة.
• نظام جمع القمامة.
أبوظبي في 28 يونيو 2010
عبدالكريم بجاجة
خبير فني بالمركز الوطني للوثائق و البحوث
أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة
المزاج